EXCEL在ERP項目實施數據清理中的應用

朱寶慧　陳平　方敏

摘 要： 本文介紹了ERP項目實施數據清理中EXCEL的重要性，EXCEL作為主要工具數據清理階段主要工具存在的原因和意義。在數據清理階段，EXCEL處理數據的基本步驟，從基礎的模板，廣泛使用的函數，特殊的函數，及宏代碼和按鈕的應用全面的剖析了EXCEL的應用，并對ERP項目實施人員提出了對應的EXCEL相關技巧的建議。

關鍵詞：ERP 數據清理 EXCEL 項目實施

中圖分類號：TP39 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2016）03-0005-01

在數據清理中，EXCEL作為最主要的工具存在，幾乎所有的ERP供應商、實施團隊和企業內部團隊都會選擇用EXCEL作為最主要的工具來進行數據清理。一方面，EXCEL因為安裝簡單方便，兼容性強，支持的數據格式多樣，顯示直觀方便。另一方面EXCEL容易掌握和上手，不需要特別的程序代碼設計的知識，并且大多數的項目參與者都計算機基礎的操作能力，可以降低企業的培訓成本，直接參與數據重建。

首先，分析數據結構，建立好EXCEL的數據模板，實現批量操作。

比如在某個ERP項目實施數據清理中，在項目配置階段，對于數據的導入，我們可以通過ERP的系統直接對可以導入的數據進行導入。導出一個格式的數據CSV文件。然后將需要的文件粘貼到CSV文件里面。然而，不是所有數據都可以直接導入的，一個部分要直接錄入，還有一些公式可以通過處理以后進行導入，如何減輕項目配置階段的大量工作量，在這個過程中，EXCEL就非常重要了。excel和軟件及業務的結合，所有的項目參與者都要有相關操作的基本技能，用好這個信息化項目實施的好幫手。

其次，對于不能進行批量操作的數據，通過EXCEL的函數和報表來進行特殊處理。

有了新的數據結構，清理好了數據，配置好了基本的流程，系統開始進入到了數據導入的階段了，在老ERP的版本中，只能支持到EXCEL的2003版本，這個問題的發現主要是大量列的數據表的出現，在《XX店鋪經營報表》有537列，已經超過了03版本中SHEET表容納的范圍了。所以，更需要我們細心歸納分析來解決問題。

參與者除了掌握基本的OFFICE操作以外，還要掌握常用的函數，比如統計類、查找類、文本類的函數。因為他們會常常用在我們處理數據當中。

在這個圖表里面體現的是一個老系統和新的系統之間編碼的對接關系，其中供應商名稱這個列里面是老系統的名稱，我們要通過這個名稱來確定新的系統里面的編碼的對應關系，但是新的系統里面的編碼又不完全是這個名稱，名稱可能比較接近，有一些關鍵字，于是，我們要先確定關鍵字，分析一下名稱以后我們確定關鍵字大多位于當前名稱的23、34、45文本中，于是通過函數MID來取得相應的關鍵字。然后通過查詢函數VLOOKUP來查詢關鍵字所對應的原紀錄，通過公式我們可以看到，原來的記錄保存在當前文件的sheet2中，查詢結束后，我們還可以通過一個IF函數來幫忙判斷一下，這兩次查詢是否等同，如果不等同，我們則需要設定一個【再檢查】的指標，來幫助我們的數據處理人員快速找到相關資料。

第三，用EXCEL的宏程序對于一些瓶頸類數據進行處理，同時用按鈕來拓展個性化報表的操作，同時降低用戶使用的門檻，加快數據清理的進程。

對于一些特殊的報表，利用宏代碼和按鈕減輕用戶的操作復雜性，降低用戶的使用瓶頸。用戶只需要點擊【匹配關鍵字的按鈕】就可以調用下面的代碼程序了。

通過這個源代碼和表單控件的匹配，實施人員有簡單的VB語言基礎就可以寫出相關代碼，可以簡單的培訓一下相關用戶，而用戶則可以完全不關心的具體操作，只要往excel指定的單元格里面錄入相關的參數就可以實現客商匹配的功能了。

在ERP項目實施中，數據清理、收集、轉換是其中最重要的部分之一，數據清理不僅工作量非常大，而且其工作質量好壞還決定著信息化建設的成敗。首先企業的基礎數據涉及面廣；其次，基礎數據準備的工作量大，以上各類信息的記錄數從幾個到幾十萬都有，而每條記錄包含的字段又可多達幾十個甚至上百個，兩者的乘積更大，通常造成項目延期的原因有90%來自于基礎數據整理。第三是要求高，數據的正確性是最重要的，數據是程序正確運行的基礎，如果其中的數據與實際不符，通常造成項目失敗的原因有80%以上來自于數據不正確。通過以上分析我們可以看到，作為項目實施人員，不僅僅要有基礎EXCEL的操作能力，還要掌握到相關的函數和報表處理分析能力，及VB宏代碼設計的操作，這樣可以在數據清理中更加得心應手的處理相關的問題，更好的推動企業ERP項目實施的進程。

作者簡介：朱寶慧（1976.4-），女，四川資中，碩士研究生，講師，主要研究方向，計算機應用，ERP，信息化等。