淺析電子平臺在設備物資招標采購中的運用

劉 毅, 劉 璐, 鐘 衛(wèi)(中國水利水電第十工程局有限公司，四川成都 610072)

淺析電子平臺在設備物資招標采購中的運用

劉 毅, 劉 璐, 鐘 衛(wèi)
(中國水利水電第十工程局有限公司，四川成都 610072)

傳統(tǒng)的招標模式，通常是通過報刊、雜志等特定媒介，公開發(fā)布招標信息，開標后組織評標會議，評選出中標供應商，這種傳統(tǒng)方式至今仍在普遍運用。然而，隨著招投標法規(guī)與信息化手段的日益融合，運用電子平臺進行招標采購，正在逐步替代傳統(tǒng)招標方式。文章旨在結合中國水利水電某工程局有限公司的實際運用情況，介紹電子平臺及其工作流程，淺析使用過程中可能遇到的問題及解決方案，供相關單位及人員借鑒參考。

1 電子平臺簡介

1.1 電子平臺的定義

設備物資集中采購電子商務平臺，簡稱電子平臺，是依據(jù)國家招投標法律法規(guī)，綜合運用互聯(lián)網、計算機和現(xiàn)代信息技術，集設備物資集中采購、信息公開、供應商和專家?guī)旃芾淼裙δ苡谝惑w的專用商務平臺。

1.2 電子平臺的研發(fā)基礎

根據(jù)國資委對中央企業(yè)集中采購管理工作信息化建設的要求，中國水利水電某工程局有限公司上級股份公司結合行業(yè)管理實際開發(fā)建設了電子平臺。

1.3 系統(tǒng)支持環(huán)境要求

在開放的互聯(lián)網支持下，對電子平臺使用者的電腦具有以下要求：WindowXP/vista/win7/win8等的操作系統(tǒng)、Microsoft Office 2003或以上版本文檔工作以及IE6.0或以上版本的瀏覽器。

1.4 電子平臺的功能板塊

1.4.1 集中采購管理

集中采購管理是電子平臺的核心板塊，其主要功能覆蓋招標采購的全部流程，包括立項、開標、評標等。具體操作中根據(jù)請購單位不同，分為股份公司和成員企業(yè)層級(成員企業(yè)層級內包括成員企業(yè)和所屬分局)。兩個層級操作上相對獨立，都有相同的請購、開標、評標、合同管理等操作業(yè)務，功能上又相互關聯(lián)，股份公司負責指導、監(jiān)督成員企業(yè)的采購管理工作。

1.4.2 信息公開

信息公開板塊分為在線信息和線下信息公開。在線信息公開即通過電子平臺招標的采購項目，招標結束后通過在線信息公開將招標、評標過程和中標結果公示及信息查詢。線下信息公開則以電子平臺為媒介，將因故未能通過電子平臺進行招標的設備物資采購項目，進行公示。

1.4.3 供應商

供應商管理板塊主要有3大功能，分別為合格供應商審核、合格供應商查找和供應商評價。此板塊集合股份公司和各成員企業(yè)的合格供應商資源，統(tǒng)籌管理，有利于準確掌握合格供應商，并能夠資源共享、信息互通。

1.4.4 專家?guī)旃芾?/p>

專家?guī)旃芾砉δ苤饕獮閷＜覍徍巳霂旌驮u標專家抽調。符合國家法規(guī)和股份公司管理制度的專家，經過推薦、審批入庫后，其專業(yè)特長在電子平臺中均可查詢，由股份公司和成員企業(yè)協(xié)調抽取，推薦為各具體采購項目的評標專家。

1.4.5 不同崗位的設定

各層級按照操作人員的崗位不同將角色分為：采購主管、部門主任、分管領導。各崗位操作權限既有交叉覆蓋，又有明確的層級跨度。通過權限設定，既保證有效監(jiān)督，又可防止關鍵信息泄密。

