探析商務英語書信的寫作原則和技巧

吳迪

摘 要：作為一名合格的外貿業務人員，應該具備相應的外貿素質，其中商務英語書信的寫作是必不可少的。怎樣提升他們的寫作水平，成了當前急需解決的問題。此文深刻地闡述了商務英語書信的寫作原則及技巧，以指導外貿業務人員的寫作。

關鍵詞：商務英語書信；寫作原則；寫作技巧

[中圖分類號]：H315 [文獻標識碼]：A

[文章編號]：1002-2139（2016）-08--02

一、7Cs原則在商務英語書信中的運用

所謂7Cs原則，指的是簡潔（conciseness）、清楚（clarity）、完整（completeness）、具體（concreteness）、禮貌（courtesy）、正確（correctness）和體諒（consideration）七大原則。為了使內容通俗易懂，禮貌周到，商務英語書信的寫作往往要由一些寫作原則來指導。在7Cs原則的指導下，商務英語書信的作用能夠得到充分發揮。

1.簡潔原則

在滿足完整和禮貌原則的前提下，簡潔原則就是精簡單詞。只保留重要的單詞，既能夠給人以強調的感覺，又能襯托出書信的重點，最重要的是可以節省貿易雙方的時間和精力。通過遵守下列建議，就可以實現簡潔原則：

1.1縮短或省略單詞和表達

用盡可能少的文字表達出完整和明確的內容。單詞代替詞組，詞組代替從句。例如enclosed herewith可以簡寫成enclosed；at this time可以替換成now；due to the fact that可以用because來表達；a draft in the amount of $1000變成a draft for $1000。很顯然這幾個例子中后者的表達都是符合簡潔原則的。

1.2避免不必要的重復。

盡管重復有表示強調的作用，但商務書信會因為對于同一件事情過多的重復而變得冗長。比如下面這個句子：Will you ship us any time during the month of December，or even November if you are rushed，for November would suit us just as well。在這個句子中，作者想表達的是對方可以在11月底前裝運，所以可以把此句變化成Please ship us by the end of November，這樣既清楚地表達了作者的意圖，又避免了不斷地重復。

2.清楚原則

為了使對方正確的理解書信的內容，必須使用清楚的表達。這就是清楚原則，也是7Cs原則中首要的寫作原則。商務書信要想發揮效果，其內容表達必須清楚。避免使用復雜，有歧義和易使人誤解的表達，盡量使用樸實簡單的單詞，構建良好的句子和段落。準確、直接、簡單的商務英語書信是首選。比如下面這個句子，As to the steamers sailing from Hong Kong to San Francisco， we have bimonthly direct services。對于這個句子，模糊詞是bimonthly，此句可理解為兩個意思，一個是we have two direct sailing every month，另一個則是we have a direct sailing every two months。可見一個單詞位置如果放置錯誤，對整個意思也會造成很大的影響，這在商務信函中是大忌。

3.完整原則

一個完整的商務書信，必須包含對方所需求的所有信息，這就是完整原則，也是寫信最基本的要求。對方提問的所有問題必須給予明確的答案。不能直接回避某些無法作答的問題，可以做一些解釋說明。還要學會如何機智的應對對方提出的有損自身利益的問題。

4.具體原則

在商務書信中，有時對方會提出一些需要具體回答的問題，如貿易術語、裝運、貨物規格和特性、數據和日期等，這時候就需要使用具體原則。為了實現具體原則，可以遵循下列的建議：使用具體的事實和數據；多使用動詞；盡量使用主動語態而不是被動語態；選擇生動、形象的文字；注意語序；把修飾詞放在正確的地方。比如下面這句話，Please send your proposal to us as soon as possible。如果將as soon as possible 換成一個具體的日期，如October 10，那么這句話將會更具體。

5.禮貌原則

為了達到禮貌的效果，不僅要及時回復對方的書信，在書信寫作過程中，還要盡量使用委婉的語氣和禮貌的語言，這樣就可以給對方留下真誠可信的印象。

避免信中出現盲目的禮貌，如機械的插入一些“please”和“thank you”等。在書信中，不能對對方表示出憤怒、懷疑、指責和貶低等情緒。更不能使用帶有刺激性，進攻性的語言。如下面的例子，We are sorry you have misunderstood us，很顯然此句中有指責對方的意思，所以最好改為We are sorry we did not make ourselves understood clearly。

6.正確原則

正確原則，顧名思義就是使用正確的語法、標點、拼寫、語氣，傳達出正確的信息，避免造成不必要的誤會。例如，“Ill， were”這種表達似乎太口語化了，在商務信函中，可以把它們替換成“I will， we are”。

由于商務書信是很嚴肅很正式的，其內容牽涉到貿易雙方的權利、義務和利益問題，所以一封商務書信，首要關注的就是它的準確性。而各種商務材料的基礎，即確切的條款和精確的數據是特別重要的。因此，既不能高估資產或者收益，也不能低估負債或者費用。因為高估會使自己處于一個尷尬的境地，而低估會使自己喪失信心，阻礙貿易發展。

