數字信息化背景下中職學校檔案管理創新措施

（鄒城高級職業技術學校，山東 鄒城 273500）

中職學校檔案管理涉及學生檔案、教師檔案、財務檔案、教學檔案、文件制度檔案、學校史志等諸多方面，信息量大，情況比較復雜。檔案管理信息化是以原紙質或實物檔案為依據，在不改變檔案的內容信息情況下，對檔案本身的內容及檔案存在形式進行符合信息轉變原則的改變，使得檔案信息化。由于檔案管理信息化具有檢索迅速、查找方便、存儲量大、保密性好、成本低等優點，隨著信息時代的到來和職業教育的迅猛發展，加快中職學校檔案管理信息化建設具有現實的重要意義。

一、中職學校檔案管理信息化的必要性

1.是信息化時代發展的需求

隨著信息化理念的普及，進入新世紀，我國的經濟體制和政治體制改革將進一步深化，依法治國的進展日程將進一步加快，而且，近年來，國家對于中職教育給予了很大的關注和政策上的優惠，大力發展中職教育，中職教育招生狀況日漸好轉，新的形勢必將給檔案工作帶來許多新情況、新問題，如何面對新形勢，正確處理檔案事業發展中的新情況、新問題，是擺在我們檔案工作面前的一個重要課題，也是檔案工作面臨的一項緊迫的任務。

2.有利于實現檔案管理空間上的資源共享

當前中職學校和社會等用戶對于信息的時效性需求日益的加大。針對需求的加大要求我們必須利用信息化來拓展檔案管理的應用環節，尤其是要突破了檔案管理的資源管理模式，便于實現檔案管理的資源共享性，對于提高工作效率，實現檔案管理的現代化信息化水平有重要的貢獻，這樣就提升了檔案管理在實際工作中的“話語權”。

3.促進檔案管理體制的與時俱進

信息化使得原有的檔案管理體制受到沖擊，現有的檔案人員身兼多職，還有的地方管理體制相當分散，例如：人事檔案歸誰更合適的問題，就長期未能統一，有的是檔案部門管，有的是組織人事部門管，還有的是黨政部門的辦公室兼管等等。信息化的中職學校檔案管理能夠使存儲方式發生根本性的改變，信息化的存儲方式不僅有利于信息的保存和查找，更方便大家對信息的利用，大大的提高了檔案管理工作的效率、和對信息管理的管理質量，是提升檔案管理能力的新舉措。

二、中職學校檔案管理創新措施

1.提升中職學校檔案管理者管理理念

要使中職學校管理工作與信息技術相結合，首先就要對檔案管理者的理念進行信息化的提升，目前大部門的中職學校檔案管理者仍舊習慣于傳統的管理模式，部分中職學校領導對檔案管理工作認識不足，只是很片面地完成基本數據的整理任務，檔案管理工作者深受傳統體制與思想的束縛，一味地將工作重心放在基于word與excel的數據整理與編目檢索上，對于如何創新服務模式并沒有合理的思考與規劃。對此，可以通過學校組織培訓、各中職學校間的互動學習等方式，對檔案管理者進行數字信息化理念的全新灌輸，還可以利用信息技術，實現檔案管理者“時時溝通”，技術交流零距離。

2.引進先進的數字化工具

檔案建設最為復雜的內容就是需要不斷地更新信息內容，諸如學生的基本情況、教師的學歷情況等都需要不斷更新。在信息化檔案管理建設的過程中，可以利用數字化工具進行隨時的檔案更新。首先，要選擇有效的數據化工具。例如，云端存儲、實時匯總軟件等，這些更新軟件要保證能夠建立數據庫更新平臺，并在原有的數據庫基礎上開展、更新工作，保證滿足中職學校的人事、教育教學等檔案內容的隨時更新。其次，在進行數字化工具更新的過程中要一方面保證自動化升級，當文件保存系統自動升級時，保存在系統內的檔案將隨系統的更新和遷移。另一方面則要保證更新過程中的數據庫的穩定性，使得原有的內容能夠備份保留。例如，引進先進的數字化設備，實現數據庫的云存儲，有效地應用身份認證、識別文件加密等設置能夠確保檔案信息資源的安全。

3.創新中職學校檔案管理的管理模式

在新形勢之下的檔案管理工作，傳統的模式已經不能更好的適應其發展。這就需要在管理模式上進行改進，也就需要從檔案管理工作的保管形式方面提出現代化的改進措施，實現對資料整理收集的信息化自動化，同時實現檢索信息的數字化，檔案管理工作的標準化，在各個方面提出創新。具體而言，要在立卷制度、工作方法等方面提出新的模式，在最大程度上簡化各個部門之間繁瑣的工作流程與相對呆板的工作程序。例如，我們可以采用全新的二維碼掃描技術，將檔案信息全部收集，上傳云端，實現多方共同管理。管理檔案的工作人員更要加強相關方面的思考，利用好現代化的工具實現對工作程序的優化，實現對管理水品、管理效率與工作效率的提高。

結語

近年來，中職教育在我國發展日趨迅速，如何管理好全校師生的檔案問題，已經成為學校管理中的重要問題，各中職院校應該充分重視檔案管理的重要性，將先進的管理理念和管理技術及時的應用到檔案管理當中，促進中職教育檔案管理的創新發展。