事業單位數字化檔案管理現狀與優化對策

田　爽吉林省展覽館，吉林長春　130041

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事業單位數字化檔案管理現狀與優化對策

田爽
吉林省展覽館，吉林長春130041

摘要隨著社會的快速發展，人們的各項工作的進行都離不開信息化與數字化。計算機技術的不斷提高，為檔案管理工作帶來了極大的便利，不僅能提高工作效率和檔案的利用率，還能優化工作流程，促使檔案管理工作更加完善。目前，事業單位數字化檔案管理還存在一些問題，數字化和信息化還有待普及推廣。因此，本文先論述了事業單位數字化檔案管理的意義，然后分析了其現狀，最后給出了相關的優化對策，希望能為事業單位數字檔案管理工作的完善提供一定幫助。

關鍵詞數字化；檔案管理；優化

隨著科學技術的快速發展，人們已經進入了信息化時代，無論是生活還是工作都與計算機息息相關。有了先進的科技和現代化辦公設備的幫助，人們的工作效率大幅提高，工作質量也得到保障。檔案是各類組織和個人在社會活動中形成的具有保存價值的相關信息記錄，包括文字、圖表、音像等多種形式，其無論是對組織還是個人都有重要價值。隨著社會的變遷，檔案的管理保存已由傳統的紙質管理形式逐漸向數字化管理形式轉變。檔案的數字化管理是將檔案內容從實體性的儲存方式轉向數字化的數據庫系統，能夠實現資源的多元利用，提高檔案利用的時效性。但是，當前事業單位的檔案管理還沒有建立完善的數字化管理系統，容易造成工作效率低下、檔案的安全保密性不高等問題，因此，事業單位的檔案管理亟需向數字化、信息化轉變，以提高檔案利用率，更好的為人民、為社會服務。

1　事業單位數字化檔案管理的意義

1.1有利于提高單位經濟效益

隨著社會經濟的飛速發展，人們的信息量越來越龐大，需要管理的檔案也越來越多。傳統的檔案管理模式使得信息的搜集和整理變得復雜，極易造成工作效率和工作質量低下，影響政府單位的社會形象。同時，和數字化管理模式脫軌，許多工作的進行都需要大量的使用紙張，造成資源的浪費，而工作量的加大也需要更多的人力投入，造成人員的浪費，長此以往，將會使事業單位的經濟負擔加重，不利于單位的可持續發展。而采用數字化檔案管理，檔案信息的整理和儲存都向電子化轉變，縮小了檔案的占地空間，整理歸納將會更有序合理，不僅能提高工作的效率和準確度，減少人工工作的錯誤和誤差，還能節約資源，使單位經費能投入到更有用的地方，提高單位的經濟效益。

1.2有利于提高辦公效率

傳統的人工管理檔案的工作模式，使工作變得復雜且冗余。檔案的搜集需要耗費大量的人力物力財力，同時信息的準確性也不高；檔案的整理和歸納則需要工作人員投入大量精力，倘若在工作中出現錯誤，往往需要耗費更多的時間來彌補，不僅工作效率低下，也容易影響工作人員的積極性，而消極的工作狀態也無法保證工作質量；檔案的查詢則更為復雜，由于檔案大多以紙質形式保存，除了會占用更多的場地外，工作人員查詢檔案也會十分困難，有的檔案可能由于儲存不當或其他不可抗因素而造成毀損、丟失，影響事業單位工作的正常進行。而數字化的檔案管理依賴于現代科學技術，集便捷性、高效性、環保性于一體，檔案的搜集整理都由專門的工作軟件完成，不僅效率高，且誤差小，避免了重復工作，大大提高了辦公效率。

1.3有利于提高檔案利用效率

當前，人們對檔案信息的使用較以往更加頻繁，許多社會活動都離不開檔案。倘若采用傳統的檔案管理模式，人們在辦事時可能要去不同的地方調取檔案信息，不僅十分繁瑣，也不利于檔案的妥善保存。采用數字化檔案管理，用戶的信息都儲存在數據庫中，需要使用檔案時只需上網查閱即可，十分方便。事業單位工作人員在為群眾辦事時，只需群眾提供相關的基本信息，工作人員便能及時找到所需要的檔案、文件，無需再耗費時間去查找資料，也無需辦事群眾前往不同地方去調取檔案，極大的提升了檔案的利用效率。

2　事業單位數字化檔案管理的現狀

2.1缺乏現代化的辦公設備

目前，許多事業單位的辦公設備還沒有達到要求，因此沒能及時實現數字化和現代化。有的事業單位僅僅使用計算機進行簡單的工作，沒有實現對現代科技的更大利用，還有的事業單位辦公設備較為落后，僅有少數幾臺電腦，且使用年限較長，系統和硬件沒有及時更新，影響了工作的效率和準確性。同時，有些單位對檔案的管理不夠規范，沒有指定具體的標準和制度，在檔案室保管室內隨意堆放雜物，整理、清潔工作不及時，防火、防潮等工作也不到位，容易導致檔案的丟失、毀損，不利于更好的為人民群眾服務。除此之外，事業單位對檔案的管理僅限于保管層面，沒有對檔案進行合理的開發利用，使得檔案的使用效率低下，影響工作質量的提高。

