信息化環境下的高校檔案管理問題以及應對方法

丁春龍

摘 要：伴隨著信息化時代的到來，各種各樣的信息越來越公開透明，在為大眾提供方便的同時，也會帶來一些安全方面的問題。高校是人員容納數量較多的場所，因此檔案管理是一個很重要的問題。本文將從高校檔案管理的現狀出發，分析其中存在的問題，進而提高高效檔案管理的水平，保證檔案信息的安全。

關鍵詞：信息化環境；高校檔案管理；應對方法

檔案管理在我們的生活中起著非常重要的作用，影響著我們的生活、工作和進修學習。它是一個很重要的信息資源系統，在高校中被統一領導，統一安排和監管。目前，我國的高校檔案管理還存在一定的問題，在系統中存在許多漏洞。因此建立完善的高效管理系統，提高檔案從業人員水平，顯的尤為重要。

1 信息化環境對高效檔案管理造成的影響

1.1 對檔案管理安全造成一定的威脅

信息化時代，每個人的全部信息都處于陽光暴曬之下。雖然檔案管理相對安全，限制較多，但相對之前安全性還是有所降低。每年，出現檔案問題的學生成千上萬，對學生的生活和學習造成了一定的困擾。現在檔案管理點，都有專業化的信息管理系統，但是安全性設置上還不算太高，在加上人為因素的影響，造成安全問題上的缺失。只要知道一個學生的姓名和其他一些信息，他人也可以進行代領或查詢，帶來一定的方便的同時，也造成一定的威脅[1]。

1.2 造成了高校檔案的信息公開

信息化公開，是這個時代對信息領域的要求，每個行業都不例外。例如政府實行的信息陽光工程，就是為了實現政府行政信息的透明和實時發布，實現外部監管和后期工作的順利實施。信息公開，有利于高校政務工作的開展，提高工作效率。學生在網站上就能獲得學校發布的即時信息，了解學校的最新動態，提高信息傳播的速度，便于學生生活、學習的開展。檔案管理就是高校信息公開中的一部分，在信息公開中也起著一定的作用。檔案部門是學生檔案信息的集散地，同時也保留著學校許多各方面的文史、科研、管理資料，為學校其他的職能部門提供幫助，在學校管理中是重要的一個組成環節。在信息公開大背景下，檔案部門也進行了一定的開放，為社會各個層面進行服務，同時也豐富了信息原材料[2]。

2 高校在信息管理中存在的問題

2.1 存檔設備落后，手段滯后

目前，檔案管理采用的都是人工管理。有一定的檔案存放場所和一定的管理模式和手段。但隨著大學生的增多，學校的規模和人數達到了空前的高度，在加上信息公開增加了查詢和利用的次數，造成了檔案管理工作中的難度。而且，有些檔案室是跟隨著學校共同建立起來的，面積小，設施老，還采用過去落后的管理方式，分類不到位，存在錯放漏放亂放的特點，增加在查找過程中的復雜性。在一定程度上降低了管理水平和工作效率。

2.2 檔案人員專業素質不高

檔案部門是隨著高校建立成長起來的，當初進行招募時，對檔案從業人員的要求不高，于是導致了現在的檔案人員整體素質偏低，服務意識不高。大部分工作人員仍處于被動的工作狀態，不懂得積極主動的進行業務提升和方法改造。在加上自身專業知識儲備的陳舊性，跟不上高校檔案管理的快速發展，水平上有所欠缺。并且存在服務意識淡薄、服務不好的相關問題，這些都需要加以改進。目前，高校的檔案管理專業性要求較高，檔案人員除了業務跟不上，也不太熟悉學校相關的運行程序，導致檔案工作并未發揮大的作用。

2.3 解決“保密”與“公開”方面的矛盾

這個是信息化時代對檔案管理水平的要求。這個要視情況而定。在解決保密問題和公開的情況上，要根據材料使用的地方和適用對象而定。對于要嚴格保密的材料，一定要加強安全防護，提高保密性；對于可以適當共享的材料，可以放寬限制，提高它的公開性和利用率。檔案管理人員要擯棄傳統的檔案管理方式，更新理念，正確認識信息開放這一產物，做到與時代相呼應，在檔案館中做到有分寸，正確開放，適時開放、部分開放。

