電子商務檔案管理的智能化趨勢

程開祝 廈門市展威科技有限公司 福建廈門 361000

?

電子商務檔案管理的智能化趨勢

程開祝 廈門市展威科技有限公司 福建廈門 361000

【文章摘要】

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術的迅速發(fā)展，電子商務也在各個領域得到廣泛使用。電子商務是以信息網(wǎng)絡技術為主的商務活動，它突破傳統(tǒng)的商業(yè)活動模式，其便捷性、準確性和儲存容量大等特點如果運用到檔案管理方面，對檔案管理來說應該是一個很好的契機。電子商務檔案管理的網(wǎng)絡信息智能化，不僅可以突破傳統(tǒng)檔案管理模式，減少紙質(zhì)使用，從而為科學可持續(xù)發(fā)展做貢獻，也可以提高工作效率，精簡人員。所以，電子商務檔案管理從傳統(tǒng)模式過渡到智能化是必然的，智能化將是未來商務工作的主要形式。

【關鍵詞】

電子商務；檔案管理；智能化

0　前言

隨著“第三次工業(yè)革命”的開始，人類進入了信息時代。互聯(lián)網(wǎng)信息技術越來越普及，中國作為十六億的人口大國，智能化改革也將是未來發(fā)展的主流方向。近些年電子商務的崛起，無疑又帶動了一場新的變革，那么作為企業(yè)“命脈”的檔案，不僅影響企業(yè)的整體運行，也是一些重要環(huán)節(jié)的基礎，所以檔案的管理也應朝著智能化發(fā)展，不斷突破傳統(tǒng)，為整體發(fā)展做貢獻。電子商務檔案管理的智能化還沒有成熟的運行機制，也沒有得到真正意義上的廣泛使用，所以為了使檔案管理朝著信息化、智能化前進，各方都要積極探索，共同努力。

1　電子商務檔案管理智能化的現(xiàn)狀及解決措施

1.1認識存在偏差，應注重檔案管理智能化優(yōu)點的宣傳

檔案管理智能化是未來發(fā)展的主流方式，但由于近幾年才開始轉(zhuǎn)變，檔案管理人員的認識還不夠全面，或者存在一些偏見。電子商務檔案管理全部依靠電子計算機，有時候會出現(xiàn)系統(tǒng)錯誤，讓人不能信服，所以對于檔案管理人員來說，各企業(yè)應加強信息化、智能化優(yōu)點的宣傳，為早日實現(xiàn)檔案管理智能化做好準備。

1.2系統(tǒng)不完善，應完善檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)專業(yè)化

上段已經(jīng)提到，電子商務信息化需要全部依靠計算機，目前的計算機版本不統(tǒng)一，新的版本或測試版系統(tǒng)不穩(wěn)定，容易發(fā)生死機、還原系統(tǒng)等問題，進而保存的資料容易丟失，難以恢復。在這種安全可靠性缺失的情況，要求計算機技術人員根據(jù)所在企業(yè)對檔案管理的要求，創(chuàng)造完善相應的電子檔案管理系統(tǒng)，保證其準確性，為檔案管理做貢獻。

1.3操作人員專業(yè)技術水平不過關，可以進行培訓，規(guī)范操作

對于傳統(tǒng)檔案管理人員來說，全部依靠計算機來操作，往往在技術方面不過關，這主要體現(xiàn)在兩個方面。一方面，在建立檔案的過程中，操作有困難，不能建立完善的檔案；另一方面，在管理檔案的過程中，除了基本操作外，如查找、歸類等技能，會加重自身工作量，影響整體工作效率。

針對這個問題，各企業(yè)應對檔案管理人員進行集中培訓，讓專業(yè)人士講解計算機的基礎應用，提高電子商務檔案管理智能化技能的掌握水平，規(guī)范操作方式，使電子商務檔案管理智能化系統(tǒng)更加完善。