2 電子平臺的搭建需求

2.1 發(fā)展需要

中國水利水電某工程局有限公司所屬股份公司共有80余家子企業(yè)，年度招標采購總額上百億元。如此巨大的采購量，如繼續(xù)采用傳統(tǒng)的采購方式，既很難避免各成員企業(yè)各自為陣，不利于集中管理，又難以解決費時費力且效率低下的矛盾。為此，該股份公司結合國資委的相關要求，于2014年開發(fā)了電子平臺并投入使用，規(guī)定所有成員企業(yè)均須通過電子平臺進行設備物資集中招標采購工作。

2.2 電子平臺的優(yōu)勢

2.2.1 高效性

電子平臺的高效性主要體現(xiàn)在其減少紙質文件簽署、節(jié)約審批流程時間。以招標過程中的立項階段為，通過電子平臺立項，從分局采購主管提出請購申請，到成員企業(yè)部門主任同意立項，各崗位人員均使用電腦對本崗位職責范圍內的工作進行操作。無需請購單位經辦人員多部門奔走即可辦理招標信息的立項申請。

相較于傳統(tǒng)招標手段中需要大量的紙質審批文件，運用電子平臺既保證了審批流程的依法合規(guī)，又節(jié)省了手續(xù)流轉的時間，提高了工作效率。特別是請購單位和上級單位不在一處的情況，如果用紙質版簽字審批，過程中免不了舟車勞頓，造成不必要的時間損失。而通過電子平臺，則可免除上述問題，提高工作效率。

2.2.2 公開、公平、公正(“三公”)

以往的招標采購，雖然可通過相關媒體進行公布，但是其公開面有限，且招標過程無法實時公開化，導致信息公開不夠，招標采購過程不透明，加之一些違法違規(guī)操作的行為，使招標采購工作容易被質疑。隨著電子平臺的開發(fā)運用，招標工作可接受投標人和社會輿論的事前、事中和事后全程監(jiān)督。例如在招標公告發(fā)布階段，通過電子平臺實時向全社會所有潛在投標人發(fā)布信息，既充分實現(xiàn)信息公開，又有效保障招投標的公平性和公正性，避免“暗箱操作”和人為設置壁壘阻礙潛在投標人參與公開競標的情況。

2.2.3 節(jié)約成本

在過去的招標采購過程中，由于沒有類似電子平臺的手段，企業(yè)無法全面有效地對立項審核、過程管控和結果審批等過程實施集中管理，也無法形成企業(yè)、項目集中招標采購的規(guī)模效益。電子平臺將企業(yè)內部所有集中采購的招標工作全部納入統(tǒng)一管理，集中招標，形成規(guī)模化優(yōu)勢，增強談判籌碼，節(jié)約采購成本。以中國水利水電某工程局有限公司某飲水渠項目為例，運用電子平臺，將項目各分部的所有鋼材、水泥等主材定期集中招標，杜絕過去各分部以項目為線性工程，供貨存在地域性困難為借口，要求各自進行采購的情況，發(fā)揮規(guī)模優(yōu)勢，保障了鋼材、水泥中標價格與當?shù)匦畔r基本一致，有效節(jié)約了采購成本。據(jù)統(tǒng)計，通過電子平臺招標采購，該項目2014年和2015年設備物資采購節(jié)資率分別為4.5 %、6.1 %。

3 電子平臺招標操作流程

3.1 請購立項階段

經公司批準的設備物資采購計劃，由項目所屬的分局作為請購單位，通過電子平臺填報信息，上傳相關文件，發(fā)起請購申請。

請購申請由分局部門主任和分局分管領導逐級審核后，將流轉到成員企業(yè)采購主管處。

由成員企業(yè)采購主管檢查立項信息，核實招標文件、招標公告、評標細則等相關文件，根據(jù)采購項目的專業(yè)特點，隨機抽取相應評標專家后，提交給公司部門主任。公司部門主任審核后，公司采購主管將招標信息通過電子平臺向所有潛在投標人發(fā)布。

