信息化背景下醫院檔案管理工作探析

摘 要：信息技術水平不斷提升，并且運用于各個領域之中，尤其是良好地運用在醫院的檔案管理工作之中。筆者針對當前環境下，醫院檔案管理工作中存在的缺陷進行探討，并總結出有關建議為醫院檔案管理提供參考，幫助醫院檔案管理工作進一步順利開展。

關鍵詞：信息化；醫院；檔案管理

為了承載更多的重要信息，基于文字、圖標和電子檔案等形式，在醫療、科研、教學 、行政管理、專科專病建設等活動中醫院所整理的就是醫院檔案。這些信息是發展醫院的基礎，也是其長時間發展的結果，并且將不同階段醫院發展的狀況展現出來，同時促進醫院管理決策合理化。作為一項全面的工作，醫院檔案管理工作發展程度的高低，體現著醫院所具有的管理水平。面對當前信息技術不斷發展的環境，各檔案部門亟待加強對醫院管理工作的認識。

1 醫院檔案管理信息化的重要意義

1.1 促進醫院檔案管理水平

建設信息化醫院檔案管理，主要是為了促進檔案管理水平。由于存在數量較多且各種類型的醫院，所以管理具有一定難度。面對當前大力建設信息化的契機，為了檔案人員更好實現檢索，對目錄進行統計，可以充分借助計算機的信息化管理形式，使得醫院檔案管理信息化初見成效，并能有效保證高度準確的數據統計，減少誤差，提高工作效率，并且由此可見，建立在信息化基礎之上的醫院檔案管理，其管理水平得到極大提升。

1.2 利于醫院檔案信息整合共享

實現信息化醫院檔案管理能夠合理配置和共享檔案信息。有效整理和充足檔案資源不僅能促進管理工作高效化，還能實現其共享性和全面性，旨在促進在更大的范圍和領域有效利用各項檔案資源。這也是將來信息化社會發展必經之路。在此項建設的基礎上，相比檔案案件，電子原件使用更為方面，使得原始檔案的應用領域更廣，對于醫院各部門和醫療科室的瀏覽提供更大的便利。

1.3 有效實施珍貴檔案原件的保護

醫院檔案管理信息化能保證珍貴檔案原件得到保護。運用信息化手段對醫院所有檔案進行處理，使得原件得到良好的保存，防止在頻繁使用當中受到損壞；甚至還能有效避免其被丟失或遺漏。在此期間，醫院檔案經過信息化系統的管理，可以處理寶貴的信息材料，經過電腦掃描原件，保存原價即可應用于將來的使用，并且經過妥善管理能使原件得到保護，不至于在使用中受到磨損。

2 信息化背景下醫院檔案管理工作的有效策略

2.1 加強醫院檔案管理信息化意識

為了使得醫院檔案管理信息化得到進一步優化，最重要的就是增強這方面的意識。在建設該項工作過程中，領導干部的觀念必須得到改善，對建設醫院檔案管理信息化給予更大的關注，并且對其各項工作的開展提供大力支持。與此同時，相關管理者也要在這方面建立起有關服務理念，特別是在基于管理工作的要求，對領導干部進行安排和委任，并且建立實施具有現代化特點的管理；主管部門領導必須定期召集各級領導，大力開展和檔案管理有關的相關培訓和講座，以提高領導人員的現代化管理水平，促進干部職業知識結構優化，更加滿足現代化發展的條件，盡可能在醫療系統建設現代化和服務工作現代化過程中納入檔案信息化建設的重要內容，為檔案信息管理搭建橋梁，為工作有效開展和取得成效奠定基礎。

2.2 健全醫院檔案信息化管理制度

信息化管理在發展水平不斷提升的信息技術的支撐下，在各個領域得到普及。傳統檔案管理的模式已經不能適應當前發展的需求，因此也逐漸轉變為信息化管理方式，并且對其提出了更高的要求，醫院現如今的發展現狀是缺乏完善的管理制度，信息化發展水平不夠。因此，必須形成相應的健全制度體系，在政策規定上為其提供發展的保障。例如，對檔案進行綜合管理，確定文件材料的報關日期，對大綱進行分類等。不僅如此，還要明確提出對檔案管理人員的職責要求，形成科學、合理、完善的醫院檔案管理模式。由于當前現代化水平看看日益提升，醫院檔案管理必須符合更高的要求，因此，必須完善制度體系，更新管理思想認識，為該項工作長遠發展提供切實保障，為醫院將來的發展奠定基礎。

2.3 加強基礎設施和人才隊伍的建設

眾多信息化領域都存在技術問題，尤其是和計算機等相關方面，是一個具有系統性的復雜難題，亟待建立一支強有力的專業人才隊伍和建立完善的設施系統，促進醫院檔案管理信息化發展。尤其是在軟硬件方面，醫院必須同時加大資金投入，另外，培養專業人才也至關重要，一方面要具備扎實的專業基礎知識，另外對計算機信息化基礎知識也要有更深層次的了解。醫院必須對檔案管理人員進行專業培訓，提高其知識水平，并增強其技能；利用各種多元化的形式和載體邀請其參與培訓，培養優秀的檔案管理人員，并且積極引進檔案和計算機專業領域的優秀人才。

2.4 有效運用醫院檔案管理手段

盡管部分醫院目前管理檔案已經采用了計算機等技術，然而僅僅運用了普通的檢索工具對需要的信息進行搜索，即使手工檢索效率略高，能夠方便地開展，功能也比較多，然而由于自身缺陷，檢索途徑和方法還需要進一步改進。積極建設信息化醫院檔案管理，必須充分結合紙質檔案和電子檔案的優勢，發揮好電子檔案的作用，并且借助新興媒體和計算機等高科技，突破傳統時間、地域和學科的限制，將更多的虛擬化服務和智能化檢索提供給用戶。同時，必須以醫院現狀為基礎，了解醫生、忽視、患者及其家屬的檢索需要以及習慣，相應地改善醫院檔案管理，并借助新興技術利用多特征的圖像或者語音導航系統對檔案查閱進行改進，為醫生、護士、患者及其家屬提供更多地便利。

2.5 創新醫院檔案服務方式

醫院檔案管理信息化管理必須積極引進新的服務理念，進而保證服務質量。在醫院檔案管理之中，管理員和使用檔案人員必須建立起良好的互動和溝通，面對當前的環境，為了增進人和人的溝通和信息互動，可以充分利用計算機多媒體、網絡通信技術等先進手段。醫院檔案管理人員必須引進多元化的服務形式，為使用檔案的人員提供更多地便利，比如，在服務形式中，充分利用網絡工具、社交論壇、視頻會議等，并且可以將電子公告板論壇利用起來，開展討論會，使使用檔案的人員抒發自己的意見等。

3 結語

綜上所述，在現代醫院管理中，一個關鍵的部分就是信息化檔案管理，有效促進醫院信息化檔案管理優勢在于為保證醫療事業長足發展。面對當前的發展形勢，該項工作也遭遇很多發展的困境，尤其是在管理制度等方面還存在不健全的地方，但是與此同時也擁有更大的發展機會，但是由于其復雜性、長久性和系統性，所以在此期間，必須充分結合醫院的特點，以當前實際存在的缺陷進行探究，對其管理工作的方法和手段進行研究，以促進醫院發展。

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作者簡介

楊亦君，襄陽市中醫醫院，大學本科。