運用現代信息技術有效促進高校學生檔案管理

（漯河醫學高等?？茖W校，河南 漯河 462000）

隨著我國經濟建設步伐不斷加快，我國高等教育事業不斷深化發展，信息技術逐漸應用到高等教育的方方面面。信息技術應用到學生檔案管理中，極大的提升了檔案管理的質量，發揮了信息技術的優勢，突破時間和空間等因素的限制。隨著信息技術的應用，高校學生檔案管理模式、管理方法發生了顯著的改變，從而導致了檔案管理工作從信息收集到整理等過程發生了顯著的變化。這就需要我們重視信息技術在檔案管理應用方法和程序，保證學生檔案管理科學有效。

一、高校學生檔案管理的重要性分析

高校學生檔案管理體系是教育單位必不可少的重要組成部分，其對于學校的管理體系來說十分重要。現階段，教育體系科學技術應用程度不斷提升，過去人工檔案管理存在的各種弊端暴露出來，人工檔案管理效率低下，保密性差，在長時間的管理和保存過程中會產生大量的數據和文件材料，這對于查閱相關檔案，更新檔案信息帶來了不少困難。傳統的學生檔案管理模式已經不能適應現代高等教育的需求。作為信息技術系統中一個重要的組成部分，將計算機應用到高校學生檔案管理中，具有人工管理無法比擬的優點。利用信息技術檢索速度快，查閱方便，檔案質量有保證，儲存量大，保密性能好，存放時間長，成本低，而且能夠實現及時更新和維護學生檔案，這些優點能夠極大的提高學生檔案管理的效率和質量。此外，在計算機技術和互聯網技術飛速發展的今天，儲存技術和檢索手段呈現多樣化發展，使得保存和利用各種信息變得簡單易行，從而實現了學生檔案有效保存和充分利用，從而最大程度的發揮了檔案信息查閱和傳承的功能。

二、高校學生檔案信息管理存在的問題分析

1.檔案管理方式比較落后

當前隨著我國各大高校擴大招生，高校學生的數量不斷提升，這就導致高校檔案部門學生檔案數量顯著增加。面對檔案數量增加，雖然很多高校都積極應用計算機對檔案進行輔助管理，但是計算機功能也只限于檔案檢索和查詢等。還不能實現無紙化檔案管理，不能利用文字、聲音和音像等模式對檔案進行科學管理，檔案管理效率低。此外，隨著計算機技術和互聯網技術的應用和發展，高校部門在辦公過程中，利用計算機等電子設備形成了大量的文字、圖標、音像、視頻等不同形式的電子檔案，面對這些檔案在大大增加了管理人員工作難度的同時，也大大增加管理人員的工作量。

2.學生檔案信息記錄過于簡單，檔案價值不高

大學校園中，對學生個人信息的記錄主要包括以下幾個方面：姓名、性別、個人學習經歷、職務、成績、興趣愛好和家庭成員等幾方面信息。檔案中補充信息主要包含了每學期期末考試成績、受獎勵情況、導員評語等幾方面內容?，F階段，高校專業教師的教學任務十分繁重，輔導員又肩負多重管理任務，幾乎沒有時間將學生整個大學階段學習和成長所經歷的有價值信息記錄到檔案中，只是在每學期末對學生進行一個總結。而這些單調的評語根本無法概括學生在整個受教育階段豐富的成長歷程，不能很好的展現出學生的實際心理發展過程。在當今變化多樣的現實社會中，無法很好穩定學生的情緒，無法讓學生全身心的投入其中，也無法提高高校的教學質量和教學水平。

3.學生檔案缺失現象十分普遍

由于學生檔案缺少專人管理，沒有建立科學的規章制度，不能保證電子檔案的真實性、可靠性和完整性。最近幾年，雖然進行了一些實驗性的研究，但是由于經費投入問題，導致研究缺乏持續性。現階段，電子檔案格式、制作方法還未得到有效的統一，電子文件的適應性較差，大多數是形成機構執行管理和處置?，F今的學生檔案電子化依然是一個可有可無的事情，高校的重視程度不足。

三、現代信息技術在高校檔案管理中的應用途徑分析

1.現代信息技術硬件技術在檔案管理中的應用

采用計算機設備、打印機、掃描儀以及微縮硬件設備幫助完整高校檔案管理工作，可以顯著提高檔案管理工作的效率和質量。在過去傳統的檔案管理都是依靠人工操作來獲取相應的數據信息，并對這些數據進行處理和加工，檔案管理人員的工作量很大，并且效率也不高。此外，人工檔案管理常常因為檔案信息量過大而導致檢索困難，再加上接觸學生檔案人員較多，因此很難保證檔案嚴密完好。隨著信息技術不斷應用和發展，大部分高校的檔案管理部門都配備了電腦、掃描儀、打印機等現代硬件設備，檔案工作人員可以利用這些設備，根據不同階段從網絡上獲取相應信息，對于需要保存和收集的材料應該將其轉化為電子資源，從而實現了材料的數字化保存。電子文件不同于紙質文件，其保存簡單，占據空間小，給高校學生檔案管理工作提供了極大的便利。再加上最近幾年以光學材料和磁性材料為信息載體的電子檔案逐漸有取代紙質檔案的趨勢。

2.現代信息技術軟件技術的應用

首先，數據庫技術的應用。最近幾年，很多高校逐漸實現檔案電子化管理，但是由于數據共享和信息檢索存在一定難題，導致檔案數字化進程發展緩慢。隨著信息技術不斷發展，為了進一步提高電子文檔管理效率，建立數據庫成為檔案電子化發展的趨勢。數據庫技術的應用，可以很容易的完成信息冗余清理和信息檢索和儲存，能夠實現檔案信息共享。在全國高校建立統一的檔案信息管理數據庫，實現了電子檔案格式的統一，在提高學生檔案信息保密性的同時，還能夠大大提升檔案管理的工作效率；其次，互聯網技術的應用?；ヂ摼W技術是一項全球性的網絡技術，其主要是由不同規模大小的計算機網絡組成。網絡的出現使得資源不受空間和時間限制，讓共享成為可能?；ヂ摼W技術不僅能夠實現數據檔案的傳輸、接收和收集，并且還能夠極大的提高高校學生檔案管理的質量，幫助高校節省更多的人力、物力和財力。

結語

總之，隨著現代信息技術不斷發展和進步，其會逐漸應用到高校辦學的各個領域中。高校學生檔案管理應用信息技術，可以顯著提升檔案管理人員的工作效率，通過建設高效的數據庫，利用好信息技術硬件設備和軟件技術，大大提升高校學生檔案管理工作效率，促進高校學生檔案管理工作質量提升。