關(guān)于農(nóng)產(chǎn)品檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室檔案管理的幾點(diǎn)思考

朱治鳳 （上海市金山區(qū)農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全中心 201599）

關(guān)于農(nóng)產(chǎn)品檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室檔案管理的幾點(diǎn)思考

朱治鳳 （上海市金山區(qū)農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全中心 201599）

為提高農(nóng)產(chǎn)品檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室運(yùn)行管理效率，更好地為農(nóng)產(chǎn)品檢測(cè)工作服務(wù)，闡述了農(nóng)產(chǎn)品檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室檔案管理的重要性和主要內(nèi)容，并針對(duì)實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作中存在的主要問題，提出了相應(yīng)的建議和對(duì)策。

農(nóng)產(chǎn)品檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室；檔案管理；問題；建議

實(shí)驗(yàn)室檔案是實(shí)驗(yàn)室管理和建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化實(shí)驗(yàn)室的重要標(biāo)志，是做好實(shí)驗(yàn)室工作、全面提高實(shí)驗(yàn)室管理水平的重要保證。筆者以上海市金山區(qū)農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全中心（上海市金山區(qū)農(nóng)產(chǎn)品檢測(cè)中心）為例，分析了農(nóng)產(chǎn)品檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室檔案管理中存在的問題，并依此提出了相應(yīng)的建議，以提高農(nóng)產(chǎn)品檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室運(yùn)行管理效率，更好地為農(nóng)產(chǎn)品檢測(cè)工作服務(wù)。

1 農(nóng)產(chǎn)品檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室檔案管理的重要性

上海市金山區(qū)農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全中心（上海市金山區(qū)農(nóng)產(chǎn)品檢測(cè)中心）于2008年9月成立，主要負(fù)責(zé)全區(qū)糧油、蔬菜、畜禽產(chǎn)品、水產(chǎn)品質(zhì)量安全監(jiān)管檢測(cè)，能獨(dú)立承擔(dān)第三方公正檢測(cè)，目前已具備豬尿、飼料、蔬菜瓜果農(nóng)藥殘留、土壤、有機(jī)肥料和種子六大類共52個(gè)參數(shù)的檢測(cè)能力。作為出具公正數(shù)據(jù)的第三方農(nóng)產(chǎn)品檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室，為開展準(zhǔn)確、科學(xué)和公正的檢測(cè)工作，必須持續(xù)不斷地提高農(nóng)產(chǎn)品檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室管理水平。建立和完善農(nóng)產(chǎn)品檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室檔案，做好農(nóng)產(chǎn)品檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室檔案的收集和整理，使農(nóng)產(chǎn)品檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室檔案能規(guī)范、科學(xué)、正確和全面地反映農(nóng)產(chǎn)品檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室的運(yùn)行情況，提高農(nóng)產(chǎn)品檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室的功能和效率，這不僅是農(nóng)產(chǎn)品檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室管理工作的重要內(nèi)容，也是更好地適應(yīng)農(nóng)產(chǎn)品檢測(cè)工作發(fā)展的需要。因此，必須十分重視農(nóng)產(chǎn)品檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作，扎實(shí)推進(jìn)農(nóng)產(chǎn)品檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室各類檔案的收集、整理、保管和現(xiàn)代化技術(shù)的運(yùn)用。

1.1 農(nóng)產(chǎn)品檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室檔案是檢測(cè)工作的重要保證

農(nóng)產(chǎn)品檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室檔案是第一手的參考材料，直接反映檢測(cè)結(jié)果，具有原始性和憑證性，是十分重要的檢測(cè)信息。管理好農(nóng)產(chǎn)品檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室各類檔案數(shù)據(jù)，有助于不斷改進(jìn)農(nóng)產(chǎn)品檢測(cè)實(shí)驗(yàn)方法和手段，從而不斷提高檢測(cè)質(zhì)量，以便得到更準(zhǔn)確的農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全信息。

1.2 農(nóng)產(chǎn)品檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室檔案管理是實(shí)驗(yàn)室管理工作的重要內(nèi)容

農(nóng)產(chǎn)品檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室檔案管理將會(huì)直接影響實(shí)驗(yàn)室整體管理水平，是農(nóng)產(chǎn)品檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室建設(shè)和發(fā)展中不可缺少的一項(xiàng)長(zhǎng)期性、基礎(chǔ)性工作。農(nóng)產(chǎn)品檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室檔案管理不僅能客觀反映農(nóng)產(chǎn)品檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室的管理水平和檢測(cè)質(zhì)量，而且對(duì)增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)性、提高實(shí)驗(yàn)室的檢測(cè)水平、維護(hù)檢測(cè)中心的聲譽(yù)和法律地位都具有重要的作用。

2 農(nóng)產(chǎn)品檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室檔案管理的主要內(nèi)容