3.2 發(fā)出標書階段

潛在投標人通過電子平臺招標公告欄獲知招標信息后，點擊參加報名的鏈接，頁面跳轉至投標報名頁面。在上傳投標授權資質文件并通過資質審查后，方可下載招標文件。

在澄清截止日期前，投標人對招標文件條款存在異議或疑問的，可通過電子平臺向招標人發(fā)出澄清請求。招標人通過電子平臺對需要澄清的內容向所有投標人作出澄清答復。

3.3 開標、評標

3.3.1 開標

投標截止時間前，公司采購主管根據(jù)標書送達的實際情況，在電子平臺上實時為投標人在線簽到。投標截止后即進行開標。電子平臺會生成預先設定好的、與招標文件實質性條款一致的開標一覽表。開標工作人員在投標人代表、公司監(jiān)察人員的監(jiān)督下，嚴格按照投標文件進行唱標和記錄，在線填寫開標信息，并打印紙質版的開標一覽表請投標人簽字確認。確認的開標一覽表掃描件將上傳電子平臺備案。

3.3.2 清標

清標工作由評標委員會專家根據(jù)責任分工進行。負責技術、商務方面的專家根據(jù)招標文件中評標細則的設定，將投標文件的詳細信息真實客觀地反映在電子平臺的清標資料中。有需要投標人澄清的，其操作與開標前澄清流程相同，即通過電子平臺發(fā)送和接受澄清信息。

3.3.3 評標

完成清標后，評標委員會全體專家，根據(jù)投標及澄清資料，結合招標文件和評標細則，對各投標人進行公正、客觀、獨立的評議，并通過電子平臺進行打分。

3.3.4 定標

評標委員會綜合報價、技術和商務條件的得分，對投標人進行排名，推薦出首選、備選中標人。

3.3.5 中標

通過電子平臺，對采購項目和中標人情況進行公示。公示期屆滿未收到投訴或異議的，招標人向中標人發(fā)中標函。

3.4 歸檔管理

中標函通過電子平臺發(fā)送，并得到中標人的在線回執(zhí)后，招標信息即可完成歸檔。完成歸檔的采購項目，可通過信息公開板塊進行查詢。

4 電子平臺使用中可能遇到的問題及解決方案

盡管電子平臺在招標過程中已顯示出高效、公開、公平、公正和節(jié)資等突出優(yōu)勢，但在實際運用時，仍可能遇到一些相關問題。

4.1 問題

4.1.1 人員操作不熟悉

電子平臺作為新興的招、投標專業(yè)工具，不管是招標人還是投標人，都需要熟悉電子平臺操作規(guī)程，了解工作流程。否則將出現(xiàn)潛在投標人，通過電子平臺獲知招標公告，希望參與投標，卻不知如何報名，或者是開標后，投標人不了解電子平臺的澄清要求，未按時回復等情況，都將可能“坐失良機”，給企業(yè)造成不應有的損失。

4.1.2 不能按照平臺要求編制評標細則

在傳統(tǒng)招標過程中，除重大設備和大宗物資的采購項目外，招標人對評標細則的制定、評標方式的選擇都較為粗放，一般在評標細則中評分項目的設定也較模糊，不具有針對性。比如商務條款方面，籠統(tǒng)的設置“企業(yè)資質，5分”、“商業(yè)信譽，5分”，既沒有詳細的扣分標準，也無打分級差規(guī)定和最低分要求。而電子平臺依據(jù)國家招投標法律法規(guī)，要求在立項階段即完成評標細則的編制和上傳。既面向投標人公開，有利于其投標文件的編制，又要求招標人以此為打分依據(jù)。這就為在電子平臺使用中必須精準編制評標細則提出了更為嚴格的要求。

4.1.3 設備和軟件問題

作為綜合信息和網絡技術的電子平臺，其對使用者有一定的硬件和軟件要求。達不到要求的使用者，就會出現(xiàn)無法運用、參與投標，甚至影響中標的可能。此外，由于信息技術的不斷更新，電子平臺提供服務所用的軟件程序、服務器運行也可能出現(xiàn)相關問題，如因網絡原因，有時無法訪問電子平臺網站，或正在開標過程中，突然出現(xiàn)服務器無法響應等情況，給招標工作造成一定影響。

