醫院文書檔案管理的問題及應對措施

王芳

摘 要：文書檔案管理是醫院辦公室最基礎的工作，是一個醫院基本面水平的體現，隨著醫療體系改革之后，正確掌握新形勢下醫院的發展趨勢，適當的優化并調整醫院文書檔案的管理，為現代醫院管理提供依據，有著十分重要意義。本文筆者分析了醫院文書檔案管理中的問題，并提出具體的優化措施，以提高文書檔案的利用率并滿足新形勢下對醫院發展需求。

關鍵詞：醫院；文書檔案；管理；發展

醫院文書檔案是檔案工作的重要組成部分，承擔各級領導公文分類、轉遞、歸檔以及醫院重大事件、重要活動原始資料記載收集等工作，是醫院檔案管理體系重要組成部份，醫院文書檔案的有效管理對于醫院的發展具有非常重要的意義，本文對此進行了分析。

1 文書檔案管理的特點

醫院的文書檔案具有專業性、規范性、標準型、保密性、服務性、多樣性等特點。因此，在醫療體制改革不斷深入的新形勢下，醫院不僅要及時掌握好醫療市場的新情況，按照自身特色及優勢，對相關檔案進行收集整理，還要樹立服務意識，不斷提高檔案利用率，努力開拓檔案資源，主動服務。

2 目前醫院文書檔案管理存在的問題

1、歸檔文件材料不齊全、不完整、不規范

首先要做好收集工作。這是檔案業務工作程序的第一個環節，只有通過收集，才能使分散形成的有歸檔保存價值的文件材料齊全、完整地歸檔。收集是否及時、完整，直接影響到檔案工作的開展，只有收集了豐富的檔案材料，才能提高檔案工作的質量。其次要強化全員的檔案意識，提高文書和檔案人員的專業素質，根據檔案工作有關規定，結合本部門實際情況，明確歸檔要求。如果不按照規定統一的標準去做，容易造成該形成的文件沒有形成，或已形成的文件材料不準確、不規范，影響了歸檔質量，給今后資料的查找以及管理造成很大的麻煩。

2、缺乏執行部門立卷制度

醫院一般都制定了完善的醫院管理制度，醫院的文書檔案管理也修訂了相關的規章制度，按照歸檔制度的規定，必須嚴格執行部門立卷制度。一個單位在工作活動中所形成的文件材料，在辦理完畢后，對其中有保存價值的，由相關職能科室或業務部門整理立卷，再移交給檔案室集中統一管理。但在實際工作中，任由檔案室直接承擔了年復一年的立卷工作，為此投入了大量時間和精力，給檔案室工作人員增加了工作量，影響了檔案室業務的全面發展。

3、檔案意識淡薄

文書檔案資料的充分利用，可以為醫院創造出不菲的經濟和社會價值。但是由于大家對檔案管理工作的價值和作用重視不夠，對文書檔案管理意識比較淡薄，使得醫院文書檔案管理工作不能夠起到相應的管理模式和統一要求，同時還可能會存在一定程度的“重業務、輕檔案”的意識，有的人甚至認為文書檔案管理工作十分簡單，技術含量不高，利用效果不大，沒有存在的價值。由于對文書檔案管理工作得不到應有的重視，很容易造成檔案資料收集效率不高，信息資源開發不足，檔案資料的利用率遠遠不能達到預想的狀況。

3 完善醫院文書檔案管理的措施

1、強化醫院的文書檔案管理意識

首先要更新觀念，強化檔案管理意識。醫院檔案管理工作者要充分認識到加強醫院檔案管理的必要性和迫切性，積極配合、做好檔案管理工作。要通過學習、宣傳等多種手段，提高檔案管理工作人員的意識，實現信息收集、分類存放、整理立卷等基礎性工作。只有形成了重視文書檔案管理的氛圍，才能真正貫徹執行好文書檔案管理的各項規章制度，使各部門檔案人員都能自覺主動將精力投入到檔案管理工作中來。

2、加強檔案管理人員的專業素養，定期進行培訓

檔案管理人員的專業素養和醫院文書檔案的管理水平緊密相連。醫院應當通過一些相關方式提升檔案管理人員的綜合素質，例如可以通過定期為管理人員進行專業的培訓、可以進行一些業務方面的交流活動，用類似此類的活動來提高檔案管理人員的專業素養及管理業務的操作能力。

3、提高文書檔案管理的利用與服務

醫院文書檔案的最終目的就是使其能夠得到充分的利用。首先，醫院檔案管理人員要在本職工作的基礎上積極調整服務方式，變被動服務為主動服務，并形成超前服務意識。其次，管理人員應該多角度、多途徑地開發醫院文書檔案資源，對相關信息進行較深層次的加工和利用，以便更好地服務于醫院的科研、管理等方面。此外，還應該加強文書檔案利用反饋信息的管理工作，實現醫院檔案資源的共享，推動醫院不斷發展與進步。

4、增加管理設備設施

由于現代信息化的建設，醫院檔案管理工作需要信息化建設。援用前沿性的管理技術，應用現代數字化的設備和技術，對檔案資料內容定期進行管理和維護，并根據運用者不同的需要提供相應不同權限的自動化服務，不斷提高檔案的現代化管理水平，增強檔案調用的方法和快捷便捷性。通過建立信息系統，不僅可快速方便的查閱檔案中各類所需的資料，在一定程度上還可提升工作效率，減少時間浪費。

5、規范和健全文書檔案管理制度

醫院文書檔案的借閱利用，應按規定辦理借閱登記手續；查閱檔案一般在檔案室進行，若因工作需要必須外借者應該辦理好相關手續，外借時間一般不超過兩周；外單位查閱者需要持有介紹信，并經主管領導同意后方可查閱。此外，查閱檔案者一定要嚴格遵守保密規定，必須負責被查檔案的安全與完整，禁止在檔案上進行涂畫和批注。對于超過保存期限、已無保存價值的檔案，應該經有關負責人審核、院長審批無誤后，指派兩名監銷人員監督檔案的銷毀過程，簽字確認后再將已銷毀的檔案在有關目錄中注銷。

6、推進檔案管理信息化和現代化建設

隨著無紙化辦公的逐步普及，文書檔案的管理也必須由傳統的管理方式向信息化、網絡化轉變。實現計算機存儲檢索檔案，一是重視各類紙質檔案數字化和信息數據的建庫工作；二是在檔案資料收集、整理、錄入過程中逐步實現計算機管理；三是積極構建醫院信息網絡平臺，進行檔案信息的網上數據傳輸。通過計算機高速智能檢索通信網絡遠程信息運輸等先進技術，實現文字、圖片、聲像等不同形態檔案信息的系統化、規?；⒖茖W化管理，以方便使用者及時查找、閱讀，既節約時間，也能夠節省人力、物力和財力，有效地提高工作效率。還可以利用網絡系統加強醫院各科室之間的資源共享，以滿足醫療、科研等多方面的需求，從而推動醫院各項事業的發展，實現文書檔案管理的現代化。

4 結語

在新的發展背景下醫院工作者應該重視文書檔案管理工作的開展，完善各種服務設施的需要，更重要的是要加強醫院文書檔案管理工作的培訓，通過各種措施的制定和實行提高醫院文書檔案管理的質量、推動醫院管理水平以及醫療服務質量的提高。

參考文獻

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