淺議人事檔案管理的變革

（新疆維吾爾自治區特種設備檢驗研究院，新疆 烏魯木齊 830000）

隨著市場經濟的建立和發展，我國的戶籍制度和人事制度都相繼進行了改革，與此相關的人事檔案工作，若繼續沿用黨政機關管理干部人事檔案的一種模式管理所有類別的人事檔案，已經不能適應當今社會發展要求，因此，必須探索和研究社會主義市場經濟條件下人事檔案管理的新模式。

一、人事檔案的定義

人事檔案是組織人事部門按照黨的干部政策在培養、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績等內容的文字材料，并按有關規定進行整理后組成的，是考察了解和正確選拔使用干部的重要依據。

人事檔案的管理模式，就目前來說基本上是沿用計劃經濟時代的封閉式管理模式。隨著我國人才政策的改革和發展，一些學者提出了建立“社會化開放式的人事檔案管理模式”作為傳統管理模式的補充的建議。這表明在觀念層面人們已經認識到傳統計劃經濟時代人事檔案管理模式存在的種種弊端，并試圖改變現狀的強烈訴求。的確，傳統的封閉式人事檔案管理模式確實存在著許多亟待消除的弊端。如，影響人才的合理流動，組織評價主觀化，內容陳舊、結構失衡且神秘化，輕視相對人的知情權，功能程式化等。這些弊端的存在嚴重制約了我國人事工作改革的深入進行，也同轉型后的社會主義市場經濟發展的客觀需要存在著越來越明顯的沖突。那么根本的出路在哪里呢？改革目前的人事檔案管理模式，也許是挽救人事檔案命運的根本性出路之一。

二、變革的必要性

檔案改革事業發展至今，各個單位都有著幾十年的歷史，這期間各單位變化都很大，體現在人事檔案管理工作方面尤為明顯。一方面表現為人事變動大而且復雜，另一方面表現為現存的檔案材料數量大、占據空間大，在管理和使用方面都很不便，這一現狀要求我們必須加快人事檔案變革工作，將其逐漸轉化為數據加以整理和規范，全面提高工作效率。人事檔案信息化建設將對人事、組織工作產生重大影響，主要表現在：

1.有利于組織人事部門“選人用人”和為領導決策提供服務

人事檔案信息化的最大好處就是能讓組織人事部門和領導方便快捷地了解各級干部隊伍狀況，迅速掌握干部在“德、能、勤、績、廉，方面的最新信息。

2.有利于提高人事檔案管理人員的工作效率和服務質量

傳統的人事檔案管理側重于檔案實體管理，管理人員手工收集、整編、管理、提供單位利用，工作量大，效率很低，費時費力。人事檔案數據庫實現信息化后，檔案管理更多地體現自動化、實時化和網絡化，數據只需一次錄入就可以多次反復利用，在局域網內部進行數據共享，從而使庫房查找變為網絡即時檢索查詢，大大提高了管理人員的工作效率。在日后有關干部職務聘任及技術晉升時，都要用到個人相關時期的考核表及評審表，需要查找、撤出、復印，然后和其他相關材料裝訂成冊。這無形之間都造成了大量人力、物力、財力的浪費。如果實施了人事檔案數據共享，上級人事、組織部門只需調用實時數據，而無需再重復的復印、裝訂，對檔案的保護起到了重要的作用。

3.有利于信息的完整、準確和及時更新

人事檔案信息化后，檔案管理人員就會降低勞動強度，大大提高工作效率。一方面檔案管理人員會第一時間保證人事檔案信息的準確和完整，另一方面會及時更新檔案信息，方便領導調閱，為組織人事部門科學決策提供準確信息。

4.有利于檔案管理員業務水平的提高

人事檔案信息化后，將檔案管理人員從繁瑣的手工勞動中解脫出來。節約大量的手工工作時間，管理人員有充足的時間鉆研業務開拓創新，學習各種管理知識，不斷提高管理水平。同時，減少了管理人員在庫房的逗留時間，有益于管理人員的身心健康更能體現以人為本的人性化管理理念。

三、變革的意義

在中國，人事檔案與戶籍對人才的流動具有極大的制約作用。如果某人想調到更適宜于發揮自己專長特點的地方和單位工作，原單位領導若不同意調走，其人事檔案和戶口就不能轉走，那么，既便是這個人調走了，但在工作、家庭、婚姻、住房等方面都會遇到很多麻煩。如果建立人事檔案社會化開放式管理模式，每個人是社會人而不只是單位人，每個人的人事檔案由社會化的人才機構集中統一管理，與戶籍制度、人事代理制度協調運行，那么許多問題都會迎刃而解?？梢姡谏鐣髁x市場經濟條件下，建立一種社會化的開放式人事檔案管理模式是非常必要的。

人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。它具有重要的憑證價值和參考價值。無論在什么樣的條件下，只要進行人事管理活動，就會形成相關的人事資料，就需要開展收集、整理、歸檔、立卷、保管和利用等人事檔案工作，人事檔案就具有存在和利用的社會價值。在計劃經濟時期，人事檔案是國家機關和企事業單位人員身份的重要憑證，也是辦理招工、提干、調動、退休等人事管理工作的重要依據和參考；人事檔案工作是組織人事工作的有機組成部分，在組織人事管理體系中占有相當重要的地位。但是，在特定的歷史條件下，人事檔案的價值作用曾被扭曲和過分地夸大，重檔案記載輕現實表現成為人事檔案工作的一大弊端。一份檔案定終身的現象，更是讓不少人一度對人事檔案談虎色變。在市場經濟條件下，隨著社會進入信息時代，信息已成為重要的社會資源，信息的收集和利用也是一項具有戰略意義的社會工程，作為人員信息主要載體的人事檔案有了更加廣闊的價值空間。市場人力資源的合理配置、企業和從業者之間的溝通和聯系、企業自身的人事管理和人才培養、日趨社會化的人事管理和社會保障工作等都需要真實、科學的人員信息為依據、支撐和連接，而這些信息的獲取和利用，離不開人事檔案工作的有效運轉。因此，要正確認識人事檔案的社會價值，充分發揮人事檔案工作的重要作用。

結語

為轉變人們對“人事檔案”無用論觀念和思想，我們應該在體制、政策、制度改革的前提下，進一步完善我國的人事檔案管理機制，使之能夠符合社會主義市場經濟發展和社會政治體制改革的需要，為新時期人才管理和使用提供更好的服務。