醫(yī)院合同檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理應(yīng)用淺析

摘 要：合同檔案管理是醫(yī)院日常管理中的重要內(nèi)容之一，是保障醫(yī)院權(quán)益的依據(jù)。應(yīng)用科學(xué)編號，形成標(biāo)準(zhǔn)化的合同管理流程，不僅可以規(guī)范醫(yī)院合同管理，有助于醫(yī)院隨時調(diào)閱、提取相應(yīng)的合同，為醫(yī)院的診療、發(fā)展、建設(shè)提供必要的法律依據(jù)，還可減少或避免合同糾紛引起的經(jīng)濟(jì)損失。

關(guān)鍵詞：合同檔案；標(biāo)準(zhǔn)化；管理

隨著法制社會的進(jìn)一步規(guī)范、完善，有法可依，有法必依，違法必究成為現(xiàn)今社會生產(chǎn)、生活的主旋律，而合同在人們的工作生活中也隨處可見。無論是人們的衣食住行，還是企業(yè)的經(jīng)營、產(chǎn)品的銷售，抑或建筑工程的設(shè)計(jì)、施工等等，都離不開合同。大量合同的簽訂，就產(chǎn)生了合同檔案。《中華人民共和國合同法》于1999年10月1日開始實(shí)施，該法對合同做了明確的闡述：“合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議”[1]。

醫(yī)院作為社會的民生工程之一，它的生存和發(fā)展離不開與外界的經(jīng)濟(jì)交往、技術(shù)交流和科研協(xié)作。醫(yī)院合同檔案，即指醫(yī)院在從事經(jīng)濟(jì)活動過程中產(chǎn)生的履行合同，一旦執(zhí)行過程中發(fā)生變更、轉(zhuǎn)讓或一方不能履行責(zé)任，就容易產(chǎn)生糾紛，這時就要依據(jù)各類合同及其附屬文件為當(dāng)事人保障權(quán)益，減輕損失。合同檔案真實(shí)地記錄了醫(yī)院各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動。但是，醫(yī)院在對外交往的過程中，往往忽視合同檔案的管理，合同簽訂的不規(guī)范，散落在各個科室，忽視其法律效用，造成不必要的經(jīng)濟(jì)損失。因此，加強(qiáng)合同檔案管理，對于維護(hù)醫(yī)院的合法權(quán)益，從制度上預(yù)防商業(yè)賄賂和各種腐敗現(xiàn)象的發(fā)生具有重要的意義。

1 醫(yī)院合同檔案管理現(xiàn)狀

多數(shù)醫(yī)院沒有制定規(guī)范的合同檔案管理制度，各部門對合同檔案的認(rèn)識不足，合同簽訂完，只把合同書當(dāng)成合同檔案歸檔。由于合同管理的部門多、環(huán)節(jié)多，每份合同從起草、審核、審批簽署甚至履行完畢都要經(jīng)歷很多流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，例如經(jīng)濟(jì)類合同涉及大額資金使用的還需審計(jì)部門和法務(wù)部門審核把關(guān)，合同流轉(zhuǎn)周期長，容易在某些部門滯留，而簽署完畢后經(jīng)常出現(xiàn)部門保管未統(tǒng)一歸檔的現(xiàn)象，這些都給醫(yī)院綜合檔案的收集和管理工作帶來了困難，影響檔案管理的之類。而在歸檔時，由于綜合檔案管理人員對各部門不同類別的合同文件熟悉程度不同，也會影響材料收集的完整性。同時，在編制合同檔案保管期限時也遇到問題，例如合同文件根據(jù)內(nèi)容不同，簽訂時限不同，而醫(yī)院合同管理辦法所提出的重要的永久、一般的短期，僅是定性的標(biāo)準(zhǔn)，沒有定量的尺度，給劃定保管期限造成不確定性。另外，沒有明確規(guī)定劃定保管期限的起始年度，到底是按哪個標(biāo)準(zhǔn)？是以訂立開始年度算起還是以履行終結(jié)年度算起，都沒有準(zhǔn)確的參考依據(jù)，各家醫(yī)院只能根據(jù)自己的歸檔習(xí)慣自行定制，這也給合同檔案管理的實(shí)際操作帶來了很大的難度。

2 標(biāo)準(zhǔn)化醫(yī)院合同檔案管理的應(yīng)用

（一）制定規(guī)范的合同管理制度

合同管理是醫(yī)院日常管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，做好合同管理，對于醫(yī)院各類科研、技術(shù)交流活動的開展和經(jīng)濟(jì)利益的取得，都有積極的意義。為強(qiáng)化對醫(yī)院合同管理的內(nèi)部控制，明確相關(guān)管理部門職責(zé)與權(quán)限，規(guī)范合同簽訂流程，維護(hù)醫(yī)院合法權(quán)益，確保對外簽訂的合同真實(shí)、規(guī)范、合法，根據(jù)《中華人民共和國合同法》及其他有關(guān)法規(guī)的規(guī)定，我院制定了合同管理制度。