農(nóng)產(chǎn)品檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室檔案的內(nèi)容應(yīng)充分反映實(shí)驗(yàn)室的各項(xiàng)工作情況，并能全面、準(zhǔn)確、及時(shí)地為實(shí)驗(yàn)室的檢測(cè)工作提供信息服務(wù)。農(nóng)產(chǎn)品檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室檔案內(nèi)容可根據(jù)實(shí)驗(yàn)室的實(shí)際情況進(jìn)行收集、整理，按照金山區(qū)農(nóng)產(chǎn)品質(zhì)量安全中心的規(guī)定，農(nóng)產(chǎn)品檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室檔案可分為七類，包括檢測(cè)人員技術(shù)業(yè)務(wù)檔案、質(zhì)量管理體系類檔案（質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書）、標(biāo)準(zhǔn)類檔案（法律法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)）、儀器設(shè)備類檔案、檢測(cè)原始記錄及報(bào)告類檔案、質(zhì)量管理體系原始記錄類檔案和收發(fā)文類檔案。

3 農(nóng)產(chǎn)品檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室檔案管理中存在的問題

3.1 建檔意識(shí)淡薄，檔案管理制度落實(shí)不到位

傳統(tǒng)習(xí)慣上，農(nóng)產(chǎn)品檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室的工作只注重檢測(cè)過程和檢測(cè)結(jié)果，忽略了資料的全面收集、整理、歸檔和利用分析，對(duì)檔案資料及其歸檔的重要性的認(rèn)識(shí)還相對(duì)不夠。體系文件《質(zhì)量手冊(cè)》、《程序文件》和《作業(yè)指導(dǎo)書》對(duì)實(shí)驗(yàn)室資料的收集、整理、歸檔和使用進(jìn)行了有效地規(guī)范，基本建立起相應(yīng)的檔案資料管理措施。然而在實(shí)際工作中，并沒做到有工作及活動(dòng)就有記錄、有措施就有書面文字記載和資料存檔，更沒做到對(duì)檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全有效地加以利用。

3.2 檔案管理的數(shù)字化還不夠

目前農(nóng)產(chǎn)品檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室主要的檔案管理是對(duì)紙質(zhì)檔案的整理、歸檔，電子版檔案僅是針對(duì)紙質(zhì)檔案編寫的案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄，在查找特定檔案過程中就顯得繁瑣，同時(shí)也較難實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化。

4 加強(qiáng)農(nóng)產(chǎn)品檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室檔案管理的對(duì)策和建議

針對(duì)農(nóng)產(chǎn)品檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室檔案管理中存在的問題，要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，加強(qiáng)檔案資源建設(shè)和基礎(chǔ)建設(shè)，推進(jìn)檔案管理創(chuàng)新，提供檔案服務(wù)，加快信息化建設(shè)，增強(qiáng)檔案管理工作的責(zé)任感和緊迫感，努力提高檔案管理工作的整體水平，為檔案管理工作的發(fā)展創(chuàng)造良好的條件。

4.1 增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，建立健全檔案管理制度

增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，建立與農(nóng)產(chǎn)品檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室整體發(fā)展相適應(yīng)的實(shí)驗(yàn)室檔案管理制度，統(tǒng)一檔案格式，使農(nóng)產(chǎn)品檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室的檔案工作規(guī)范化和制度化，并在工作實(shí)踐中不斷補(bǔ)充和完善。

4.2 引入現(xiàn)代化手段，實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化

檔案管理是一個(gè)不斷創(chuàng)新的過程，其中實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求。農(nóng)產(chǎn)品檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室要依托現(xiàn)代科技手段，加強(qiáng)對(duì)電子檔案的歸檔，使現(xiàn)在的紙質(zhì)檔案管理逐步過渡到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)化管理，并逐步將紙質(zhì)數(shù)據(jù)文件向電子數(shù)據(jù)文件轉(zhuǎn)移，方便對(duì)檢測(cè)結(jié)果的網(wǎng)絡(luò)發(fā)布和今后對(duì)檢測(cè)檔案的檢索。

4.3 更新檔案工作理念，主動(dòng)開發(fā)檔案信息資源

檔案歸檔的目的就是對(duì)檔案資源的利用和開發(fā)。通過一些可行的渠道，對(duì)檔案信息進(jìn)行深層次加工，擴(kuò)大利用、開發(fā)檔案的領(lǐng)域和范圍，可適當(dāng)利用檔案資料，把“死檔案”變?yōu)椤盎顧n案”，使檔案具有生命力，并發(fā)揮出更大的作用，使檔案管理工作向良性循環(huán)的方向發(fā)展。

5 小 結(jié)

綜上，農(nóng)產(chǎn)品檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室通過加強(qiáng)檔案管理可提高實(shí)驗(yàn)室的管理水平，因此，需要進(jìn)一步解放思想，與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)農(nóng)產(chǎn)品檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室的檔案管理，完善質(zhì)量管理體系，增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力，使檔案工作更好地服務(wù)于農(nóng)產(chǎn)品檢測(cè)工作，服務(wù)于金山農(nóng)業(yè)發(fā)展。

2015-07-03