7.體諒原則

體諒原則就是寫信者站在對方的角度，考慮對方的感受來寫商務書信。此原則對于貿易雙方的交流效果有著至關重要的影響。遵循以下建議，即可以實現體諒原則：

7.1盡量多使用“you”而不是“I”和“we”

讀信者最希望在商務書信中看到“you”而不是“I”和“we”，因為商務交際中，貿易雙方都更在意自己的利益。體諒原則就是試著站在對方的角度，考慮對方的愿望、要求、興趣和困難，并采取他們的觀點。如下例，We allow 2 percent discount for cash payment。這句話很顯然是從寫信者自身出發的，所以應改為You earn 2 percent discount when you pay cash。這樣的語氣就是從讀信者的立場出發的，從而引起他的興趣。

7.2盡量多使用積極肯定的語氣而不是消極否定的語氣

為了使商務書信達到有效的溝通目的，在寫作過程中要盡量使用積極向上的語言而不是消極負面的語言。因為積極向上的語言能給予對方鼓勵和動力，進而產生積極的影響，而消極負面的語言會使對方感覺到一種批評并且失望的感覺。如We wont be able to send you the brochure this month，此句用的是否定消極的語氣，所以可以改為積極肯定的語氣，如We will send you the brochure next month，這樣才能達到交流目的。

二、七大寫作技巧在商務英語書信中的運用

在書寫商務信函的過程中，不僅要掌握7Cs原則，還要有寫作技巧來指導。商務書信想要有效地表達出貿易雙方的需求，傳達交流信息，可以遵循以下七大寫作技巧：

1.用詞精簡

商務英語書信中應盡量選取簡單常用的單詞，避免使用復雜冷僻的單詞。這樣才能夠使信中所表達的內容實現有效的目的。例如，用“never”來替換“under the no circumstances”，“as you requested”替換“as per your requested”等等。

2.語氣委婉恰當

由于貿易雙方都希望看到對方能為自己做什么以及自己能獲得什么利益，所以在寫信前，要站在對方的立場思考，明確這封信要達到什么目的，最終有效的表達出自己。所以多采用委婉恰當的語氣，商務書信就能發揮其真正的作用。

3.運用術語

商務書信的一大特色就是術語和縮略詞的大量使用。商務英語牽涉到許多專業術語，如信用證、保險費、保單、提單、到岸價、離岸價等等。外貿業務人員應該熟練應用專業術語，以免對公司造成巨大的損失。

4.提倡主動語態，避免被動語態

通常，相比被動語態，主動語態更能夠簡潔有力的表達出效果。在商務書信中，積極主動的句子能更有效的傳達出寫信者的意思，避免對方誤解。所以主動語態是用來交流信息的首選。只有在表達某些不愉快的事情時，為了達到一種禮貌客觀的效果，才會選用被動語態。如下例，Your sample of July 10 was received by us today，此句的被動語態最好換成主動，即We received your sample of July 10 today。

5.長短句的運用

在商務書信中，過多地使用長句子，會造成冗長復雜，混淆寫信人的寫作目的，掩蓋主要的信息。短句子雖然可以明確寫信人的意圖又易于理解，但通篇都用短句子，又會使文章無聊生硬毫無特點。所以要注意使用長短句搭配的方式寫作。這樣既可以給對方留下深刻的印象，又可以使對方快速的理解寫信人所表達的內容。句子的平均長度以15到18個單詞為準。

6.段落長度適中

商務書信中，每個段落的長度都應該適中才能發揮真正的作用。首尾兩段不宜過長，3-4行即可。首段過于冗長，會使對方感覺疲倦，不想繼續閱讀下面的內容。而尾段通常都要簡單明了，這樣才能夠清楚地表示出寫信人的目的。至于中心段落，機不能過長也不能過短，7-8行即可。應該過長會使對方感覺整封信沒有重點，混淆寫信人要表達的意思。而過短又會使對方難以清楚地理解寫信人的意圖。

7.創建良好的印象

在商務書信中，給對方留下一個良好的第一印象和最后印象是至關重要的。多使用新穎的詞匯，多站在對方的角度思考，是實現這一目標的好方法。避免使用千篇一律的表達。比如“We are in receipt of your letter…”，“We have for acknowledged your letter…”等等。這些表達盡管語法正確，但卻毫無創新。最后寫結束語時，盡量避免使用分詞。因為這種用法在現代商務書信中已經很少用到了，沒有任何的意義和用處。

三、結論

總而言之，在貿易交流中，商務英語書信是非常重要的通訊工具之一。本文通過分析商務英語書信應遵守的7Cs原則以及七大寫作技巧，來指導外貿業務人員寫作。因為只有這樣的信函才能給對方留下深刻的印象，引起對方的共鳴，進而達到自己的目的，實現商務談判。

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