2.4 信息化系統利用不到位

信息化時代，給人們帶來了便捷，提供了方便。傳統的檔案管理需要人為的進行控制，在加上查詢分類要浪費大量的人力、物力和時間。查檔案時，需要親自去進行業務辦理，如果遇到檔案未到，就相當于白跑一趟。如果有相應的管理系統，進去輸入個人信息就可以知道檔案是否已存在檔案室，就可以減少在這方面時間的花費，提高辦理業務的能力。目前，我們許多地區的檔案管理已經實現了網上查詢，但還存在檔案歸檔時間的不能及時顯示和檔案中途的歸置未知這方面的不足。但高校與之相比還存在一定的差距，有教學系統內部的檔案查詢，但是對外公開系統沒有到位，某些學校學生不能在學校網站進行到檔查詢。

3 高校檔案管理策略

3.1 加大資金投入，完善設備

高校檔案管理也要跟上時代的發展步伐。高校檔案管理存在經費不足的問題，這個需要學校自己做好全面成本預算，加大對檔案管理的資金分配。通過加大資金投入，對檔案管理工作室進行修繕，完善設備，對里面的用具進行全面更新。同時學校要引進先進的檔案管理方法，借鑒其他優秀的經驗，在自己已有的管理方法上進行揚長避短，擯棄落后的技術手段，提高檔案的信息化管理。

3.2 提高檔案人員的專業素質

一方面，學校要加強對檔案工作人員的培養?？梢匝垯n案管理這方面的專家多對工作人員進行實地培訓，提高檔案人員的專業素質和業務水平。同時也可以選擇表現優秀的人員到別的高校進行實地學習，交流經驗，把好的部分應用于現有的檔案管理工作中來。

另一方面，檔案館人員自身也要有一定的意識，提高對培養自己業務水平能力的重視。在日常生活中，自己可以去多聽一下這方面的講座，利用網絡及時對自己的知識體系進行更新。對于新的管理方法要及時的進行嘗試，在摸索中建立適合自己部門的一套管理方法。同時也要了解學校的相關工作流程，與其他部門進行工作上的銜接。

3.3 轉變觀念，正確認識信息公開與檔案管理的關系

對于信息公開和檔案管理的矛盾，其實是由于認識不到位導致的。首先在檔案工作中，要轉變觀念，正確認識信息公開。檔案管理是一個保密性比較強的工作，但是它的工作目的是為了給人們的生活、工作帶來一定的便利。單純的保密，守著檔案材料，不發揮其用處，是不正確的工作方式。在加上信息化時代的要求，對發揮檔案管理的用處提供了契機。當然，這也是有一定的工作原則的，并不是所有的檔案材料都可以應用，而是要根據情況來確定。具體問題，具體分析。

3.4 發揮信息技術的優勢

信息化時代，為所有的信息插上騰飛的翅膀，可以把信息輸送到世界各地。利用信息化優勢，通過網絡，建立一個完整的檔案管理網絡，方便各方面工作，是一件非常有價值有意義的研究項目。目前，我國高校這方面還存在一定的欠缺，對檔案管理還存在一定的局限，并沒有完全實現檔案管理信息化，在一定程度上不利于檔案管理工作水平的提高和信息技術的利用。

3.5 做好檔案的分類、歸檔

目前，在高校檔案管理工作中，還存在分類布局不合理，歸檔不到位，期間也出現了一定的差錯，對學生、教學等產生了一定的影響。做好檔案的分類、歸檔，是檔案管理工作的基礎，有利于提高檔案工作的效率，縮短檔案查找的時間。

4 結語

做好檔案管理工作，是學校管理的重要部分。在信息化時代，要充分利用數字優勢，實現檔案管理工作水平的大提升。

參考文獻

[1]羅京.四川師范大學成都學院檔案管理系統的設計與研究[J].軟件工程，2014（7）：101-102.

[2]范蕾.高效信息公開壞境下檔案管理存在的問題和應對之策[J].信息技術，2013（11）：41-43.

[3]鄧皓軒.高效體育檔案工作的現狀與對策研究[J].體育管理，2012（1）：58-60.