2　電子商務檔案管理智能化發(fā)展的方向

2.1檔案管理信息虛擬化

電子商務檔案管理所有信息存在計算機中，運用虛擬化的手段，將企業(yè)信息、商品詳情和客戶資料等所有檔案分類存檔，最大程度實現(xiàn)虛擬化，節(jié)約了時間和空間。除了管理各類信息外，還可以運用云端等互聯(lián)網(wǎng)技術，備份儲存資料，突破地域和時間實時傳送，還可以更直觀對比分析，制定更符合實際情況的發(fā)展策略，為企業(yè)運作提供直觀數(shù)據(jù)，方便上級做決策。

2.2檔案管理信息多樣化

傳統(tǒng)的檔案管理全部依靠人工，在紙質(zhì)資料上填寫，或者運用半智能方式，在電腦上填寫各種信息，然后打印出來再歸檔，這就只能保存可以轉(zhuǎn)換成文字的資料，大大局限了信息的種類。如果實現(xiàn)電子商務檔案管理智能化，除了可以保存基本的文字資料外，視頻、音頻、圖形、立體等形式也都可以保存，不僅增加了信息的多樣性，還容易引起共鳴，及時了解客戶需求，以做一些變動，跟上消費新潮流。

2.3檔案管理信息便捷化

運用計算機技術管理檔案，其便捷性是智能化信息技術得到廣泛運用的一個突出特點。第一，檔案管理智能化操作簡單，可以減少錄入時間；第二，檔案管理智能化可以及時找到所需資料，不用在檔案柜里按順序查找，節(jié)省查詢時間；第三，檔案管理智能化還可以把多種數(shù)據(jù)進行對比分析，運用視頻通話和語音通話等方式及時溝通，打破了地域性和時間阻礙，這一點應該是電子商務檔案管理智能化最基本的優(yōu)點。

3　實現(xiàn)電子商務檔案管理智能化的現(xiàn)實性意義

3.1突破傳統(tǒng)，節(jié)約資源

上文也提到了，傳統(tǒng)的檔案管理依靠紙質(zhì)文件，也需要保存大量紙質(zhì)文件的空間，同時管理人員也要好幾名。實現(xiàn)電子商務檔案管理智能化，突破傳統(tǒng)模式，節(jié)約人力資源和紙質(zhì)資源費用，本質(zhì)上為保護環(huán)境做了貢獻。除此之外，也節(jié)省了保存檔案的空間，便于結構精簡，最大程度節(jié)約開支。

3.2便于管理

通過互聯(lián)網(wǎng)信息技術，實現(xiàn)檔案管理智能化，更加便于管理所有資料，也方便更新信息和查詢信息。在特殊情況下，可以運用儲存卡增加安全性，把所需資料存在儲存卡等設備上，更突破了網(wǎng)絡的界限。

3.3提高工作效率

精簡人員，操作便捷，最大程度上節(jié)約了資源，減少錄入信息、管理信息和查詢信息的時間，大大增加了工作效率。工作效率的提高直接促進企業(yè)進步，電商的發(fā)展更加順利，也增進了經(jīng)濟的活力，為普通百姓創(chuàng)造更好的經(jīng)濟消費環(huán)境。

4　結論

電子商務近年受到國家重視，其未來前景一片光明，電子商務檔案管理的智能化也是必然的，但在目前還不完善的情況下，存在一些惡意操作，各方應該趨利避害，杜絕不良競爭，防止惡性循環(huán)。電子商務檔案管理有著便捷性、系統(tǒng)性的特點，但形式是虛擬存在的，相關人員要做好應對意外的準備，為其更好更快朝著智能化發(fā)展盡最大的努力。

【參考文獻】

［1］孫萬彤.電子商務檔案的特點及智能化發(fā)展趨勢探討［J］.黑龍江史志，2014，20∶102.

［2］鄭宇.談電子商務檔案管理的智能化［J］.黑龍江檔案，2015，01∶82.

［3］劉偉.試論電子商務檔案管理的智能化［J］.黑龍江史志，2015，13∶191-192.