煤炭檔案管理的設計與實現

李曉芳

摘 要：隨著煤炭企業產業結構調整，循環經濟得到較快發展，形成了以煤炭生產為主，多種產業結構并存的格局。加上科技信息發展的大背景，煤炭企業檔案信息化管理出現。這種管理模式能夠提高工作效率和準確性，那么如何結合煤炭企業實際，構建檔案管理網絡，是煤炭企業發展需要面臨新的思考課題。

關鍵詞：煤炭企業；網絡化檔案管理；設計與實現

二十一世紀是信息化時代，世界在信息化的列車上飛速的發展著。檔案不僅是工作中重要的參考依據和經驗的結晶，也是人們在進入社會后工作、生活、學習的第一手資料。所以檔案管理工作是企業、事業單位的一項重要的組成部分。我們應該對在管理工作存在的問題進行分析和研究，積極探索檔案信息化管理的方式，促進檔案管理信息化程度進行分析和闡述。

1 煤炭企業檔案信息化管理的必要性

隨著經濟的發展與社會的進步，煤炭企業不斷加強自身改革與信息化建設。檔案信息化管理是煤炭企業加強信息化建設的重要組成部分。檔案工作是企業保管、收集及整理信息的中心。煤炭企業的檔案資料包括地質報告、工藝流程圖、設計圖、材料參數匯總表等，對企業的發展以及新產品的開發具有很強的指導意義。在任務急而時間少的招標工作中，準確、快速的提供所需的檔案資料，對煤炭企業具有至關重要的作用。因此，加強煤炭企業檔案信息化管理建設，是煤炭企業加強信息化建設的必然要求。

此外，實現檔案信息化管理也是檔案管理工作可以快速發展的要求。長期以來，煤炭企業的檔案管理工作基本處于半封閉的狀態，信息檢索手段相當落后，企業的大量寶貴資源得不到充分利用，導致在生產過程中浪費大量的人力、物力，嚴重阻礙了煤炭企業的快速發展。因此，建立新的檔案資源管理體制，實現信息化已迫在眉睫。實現檔案信息化管理可以大大提高信息檢索及傳遞速度，由傳統的單點傳遞轉變為不受時間及空間制約的全方位無限點傳遞，有效提高了信息資源的利用率，節約大量的人力、物力，對促進資源共享及煤炭企業的整體發展具有重要意義。

2 煤炭企業檔案信息化管理設計

2.1 依托企業單位局域網，構建本單位信息管理平臺

在局域網上，檔案管理信息系統與各業務信息應用系統（OA、PDM、ERP等）互相聯通，資源共享。通過系統間的數據接口，可以解決電子文件及元數據的采集、加工、鑒定、歸檔、管理和維護問題，對各系統產生的電子文件實施前端控制和全程管理，實現文檔一體化管理，可以保障檔案信息資源類別的豐富和總量的增加，并保證數據真實、完整、有效；同時，整合各類檔案信息資源，建設一批專題數據庫，對其實施統一管理，既可避免出現信息孤島，又方便信息管理和利用。

2.2 以檔案綜合資源管理系統為平臺，管理館藏傳統和各門類檔案信息

檔案綜合資源管理平臺建設以檔案信息資源共享為目的，以現場技術資料控制為重點。其基本構成檔案信息發布網頁，檔案管理系統、文檔一體化系統，網上遠程檢索系統、電子文件和檔案全過程管理系統。其上流轉的文件資料信息以電子文件形式存在，設計、試驗、制造各個環節的電子文件實現了有效傳遞交換和共享，突破了信息管理孤島，形成了集成化的檔案管理業務環境。在該平臺上，可對檔案數據實行動態管理，包括動態采集、動態更改、動態跟蹤、動態發布。

