淺談如何加強中職學校會計檔案的管理工作

劉英

摘 要：中職學校的會計檔是記錄和體現學校經濟業務的重要材料和證據，也是學校綜合檔案重要的組成部分。學校財務檔案管理的質量以及教育事業的發展，主要體現在學校的財務檔案收集是否真實、齊全、準確、完整。隨著社會市場經濟的進一步發展，中職學校會計檔案也隨之不斷出現新情況，新問題，如何管理好中職學校的會計檔案，以及在管理會計檔案過程中如何采取相應的措施，尋求解決問題的辦法，是中職學校檔案管理中面臨的一個重要問題。

中職學校的會計檔是記錄和體現學校經濟業務的重要材料和證據，也是學校綜合檔案重要的組成部分。學校財務檔案管理的質量以及教育事業的發展，主要體現在學校的財務檔案收集是否真實、齊全、準確、完整。隨著社會市場經濟的進一步發展，中職學校會計檔案也隨之不斷出現新情況，新問題，如何管理好中職學校的會計檔案，以及在管理會計檔案過程中如何采取相應的措施，尋求解決問題的辦法，是中職學校檔案管理中面臨的一個重要問題。

1 中職學校會計檔案的特點

中職學校的會計檔案與學校形成的其它檔案有本質上的區別，形成的憑證、帳本和報表是反映學校經濟活動的重要史料和證據，這些材料具有很強的實效性和真實性，其特點主要表現：

1.中職學校會計檔案的內容

依據《會計檔案管理辦法》會計檔案的內容主要包括：會計憑證類：匯總憑證、記賬憑證、原始憑證、其他憑證；會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產帳、輔助帳、其他會計賬簿；財務報告類：月度、季度、年度、財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明和其他財務報告；其他類：銀行存款余額調節表、銀行對賬單、其他應當保存的會計核算資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。學校的會計檔案形成與財務工作活動密切相關，形成的內容直接反映學校全部財務收支情況，通過學校的會計憑證、帳本及報表可作為學校的信息保證，為學校的發展提供可靠的依據，與其它檔案相比，具有較強的專業性。

2、中職學校會計檔案的形成具有一定的廣泛性。在形成的過程中相互制約又密切聯系，學校的各個科室都會形成會計檔案，如財務室、校辦公室、后勤、工會等，會計檔案的形成涉及學校的各種經濟活動，不管是從形成還是發揮經濟效益方面都具有一定的廣泛性。

2 中職學校會計檔案管理存在的問題及原因

1、對學校會計檔案管理的認識不夠

會計檔案具有承上啟下的作用，是保存歷史，服務現實一項重要工作。學校領導和財務人員對會計檔案工作缺乏充分的認識，重視不夠，存在應付的思想，特別一些學校在財務工作過程中形成的大量原始憑證的整理被認為是件浪費時間、精力和財力的事情，根本不重視學校會計檔案的整理工作，不把會計檔案資料的整理、歸檔列入學校的議事日程。

2.財務檔案人員專業水平有待提高

現在有的學校還沒有專職的財務檔案管理人員，絕大部分都是由會計人員兼管，沒有經過專門的檔案業務知識培訓，缺乏檔案管理經驗。對會計檔案的歸檔范圍、標準、保管期限不清楚，不懂檔案的基本操作規范，造成整理出來的會計檔案質量達不到要求，裝訂不規范，不能保證檔案的完整性和安全性。根據我校以前情況來看，會計檔案管理人員都是會計兼職管理，由于會計人員工作量大，內部變動頻繁，導致部分會計檔案材料沒有及時向學校綜合檔案管理部門移交。嚴重違反了“會計檔案管理辦法”規定。

3.會計檔案管理不完善、不規范

財務檔案管理部門是進行會計檔案管理工作的組織保證，設置財會檔案管理機構是必不可少的需要，也是法律法規的需求，但在實際工作中各學校財務檔案管理工作均不完善，不規范，都沒有設置專門的管理部門，檔案工作由不同人員兼職，如會計檔案的裝訂由各會計人員完成，檔案的整理歸檔由辦公室檔案人員完成，檔案的查詢由資料的形成人員負責等，由于工作的不規范，管理環節的不規范造成檔案管理工作一系列的問題，檔案設施也不完善，會計檔案沒有專門庫房，根本不符合“八防”要求，沒有形成檔案檢索工具，查閱檔案不方便。還有到期的會計檔案的鑒定、銷毀工作不受學校的重視，導致無人來銷毀、無人敢銷毀的局面。從而使學校檔案會計檔案的銷毀工作無法開展。

