談對基層檔案信息化管理的體會

都霞

摘 要：本文作者通過所在單位檔案信息化建設的實踐過程以及自身工作體會，闡述了檔案信息化管理所具有的優勢和對工作開展的幫助，并對今后檔案信息化管理進行了展望。

關鍵詞：檔案信息化；管理；優勢；未來發展

近年來，牟平廣播電視臺根據上級對檔案信息化管理的要求，積極把檔案信息化和辦公自動化納入全臺信息化建設的總格局，配備了公文傳輸和檔案管理的專用設備、專業軟件，開展了人員的操作培訓工作，使該臺檔案信息化建設得到了前所未有的發展，檔案管理工作多次獲得上級單位的表彰。隨著事業的發展，該臺檔案信息化基礎設施不斷加強，軟件、硬件設施不斷完善，為下一步檔案信息化建設的長足發展奠定了堅實基礎。幾年來，筆者通過對文書檔案進行數字化的實踐，對比以往傳統的檔案管理模式，結論是電子檔案信息化管理具有高效、標準、可操作性強等諸多優點，因此，基層單位實現文書檔案管理信息化管理是必然的趨勢。

1 基層檔案管理信息化管理的優勢

1、文件登記規范。傳統檔案收集工作難以做到規范化，文書檔案的收發、登記完全依賴于手工操作，不僅要求資料收集完整、齊全、避免抄寫錯誤，而且還要求用筆規范、字跡清楚，分類、統計要準確無誤等，在實際工作中很容易出現差錯，費時又費力。使用檔案信息化管理以后，通過文件登記模塊建立年度收、發文庫，按設置的字段名分類，分別錄入每一份文件的原始信息，登記的內容和形式比較規范。特別是在審核登記信息時，發現錯誤后可進行多次修改，可操作性強。同時，利用數據庫的核心技術，通過掃描掛接原文后，輸入查詢條件，即可進行多種方式的檢索，既方便又快捷。在應用計算機軟件進行管理之后，文件資料的收集、儲存、分類、統計、查閱等環節變得十分方便、有序，無論是起草文件還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

2、文件立卷簡單。手工文書立卷，需要先對文件按一定的規則逐份進行編目、分類，往往立完一卷后，若需要進行修改或補充，就必須重新拆卷，排列卷內文件，工作量很大，又容易出錯。現在文書人員使用信息化管理系統后，由于建立了與收、發文庫相關聯的檔案庫，就可根據管理系統平時登記的歸檔和不歸檔文件清單，確定歸檔文件，既可防止遺漏，又能確保案卷的原始性、真實性。當按一定的條件立卷后，系統可根據卷內目錄中每份文件的有關著錄項為依據，進行人工移動、調整。通過拆分、合并功能將每一案卷具有某方面共同點和聯系密切的文件綜合在一起組成案卷，并通過計算機修改檔案目錄，自動為同一卷內文件進行排列和編號，以統一式樣打印出所需的卷內目錄、備考表及案卷封面等。這種方法可使案卷目錄及卷內目錄的編制更加規范和便捷，而且還能提高編制速度，改善案卷質量，節省大量人力。系統立卷、組卷可以做到標題準確，著錄、標引規范，從而克服了組卷的隨意性，使檔案材料的完整齊全率有了保證，提高了組卷的效率和質量。

3、文件檢索快捷。以往的文件管理使用手續繁瑣，每份文件在重復利用時，都要進行一次借閱登記，管理繁瑣，增加了不必要的重復性工作。如果在借閱條件不是很具體明確的情況下，要逐卷、逐份查找，每一次查找都要花費很多時間，效率很低。而利用計算機系統管理檔案，在查閱條件模糊的情況下，可輸入關鍵字、詞或用其它檢索方式進行查閱，即縮短了查找時間，又提高了準確率。查閱原文可不用進入檔案室，而直接在計算機上讀出，并打印出帶紅印章的原文件，既減少了查找檔案過程中對文件的磨損，又延長了檔案的存儲壽命，同時還可避免復印時對檔案的損害和可能發生的泄密情況。通過外設直接查找所需的資料，克服了以往查閱者在查找過程中自由翻閱整本案卷，還起到了一定的保密作用。

