以熱電聯產企業為例談檔案管理工作的數據倉庫到信息資料庫的轉變

曾左

摘 要：一個競爭力強勁的企業，不僅會重視生產經營管理工作，也不會忽視檔案管理工作。以熱電聯產企業為例，利用目前擁有的檔案管理資源，借助科學有效的方法，實現檔案管理工作由最初的數據倉庫式的管理到信息資料庫的管理，就可以大大提升檔案價值。本文結合某熱電聯產企業的具體情況，探討了檔案管理工作由數據倉庫轉變到信息資料庫的方法。

關鍵詞：熱電聯產企業；檔案管理；數據倉庫；信息資料庫；

某熱電聯產企業供電供熱面積超過了21萬平方公里，供電供熱服務的企業有8家，受益人口超過了1千萬。如此龐大的服務范圍與人口，要想依靠傳統的數據倉庫式的檔案管理顯然不行，必須應用先進的信息技術，重新對檔案管理進行定位，只有如此，才能夠真正的發揮出檔案資產的作用。經過一段時間的整改轉變，該企業初步實現了檔案管理資源的整合，每月大約有300件（次）檔案被查詢利用，靜態的“ 數據倉庫” 真正轉變為了“ 信息資料庫”。其具體的轉變策略如下：

1 全面落實“五位一體”措施

1.1 職責

企業引入了“角色”管理方式，以此確保檔案管理責任完全落實。企業發展期間，使檔案管理工作與其他工作有效的融合起來，員工角色真正的實現了多樣化。企業制定了包括檔案收集人、移交人、接收人、整理人、監督人、審核人等在內的多種角色。企業本部與基層單位形成了緊密聯系的角色管理機制，使檔案人員的各項責任非常明確，成立與工作流程相符的崗位機制。例如移交人和接收人的角色明確，職責劃分明確，在實際的工作中很好的實現了檔案交接，完全杜絕了檔案移交混亂、丟失的現象。

1.2 流程

企業構建了流程管理平臺，使得檔案管理行為以及現實業務實現對接。如今，檔案管理平臺已經成為公司管理體系中的一部分，其涵蓋了戰略發展、設計實現、具體實施及控制等內容，完全能夠實現檔案管理功能。企業運用客戶端、管理員等分級控制方法，檔案管理與各項業務實施端端管理，使得檔案管理工作與企業中的很多業務都能夠融合起來。例如檔案管理和生產效益分析之間，就可以通過端端管理，實現實時對接，極大的提高了生產效益分析的效率。

1.3 制度

企業依據國家及上級相應的規范，構建了符合本企業的檔案制度，同時將比較重要的檔案管理條款進行有效的拆分，以便制度與業務流程進行很好的匹配，讓檔案管理人員能清楚的了解到各個級別檔案管理的具體要求，保證檔案管理整個流程中不存在管理盲點。

1.4 標準

由于企業專業設置非常多，文件種類也非常多，歸檔范圍比較復雜，對此企業工作人員進行了頂層設計，使得檔案管理標準具體化、明確化，同時有關標準與生產管理、營銷管理、財務管理、安全環保、質量體系等業務聯系起來，依據流程情況進行對應。另外，對各個部門與各個基層單位的檔案管理行為也同時作出了統一的規定，以此保證各部門業務完成質量。應用具有可行性的檔案管理體系來規范企業檔案管理人員的行為，以此使其養成良好的管理習慣。

1.5 考核

企業將檔案數據管理工作有機地引入到企業管理工作中，根據歷史考核情況記錄，適時設計針對多部門、多方面工作的多種評價指標，對單位形成目標責任體制，對員工形成了管理考核體系，以此督促每個單位的每個員工都能夠保質保量的完成各項工作。另外，企業以崗位責任制構建為重中之重，運用動態方式將各個崗位報告有效的輸出來，以此形成角色與崗位、崗位與業務、業務與整個企業發展緊密聯系的格局。

2 貫徹執行“六個維度”方案

2.1 組織

企業對組織領導非常重視，構建了公司、部門、基層單位三位一體的管理機制，構建了集中領導與分層管理的檔案體系，形成了以檔案室為中心，以各個部門與單位為基礎的工作方法。同時，還建立了檔案工作協作機制，成立了檔案管理課題組，攻關檔案管理難點。

2.2 隊伍

企業將檔案專業人才建設納入了公司員工隊伍建設的整體規劃，立足于“ 檔案館人員成為公司檔案專家型管理人才，基層單位檔案人員成為公司檔案專業技能型人才” 的目標，制定培養方案，明確培養目標、培養數量與培養措施，形成工程項目檔案“ 明白人” 的培養機制，調動檔案人員比業務、比業績、爭第一的積極性。

2.3 技術

企業加強了技術革新，依托局域網，引入“ 大數據” 管理方法，對檔案信息資源進行加工和管理。一方面，基于協同辦公管理系統和檔案管理信息平臺，構建了覆蓋基層單位的分布式檔案信息數據倉庫，實現了公司檔案室與基層單位的資源共享。另一方面，公文全過程信息化管理及辦理完畢自動轉入檔案收集整編庫，又實現了電子文件全業務和全覆蓋，為實現檔案工作“ 超前控制、過程可控、質量在控” 搭建了良好平臺。

2.4 專業

企業通過深入研究文件數據的運動規律，以工作崗位為單元，對各部門形成的基礎資料和文件材料進行系統化清理，重新劃定符合機關本部和基層單位管理需要的《企業歸檔范圍和保管期限表》，確保檔案資源不流失。針對建設項目管理鏈條長、歸檔難的特點，將檔案歸檔情況納入工程建設里程碑節點，細化新建、擴建、改造項目的歸檔范圍，并依據項目建設流程劃定16個方面141種重點管控的文件，采取工程開工檔案交底、階段性檢查檔案收集進展等手段，督促及時歸檔，并按月對收集情況進行統計、督促。

2.5 基層

企業堅持“ 頂層設計”，實現了對基層單位檔案業務的全面規范。為確保各項管理要求落到實處，公司以組織建設、業務建設、設備設施管理等指標為主體，對基層單位進行百分制業務考評，并實行示范級、規范級、合格與不合格四級管理。為推動檔案管理在一線落地，企業將工程檔案按期歸檔率也納入公司運營監控指標，作為企業管理關鍵指標進行集中管控，搭建了“ 職能部門參與檔案管理” 的工作平臺。

2.6 應用

企業還劃撥專項資金開展檔案數字化處理，對檔案室和基層單位檔案室的重要紙質檔案進行數字化加工，為員工提供了便捷高效的檔案查詢服務。目前，通過對檔案收集整編庫、檔案數據庫、操作日志等進行規范化管理，實現了公司本部、基層單位、網絡客戶端多點位歸檔、一點式儲存，一點式開發、多點式利用的信息化管理格局。此外，公司還以項目管理系統和基建管理信息系統為輔助手段，在工程管理中明確了工程建設節點關鍵表單收集和管理填報任務，實現了重要檔案的能控、在控和可控。

3 結語

綜上所述，可知檔案管理工作從最初的數據倉庫到如今的信息資料庫，管理手段已經發生了質的變化，也是歷史發展的必然趨勢。而且由于新建的熱電聯產企業規模通常都比較龐大，涉及到的檔案類型以及數量也非常多，只有先進的信息化管理模式才能夠滿足企業及社會需求。該企業運用的上述方法，其他類似的大中型企業完全可以借鑒應用，以提高企業內部管理能力。

參考文獻

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