3 中職學校財務會計檔案存在問題的解決辦法

1、提高認識，加強領導。

學校領導要高度重視財務檔案管理工作，實行一把手負責制，明確專人負責會計檔案的收集、整理、歸檔、查閱等日常會計檔案工作。牢固樹立起良好財務檔案意識，按照《關于財務檔案管理工作的規定》的辦法實行誰財務，誰立卷，邊財務邊收集整理，審結卷成的原則，認真來做好這項工作。

2、增強檔案人員對會計檔案工作的認識

學校的經濟狀況不可缺少的的原始材料就是財務檔案，會計檔案有利于學校制定各項計劃、項目，掌握學校的經濟信息，統籌學校資金的管理。但在實際工作中我們經常發現由于我們的財務人員不專業，對會計檔案的認識不夠，在整理會計檔案的過程中出現了不規范的操作，比如，使用圓珠筆、天藍色墨水、復寫紙填寫的各種會計檔案，由于時間的久遠，造成了模糊不清的現象，導致許多重要的工作無法取證，從而對學校的發展造成了具大的損失。所以學校要加強財務人員的業務培訓學習，從思想上重視會計檔案，強化管理檔案管理人員的責任心。因此，學校一定要將會計檔案管理及操作技能培訓作為財務人員的上崗培訓及繼續教育內容，長抓不懈，使財務人員熟練掌握會計檔案管理的基本知識及操作規范，進而從源頭上做好會計檔案管理的規范化與標準化工作，提高案卷質量。

3、優化管理手段，提高現代化管理水平，服務學校的各項發展建設

財務檔案信息化是現代檔案工作的基礎，是檔案工作現代化的必由之路，是社會信息化發展不可缺少的組成部份。因此，學校必須加大資金力度改善財務檔案工作的硬件設施，確保檔案的安全完整。一是及時購買、更新檔案室設備，如防磁柜、防盜門、溫濕度計表、空調、窗簾、滅火器等；二是加快檔案工作現代化步伐，配備打印機、計算機、去濕機、復印機、掃描儀、碎紙機等現代化辦公設備，并對財務檔案基礎信息實行計算機存貯。加強管理，方便查閱，利用大量的會計檔案資料為各類財務檢查提供最真實的依據。

4、會計檔案管理工作應根據會計制度體制的調整而及時調整

加強檔案管理，會計檔案管理制度的調整一定要跟隨會計制度體制的調整，會計檔案管理工作是會計人員職能的不可或缺的一部分。加強會計人員業務的學習的同時不能忘記檔案知識、檔案意識的培訓，只有建立了合理及時的管理制度，具備了充分檔案意識檔案技能的會計人員，才有了實行檔案管理的基礎。學校檔案綜合管理部門，根據檔案的相關管理規定，加強同學校財務部門的合作，進行業務指導和監督，共同完成學校的會計檔案管理工作。

5.中職學校會計檔案的查閱與利用

學校會計檔案管理的基本任務，就是保證和維護學校財務檔案的完整和安全，以便及時、準備、迅速地為學校及廣大教職工提供服務和利。在利用過程中嚴格執行檔案安全保密制度，嚴格辦理利用手續，學校的職工查閱要經學校辦公室及財務部門同意，簽字后方可查閱檔案。防止散失和泄密，以確保學校會計檔案的可靠性。建立財務檔案統計臺帳，如財務檔案查閱登記簿、利用效果登記簿等，利用各種財務數據分析學校經濟發展，為學校領導決策服務，為學校各項發展服務。

除了做好會計檔案的日常管理工作外，我們還應該加強對計算機財務系統安全的管理工作。我相信，經過努力，中職學校會計檔案管理工作一定會更出色。

參考文獻

[1] 財政部，國家檔案局.會計檔案管理辦法.1998

[2] 財政部.會計基礎工作規范.1996