4、實現信息共享。基層單位由于上級部門下發的文件份數基本上都是一份，因此，不能滿足當多個領導或部門同時查閱，不能做到有效的信息共享，時效性差。在原始的手工操作管理中，還有大量文件因無法共享而閑置在文件柜中，不僅造成資源浪費，還增加了文件查閱難度。隨著計算機網絡技術的不斷發展，辦公自動化系統的不斷完善，檔案信息與載體可分離利用，并與其它信息系統建立互聯，從而極大地提高了檔案利用工作的質量和效率。可以對所調閱的檔案資源進行脫機處理，保證查找率，不受空間、時間等其他因素的限制，并且運用計算機技術對檔案進行管理后，由單途徑管理發展為體系管理，由對檔案案卷級、目錄級管理到文件級合并管理，通過自動化網絡辦公平臺，不同權限級別的人員可以根據需要，查閱相關檔案信息，加大了對檔案信息的動態管理和解密檔案的資源共享。

5、存儲安全穩定。紙質檔案在管理過程中容易受到溫度、濕度、酸、堿、酶、氧化、蟲蛀等因素的影響，從而發生水解、氧化反應及損壞載體的情況，一旦紙質載體被破壞，便造成不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術發展日新月異，儲存、讀取電子文件的設備日趨成熟，我們可以根據不同的需要，選擇不同的電子載體，短期保存的可選擇小容量的閃存U盤或大容量的移動硬盤等。光盤的載體性能比較穩定，人體能夠適應的溫濕度環境，一般均可保存保管光盤，且光盤對溫濕度沒有很高要求，所以長期、永久保存的文件可選擇VCD、DVD光盤作為載體，光盤受外部環境影響小，不易損壞，具有很強的穩定性，并可利用電子文件多種渠道備份，防止文件的損壞和丟失。

2 基層檔案信息化管理中應注意的問題

1、要確保錄入信息的準確性。檔案信息化建設是一門專業性較強的工作，它要求檔案管理人員不僅具備檔案學基礎理論，還要學習和掌握現代計算機網絡操作技術。尤其在電子檔案錄入過程中，必須認真仔細確保首次錄入的準確無誤。我們的做法，一是在主管人員錄入完成后，再由其他人員進行校對，避免發生錯錄和漏錄等情況；二是在牽扯到部門信息、個人信息、人事檔案信息錄入時，我們采取下發標準錄入表格，由部門或個人按要求先期錄入，錄入完成后再將紙質和電子文件一同上報，待反復校對無誤后復制粘貼到信息數據庫中。

2、要及時進行檔案信息的備份。由于計算機網絡有時會因為技術問題而發生各種問題，再加上電腦病毒、黑客的惡意攻擊等其它因素，會對檔案信息安全造成威脅，因此，工作中要及時對檔案信息予以備份。我們的做法是，由單獨的電腦存儲全臺電子檔案信息，存儲電腦不與任何外網連接，嚴禁使用外來U盤、光碟、存儲卡等移動存儲設備，同時，對重要的檔案信息將目錄數據及電子原文數據使用專門的移動儲存設備予以備份。

3、要重視檔案信息安全保障體系建設。檔案室是單位保密要害部門，檔案人員要嚴格遵守保密制度，落實信息安全責任制度。要加強計算機網絡硬件設備和軟件系統的管理，加強數據庫管理，確保數據安全及檔案信息系統安全。為此，我們對臺內檔案信息查閱系統，安裝了專門防火墻并實行定期殺毒，檔案信息查閱實行按級別憑密碼查閱。同時，對公文傳輸網與本臺辦公網進行了有效隔離，防止了泄密以及病毒與黑客的侵害。

3 結束語

隨著信息化的發展和計算機技術的廣泛應用，基層單位公務活動中的交流和溝通逐漸由傳統的紙質形式走向信息化管理，形成了以計算機為媒介，以文字、聲像等形式為載體的電子文檔，它具有高效率、高標準、可操作性強等諸多優點。但我們也不得不看到，在實際應用中，如何規范地應用信息化管理檔案是一件任重道遠的工作，以化學磁性材料為載體的電子文件，原始的長期保存問題有待深入研究和探討。文件中電子簽名的法律依據，圖像、聲音的技術鑒定規范等等，都制約著電子文件的效力和歸檔保管的意義。總之，文書檔案的信息化管理已成為檔案工作發展的必然趨勢，基層單位都應以檔案信息化為契機，進一步加強基礎性建設，不斷完善和建立、健全檔案工作管理的體制機制，借鑒和吸收先進的管理經驗，促進基層單位檔案工作信息化建設取得新成效。