4.1.4 信息安全問題

各采購項目從立項時請購依據(jù)到開標、清標、評標等全程通過電子平臺操作，如此完整的商業(yè)信息，盡管有利于采購管理的監(jiān)督和查詢，但同時也存在數(shù)據(jù)流失、商業(yè)信息泄露的風險。

4.2 解決方法

4.2.1 通過培訓和專人指導熟練操作

為解決熟悉電子平臺和熟練操作的問題，股份公司對內部80余家子企業(yè)于2014年和2015年先后集中組織和分區(qū)域組織過4次專題培訓班。培訓課程包括電子平臺的操作、流程、崗位角色和國家相關法規(guī)。經2016年上半年中國電建股份公司采購信息通報，下屬所有成員企業(yè)均已上線使用電子平臺，較熟練地掌握操作規(guī)程。

對于投標人，電子平臺也設置了專門的操作流程介紹板塊，可下載操作流程指導示范文本。該文本可基本滿足指導投標人參與投標的需要。

同時，為了便于招標人、投標人對操作疑問的快速反應，電子平臺配置了專業(yè)的客服人員，全天候在線服務，隨時指導操作，解決相關技術難題。

4.2.2 重視評標細則，響應電子平臺設定

一是思想上要高度重視評標細則的編制。通過電子平臺的硬性設置和強力推行，通過各類會議、培訓的宣貫和要求，促使各級招標人在思想上對評標細則予以足夠重視。二是在評標方式的選擇和分數(shù)設定的針對性上力求結合采購項目的實際情況，依照平臺要求，盡量細化完善評標細則和評標依據(jù)。此外，為了提高評標細則的規(guī)范性，電子平臺保存了起重設備、路面設備、鋼材、水泥等設備物資的評標細則模板。招標人可根據(jù)需要選取，并結合自身的實際情況有針對性的修改。

4.2.3 強化硬件和軟件的匹配性，確保電子平臺的運用

為避免電腦軟、硬件不匹配導致無法使用電子平臺的問題，建議在硬件上積極響應電子平臺官方的要求，并使用正規(guī)、正確的軟件。電子平臺網站和服務器維護，應由專業(yè)客服技術人員定期維護，實時提供幫助。

4.2.4 專業(yè)團隊保證信息安全

電子平臺上基本具備采購項目完整的商業(yè)信息。對于此類信息技術，關鍵需要防范的就是數(shù)據(jù)流失、商業(yè)信息泄露的風險。為應對信息技術飛速發(fā)展，防止黑客入侵、信息泄露等潛在威脅，股份公司組建了專業(yè)信息技術團隊，籌建全資控制的專業(yè)軟件技術公司，構建信息安保防火墻，服務集團各成員企業(yè)，作為電子平臺運行和維護的保護屏障，確保電子平臺招標采購操作的順暢、安全。

5 結束語

從開發(fā)基礎的合法依規(guī)，流程設置的便捷快速，可以看出電子平臺具有的優(yōu)越性。其運用網絡信息手段，利用網絡資源，實現(xiàn)在線操作、遠程控制和離線澄清等操作，促使招標采購工作與高新技術接軌，大大提升了招標工作的高效性。同時，通過電子平臺的全過程接受監(jiān)督、采購信息公開也讓招標采購工作更加的公開、公正、公平。利用電子平臺實現(xiàn)規(guī)模效益，對企業(yè)運營管理，項目成本降低都有著積極意義。雖仍有一些問題需要解決，但瑕不掩瑜，電子平臺在今后的工作中仍值得大力推廣。

劉毅(1984～)，男，雙學士，經濟師，從事水電工程建設技術與管理工作；劉璐(1990～)，女，學士，經濟師，從事水電工程建設技術與管理工作；鐘衛(wèi)(1971～)，男，學士，經濟師，從事水電工程建設技術與管理工作。

[定稿日期]2016-11-18