（二）標(biāo)準(zhǔn)化合同用印管理流程

見圖1。

（三）統(tǒng)一編號原則

合同管理關(guān)鍵在于抓住合同流轉(zhuǎn)的中心環(huán)節(jié)，蓋章環(huán)節(jié)是合同檔案收集的關(guān)鍵。如果在合同用印環(huán)節(jié)對合同進(jìn)行編號登記，實(shí)行醫(yī)院OA辦公自動化的合同管理，由合同經(jīng)辦部門傳遞員填寫合同審批單，遞交部門領(lǐng)導(dǎo)審批后交分管院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。醫(yī)院章印管理人員根據(jù)審批單的辦結(jié)情況，在用印時進(jìn)行統(tǒng)一編碼。編碼可依據(jù)單位的習(xí)慣分類來編，我院設(shè)置的編號原則為“各處室（部門）名稱代碼一保管期限一簽訂日期—主題詞—合同序號”。

1.各處室（部門）名稱代碼用前二字的拼音首字母，如遇相同則取前三位，如基建處——JJ，后勤管理處——HQ。

2.保管期限按國家規(guī)定，分為長期、定期，分別以CQ、DQ表示。

3.簽訂日期用“年-月-日”表示，如2016年1月10日，記為“20160110”。

4.主題詞用兩字或三字表示既可。

5.合同序號用三位阿拉伯?dāng)?shù)字編號，如001，002。

（四）合同移交管理

合同管理員將審批蓋章后的合同原件移交檔案部門。檔案管理人員根據(jù)合同編號進(jìn)行登記，同時記錄合同總金額、合同份數(shù)、合同有效期、合同附件等相關(guān)信息。使用OA合同管理直接反映出每一份合同形成的全過程信息，從移交清單登記、審核、簽字交接均有明確的流程，可通過信息系統(tǒng)隨時調(diào)取記錄，使合同管理流程規(guī)范化，也可使合同檔案的歸檔率得到有效保證，避免檔案流失。歸檔的合同檔案資料不單純只有合同書，還包括合同訂立及執(zhí)行產(chǎn)生的大量的文件材料，這些文件材料是合同檔案的重要組成部分。例如如醫(yī)院的設(shè)備采購合同，不僅要?dú)w檔合同書，而且從訂立到執(zhí)行，期間經(jīng)過采購申請、詢價、招標(biāo)、審核、安裝、維護(hù)等過程，每一個環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的相關(guān)文件如招標(biāo)文件、委托招標(biāo)協(xié)議、中標(biāo)通知書、合同書、驗(yàn)收報(bào)告、安裝維護(hù)手冊、維修記錄等文件均要如數(shù)歸檔[2]。但因此類合同執(zhí)行過程中產(chǎn)生的材料較多，持續(xù)時間長，可實(shí)行分階段歸檔，以保證合同資料的完整性。

3 設(shè)置專員，規(guī)范管理

為規(guī)范合同檔案管理，設(shè)專人專柜管理合同檔案。按期催收各部門歸檔合同，并根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化編號進(jìn)行入檔登記，經(jīng)過審核后與部門辦理歸檔移交手續(xù)，一般我院每年3月31日前完成歸檔審核、移交手續(xù)。日常管理過程應(yīng)定期檢查，不僅是紙質(zhì)文檔，還包括電子檔案資料。每周固定時間開放綜合檔案室，可供部門查閱；原則上歸檔合同不外借，如需借閱應(yīng)認(rèn)真履行借閱手續(xù)，并按期歸還，歸還時應(yīng)認(rèn)真查驗(yàn)，完成接收手續(xù)；然而如涉密合同須經(jīng)分管院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可借閱，且不允許帶出室外。

4 合同鑒定銷毀

合同檔案保管期已滿需銷毀時，需編制《合同檔案銷毀清冊》，經(jīng)醫(yī)院檔案管理小組鑒定后報(bào)院長辦公會審批方可銷毀；合同銷毀時必須有兩個以上人進(jìn)行監(jiān)銷；合同銷毀后，應(yīng)在相應(yīng)的電子條目上標(biāo)注“已銷毀”[3]。

規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的合同檔案管理是維護(hù)法人單位合法權(quán)益的保障，而在管理系統(tǒng)中建立合同數(shù)據(jù)庫，將合同的基本信息，如合同編號，合同名稱，合同對方，合同屬性，合同金額，合同履行情況等進(jìn)行詳細(xì)登記。這樣既保證了原有檔案之間的聯(lián)系，保持其完整性和系統(tǒng)性，又實(shí)現(xiàn)了檢索和利用的便捷性。檔案工作人員要改變以往的“等待”歸檔意識，變被動為主動，并逐步實(shí)現(xiàn)合同檔案管理信息化，進(jìn)一步加強(qiáng)合同檔案歸檔管理。

檔案管理工作任重而道遠(yuǎn)，對醫(yī)院合同檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理，建章立制，流程明晰，才可使合同檔案管理有法可依、有章可循，保證某一項(xiàng)工作資料的完整性，也便于在利用合同檔案時根據(jù)關(guān)鍵詞進(jìn)行有效檢索。

參考文獻(xiàn)

[1].吳鵬舉.醫(yī)院合同檔案的建立與管理探析[J].管理觀察，2014（31）.

[2].沈巧玲.合同檔案管理工作中的問題與改進(jìn)建議[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（22）.

[3].劉曉明.合同檔案的特點(diǎn)及其管理[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2006，16（4）.

作者簡介

林樺（1981-），女，管理學(xué)碩士。