檔案管理基本方法的基本前提

吳艷嬌

摘 要：隨著改革的不斷變化，檔案管理基本方法也隨之發生了變化。面對新的歷史時期，新的工作需要，檔案管理工作顯得更加重要。那么，做好新的歷史時期檔案管理基本方法的基本前提有哪些？本文對此進行分析。

關鍵詞：檔案管理；基本方法；基本前提

1 檔案管理的基本方法——分類或曰分而治之

從管理學角度講，任何管理活動的最終目的不管是什么，其基本要求或說最直接的工作目標，就是使被管理對象有序化。檔案管理作為一種管理活動也不例外，其基本要求就是使檔案有序化，而且首先要使檔案實體有序化；然后在實體有序化的基礎上，再使其內容信息借助某種轉換形式（媒介、載體，如檢索工具、檔案出版物）也達到有序論。當然，這兩種不同層次上的有序化的具體目的明顯不同，實體有序化的目的主要在于方便管理，即方便對檔案實體的存放、保護及日常管理（保管）；而內容信息有序化的目的則主要在于方便利用，即方便人們對檔案內容的查找（檢索）和具體使用。

對數量極其龐大、內容形式極其復雜多樣的檔案實現有序化管理的具體方法盡管很多，但最基本的方法只能是分而治之（或曰分類），即對檔案總體進行分割、劃分，將其分為若干層次、大小不同的部分或門類、種類、類別，然后對這些不同的部分、門類、種類、類別等實施分別管理（治理）。可見，分而治之或曰分類在檔案管理的諸多方法中具有決定性的基礎意義，它實質上也是人類社會所有管理活動乃至認識活動的基本方法。但由于檔案內容、形式、來源、時間等方面的復雜多樣性和人們認識、把握事物角度、目的上的復雜性，致使具體的分法（即如何分，從什么角度按什么標準分）也呈現出一種極為復雜的狀態。管理實踐中所具體采用的分法從理論上講當然也可以多種多樣。這就勢必導致人們在具體分法的采用問題上產生分歧甚至出現混亂。而檔案管理總體有序化的基本要求又不允許人們在具體分法上出現完全各行其是的混亂狀態，必須有一定程度的統一。這就是檔案界歷史上和現時中在分法問題上爭論不休的深刻根源。由于分而治之或曰分類在檔案管理方法中具有舉足輕重的作用和地位，所以，關于分法的研究、爭論就成為檔案管理理論和原則研究中的核心性問題，各種分法上的不同主張、觀點實際上也就成了區分判定各種理論流派、各種管理原則的標志。說得籠統一點，檔案管理理論上的所有能稱得上“重大”的分歧和爭論，大都是圍繞分類方法展開的，至少與分法有密切關系。一般所說的檔案管理的基本理論和基本原則（具體管理方法意義上的原則，而不是宏觀管理體制意義上的工作性原則如“檔案工作基本原則”）也都是以分法的理論論證（理論）和相應結論（原則）為其基本內容。

2 檔案管理基本方法的基本前提

分類或曰分而治之是檔案管理的基本方法。具體分法之爭是檔案管理基本理論中的核心問題，同時也是檔案管理實踐中的基本問題。但在具體探討和解決這一重要問題之前，必須從理論上確定—些基本前提.作為真正從理論上和實踐上澄清和解決這—問題的基礎。其原因有：首先，分類或曰分而治之作為人類普遍使用的一種基本方法，其本身在具體分法上具有難以把握、難以窮盡的多樣性和復雜性。若不確立前提，就可能使關于此問題的理論探討變成毫無實際意義且難成定論的思辯游戲；其次，分類或曰分而治之雖是檔案管理的基本方法、但從管理哲學或管理層次的角度看，它畢竟還是手段性、操作性的，而不具有目的性。無論將檔案分得多么有條理、有秩序，都不是檔案管理的目的。在這種具體的管理層次之上都有一個更高的管理目的——那就是使檔案在社會中正常而有效地實現其價值、發揮其不可替代的作用。其實所有的具體管理活動都一樣，管理本身及其直接的管理結果都是手段，在所有具體的管理活動及其直接結果之上都有一個更高層次的目的。例如，企業管理和社會管理活動本身及其直接結果——企業活動和社會生活的秩序化、安定化都不是目的，而企業有效益、社會的發展進步、人民生活的幸福和生活水平的不斷提高才是目的。對此筆者有一句繞口令式的“格言”：為管理而管理的管理是毫無意義的管理。

基于以上原因，探討和確立檔案管理基本方法的基本前提就應由以下兩方面構成： 第一，無論采用何種分法，必須同時符合三條前提性基本要求，即方便管理、方便利用、維護尊重檔案的本質特性。方便管理主要是針對實體管理而言，即分類方法的實施及其所分出的結果，必須使管理工作更方便、更簡便、更有效，而不能相反；方便利用主要是針對內容信息的開發利用而言，是指所分出的結果要方便對檔案的查找利用，不僅能滿足盡可能多的利用角度與利用需求，而且要使查找和利用工作更簡便有效。這兩個方便性要求可說是技術性或管理性的。而維護尊重檔案的本質特性這一要求則是文化性或說是根本性的，它是指檔案實體無論怎樣分類，其所分出的檔案還要是檔案；不能在分類過程及其結果中閹割檔案的本質特性，將檔案變成資料之類的其他東西。具體說來就是所分結果不能破壞檔案形成時本來所具有的真實的歷史聯系（或曰有機聯系），所分出的檔案必須能夠真實無誤地記錄和反映其形成時的社會生活的真實情況，能夠忠實地再現歷史。如果做不到這一點，無論多么有條理、多么漂亮、多么簡便有效的分類方法都是絕對不允許采用的。第二，對檔案分類方法的理論探討除必須建立在以上三條標準的基礎上并圍繞其進行外，同時還應對分類及分類方法本身進行深刻、透徹的理論分析，對分類及分類方法在檔案管理中的應用進行深層次的理論研究，弄清其中的客觀規律。如果不進行這種深層次的理論研究，僅在撲朔迷離、千變萬化的分類方法表層去進行就事論事的分析、比較，是不可能得出有價值的理論結果的。

參考文獻

[1]王桂婷.做好檔案管理工作的基本條件[J].工會博覽·理論研究，2011（09）.

[2].王志峰.做好檔案管理工作的基本條件[J].蘭臺世界， 2015（01）