2.2檔案信息缺乏共享

當前，事業單位之間、事業單位和其他組織之間沒有建立完整的資源共享平臺，許多需要頻繁利用的檔案信息被分散保存，不僅容易產生較大的誤差，降低工作質量，同時也為使用者帶來許多不便。現代化社會的高速運轉，對檔案的時效性要求較高，例如個人在處理許多事情時都要用到身份信息，倘若在不同事業單位保存的信息有所區別，那么就會為群眾在日常生活和工作中帶來許多麻煩和困擾，長此以往可能造成群眾的不信任，影響政府在人民群眾心中的形象，不利于政府以及事業單位的長期發展。同時，信息的分散也為工作人員帶來許多不便，當缺乏少許必要的信息時，工作可能就無法進行下去，這樣也會使工作人員懈怠，對工作質量造成不利影響。

2.3工作人員素質有待提高

隨著信息化的不斷推進，許多老員工由于對現代技術的接觸較少，因此，即使有了先進的辦公設備和軟件，個人技能也無法達到工作所需要求。由于數字化檔案管理和傳統的工作模式的區別較大，一些員工對工作內容和性質認識不足，對信息平臺的內容和使用缺乏應有的知識，導致工作質量反而降低。同時，隨著信息量的迅速加大，對信息的使用量也不斷增多，工作人員的服務意識沒有跟上時代步伐，常常與辦事群眾產生誤會、沖突等，不利于工作的開展。另外，現代技術發展迅速，事業單位仍欠缺具備專業知識和技術的人才，例如對新的工作軟件解讀不夠、設備出現故障無法處理等，專業的檔案管理人員的缺乏使得現代化設備不能充分發揮作用。

3　事業單位數字化檔案管理的優化對策

3.1完善辦公設備

事業單位的檔案管理工作向數字化轉變的一個必要前提是擁有現代化的辦公設備，因此，事業單位應當深入調研，充分聽取專家以及單位工作人員的意見和建議，引進先進的且適合本單位工作的現代化辦公設備。單位應當對經費的使用進行科學合理的預算，使資金能更最大的發揮作用，盡可能引進質量較高的設備，以實現單位的可持續發展。同時，單位也可積極的與企業進行合作，與企業之間形成聯動效應，在能夠以較低價格采購辦公設備的同時，也促進企業的發展，從而帶動當地的經濟發展。另外，事業單位在完善辦公設備時，應堅持經濟、綠色、可持續的理念，以形成示范，推動整個社會的可持續發展。

3.2構建事業單位數字化檔案管理體系

從當前的社會發展來看，檔案管理的數字化、信息化是今后的發展趨勢，因此，事業單位需構建完整的數字化檔案管理體系，以實現信息資源的共享，提高檔案的使用效率和單位的辦事效率，更好的服務群眾、服務社會。在此過程中，事業單位的硬件采購、軟件安裝等都應達成一致意見，在采用適合本單位性質的工作模式的同時應盡量向標準化靠攏，以構建更加完整嚴密的檔案管理體系。同時，對于大量需要整理和儲存的資料，應當采用雙服務器的備份方案；對于不同性質的檔案資料，應設置不同的機密等級并做好相應的加密保護工作；對于不同工作系統的操作權限，應當合理安排人員并制定清晰的規章制度，保證工作的嚴謹性。除此之外，對于儲存檔案的電子載體也要做好質量把關，并在日常工作中做好防火、防潮工作，消除安全隱患，為工作的順利進行創造良好的環境。

3.3提高工作人員綜合素質

事業單位需采用多種方式提高工作人員的綜合素質，以促使工作質量的不斷提高。對于老員工而言，最大的障礙即對現代化的辦公設備和技術不熟悉，因此單位應及時開展培訓，提高工作人員的工作技能，在工作中也應定期進行考核，了解工作人員對工作知識和技巧的掌握情況，同時，在日常工作中也要對工作情況進行檢查，建立相關的獎懲措施，以激勵工作人員不斷學習、提高技能，保持跟隨時代發展的步伐。除了對工作人員進行必需的技能培訓外，還應對他們的服務工作進行相關的培訓，強化工作人員的服務意識，提高工作人員的服務水平，以形成和諧融洽的干群關系。另外，事業單外還要采取引進和培養相結合的方式，充實專業化的檔案管理人才隊伍，在培養專業性人才時，應使參培人員認識到數字化檔案管理的好處以及必要性，這樣才能使他們及時轉變觀念，樹立變革管理方法的思想，積極學習先進的經驗和技術，掌握更多的檔案管理知識，實現數字化檔案管理工作的不斷優化。

3.4健全檔案管理安全保密制度

無論是個人還是組織的檔案信息，都對其信息有著一定的保密要求，倘若其信息資料泄露，可能會被不法分子所利用，為檔案的擁有者帶來不便甚至危害，因此，事業單位需要建立健全檔案管理安全保密制度。對于不同的檔案應有不同的保密方式和級別，使用權限也應有配套的制度來指導，以保證信息的安全性。在日常工作中，工作人員應當保持嚴謹的態度，需要使用時才能打開所需信息，使用完畢應當及時關閉，防止他人信息外泄；同時，單位應配備專業的技術人員對檔案進行加密，在平時對辦公設備進行定期的檢查和維護，發現隱患要及時排除；另外，單位應配備充足的安保人員，對保存重要資料的場所給予嚴格的保護。

4　結論

現代社會生活離不開檔案，事業單位必須提高認識，采取科學合理的檔案管理方式，提高檔案的利用率、保證檔案的安全性，才能使單位得到長足發展，成為合格的服務型單位。

參考文獻

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中圖分類號G2

文獻標識碼A

文章編號1674-6708（2016）155-0052-02