2.3 以綜合辦公系統（OA）為管理平臺，對煤炭企業事務信息實施全電子化管理

綜合辦公系統對企業單位公文實施收發管理的同時，實現了全面、系統地記錄企業單位各項事務活動。充分發揮綜合辦公系統效率高、權限分明、自動歸檔、檢索準確、使用方便的優勢，按照文檔一體化原則，對政務工作中的電子文件實施全過程管理，即在文件形成、收集、鑒定、歸檔、保存和利用的全過程發揮作用，實現各項工作的記錄和電子文檔緊密相連和對文件實施全程閉環管理，確保信息渠道暢通。

2.4 以檔案網站為核心，建立各類檔案信息資源發布平臺

建立企業單位檔案網站的首要目的是向單位內部提供檔案信息的查詢服務，可使用戶借助網絡實現方便的檔案信息查詢、分類查詢和專題查詢等多種方式查詢檔案目錄信息，也可以實時了解文件資料借閱的更改狀況，進行電子文件歸檔，查看照片檔案，瀏覽檔案全文等。

3 煤炭企業檔案信息化管理的實現途徑

3.1 完善檔案數據庫與檔案網絡

現階段，檔案信息自動化系統還停留在由文件處理向信息管理系統的過渡階段，對數據庫的信息化建設造成嚴重阻礙。實現檔案信息化的重要前提在于實現高效的數據庫管理，增強檢索服務系統的時效性。通過利用計算機對檔案信息的處理技術，可靈活捕捉照片、紙張檔案材料，且將所有的檔案信息轉換為數字形式，便于長期保存。同時，利用計算機、掃描儀等技術設備，進行組建綜合性的檔案信息庫，以增強檔案信息檢索與查詢的方便性，對檔案信息資源落實全方位的保護措施。

3.2 實現優化的專業結構，加強隊伍建設

檔案工作發展日新月異，對檔案工作人員專業水平的要求不斷提高。因此，檔案工作人員必須不斷更新知識結構，積極參與在職培訓等各種形式的再教育活動，以適應新技術的發展需求。單一的檔案管理人員結構已經無法滿足檔案工作信息化的發展趨向，因此，必須不斷加強信息技術、網絡技術等方面人才的培養與引進。另外，進行專業人員結構優化，建立復合型多層次的專業隊伍，以增強檔案工作信息化建設的時效性。

3.3 優化煤炭企業檔案數據庫系統，實現檔案全文數字化

為了實現檔案的數字化發展，必須做好以下幾方面的工作：第一，建立收藏檔案目錄數據庫。在企業檔案信息化建設中，根據單位各類檔案情況，通過著錄標引，在計算機中錄入單位收藏的文本類、圖形圖像類和影音類檔案型號等，從而建立基本數據庫。第二，建立基層報表數據庫。在建立煤炭企業檔案數字化管理系統過程中，不斷健全狀態數據庫與基層報表，同時，通過網絡系統將各部門需要報送的數據、反饋信息錄入建立的數據庫中，并進行合理的調整。另外，結合上級的要求與使用情況，及時做好基層報表的填報工作。通過利用網絡直接接收辦公自動化產生的電子文件，且利用手工輸入、電子掃描、數碼拍攝等手段進行獲取歷史資料。

3.4 提升電子數據的安全性管理水平

檔案保護現代化的傳統意義是指檔案庫房、檔案設施設備、檔案載體保管保護等方面的現代化。實現檔案資源信息化后，機讀檔案、聲像檔案、電子檔案等各項新型載體檔案的不斷涌現，從而實現了數據信息的共享。因此，網絡以及數據的安全性具有重要的意義。因此，為了提升電子數據的安全性管理水平，必須高效設置安全的使用權限，提高電子數據的精確性，并做好數據的備份工作，保證檔案館為用戶提供安全可靠的數據。

4 結束語

煤炭檔案信息化管理工作是一項艱巨的任務。它能夠反映出煤炭行業的管理水平。如果在信息化的前提下對于檔案資源進行了充分高效的利用，有助于企業管理提高，對于更好的服務于廣大職工，有著巨大的促進作用。相信以后檔案信息化管理工作會越做越好，對于企業的發展的貢獻越來越大。

參考文獻

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