關于信息時代的電子檔案管理分析

周啟文

樹德中學光華校區2014級12班

關于信息時代的電子檔案管理分析

周啟文

樹德中學光華校區2014級12班

由于社會不斷發展，信息技術的不斷進步，計算機的應用已經進入到各個社會領域當中，電子檔案管理在現代化辦公中發揮著重要作用，有力推動了檔案管理的健康發展，簡便的網絡傳輸改變了傳統繁瑣的工作，這種方式將深深影響今后的檔案管理工作，這種全新的挑戰對檔案管理人員提出了更高的要求，一定要高度重視電子檔案管理工作，才能加快推動檔案管理工作的發展。

信息時代 電子檔案 管理

電子檔案是通過查找、傳遞、加工、存儲具有一定社會價值的材料來達到目的的一種記錄方式，利用現代科技手段替代傳統紙質檔案管理，這也是檔案管理的一次技術上的飛躍，對于檔案管理者來說這也是一次全新的挑戰，檔案管理人員需要認真研究檔案管理技術，使檔案管理盡快實現現代化和自動化。

1 電子檔案的優點

1.1 減少了檔案管理人員的工作量

通過現代信息系統對檔案進行智能化和自動化分析、歸類管理，實現了文檔的一體化管理，降低了檔案管理者的勞動強度，使檔案管理人員真正從繁重的腦力和體力勞動中解放出來，檔案管理人員可以從事其它方面的研究與創造，彰顯更大的社會價值。

1.2 確保了電子檔案的完整性

由于電子檔案管理是通過計算機進行檢索、錄入，可以減少傳統人工管理中存在的文件收錄不全進行二次整理的工作。運用電子檔案管理的方式，利用微機就可以自動完成分類歸檔管理，改變了需要人工查找、補缺、重新錄入的不便，節省了大量的人力物力，節約了時間，提高了工作效率，充分實現檔案管理的社會價值。

1.3 提高了文檔的保密性

在過去較長時期內，人們在使用檔案材料時都是調用整卷內容，雖然使用人員只需利用其中的一部分，但同時也可以看到其它內容，這種做法導致大量的文檔內容外泄。利用電子檔案的電子化管理則可以解決這一問題，可以將電子檔案分為不同的單份文件，使用人員在提出自己的需求時，只需提供相應文件即可，可以有效保證文件的安全。

1.4 提高了工作質量和效率。

檔案管理工作是為了方便人的使用，為了提供高效的閱讀服務與使用服務，就需建立高水平的文檔卷宗。但在過去較長時期內，檔案的立卷工作都是人工操作的，也就是工作人員根據自己對立卷的認識進行管理，因此工作人員會把自己的主觀理解帶入到立卷工作中，導致立卷標準不統一，導致案卷質量不一致，也不利于今后的檔案使用。利用計算機對文書檔案進行管理，也就是建立電子化檔案，不但可以解放大量的檔案工作人員，降低勞動強度，也可以在檔案編研與開發二次信息方面充實人才，同時保證了文書檔案管理工作不斷提高正確率，工作效率也得到了明顯提升，使文書檔案可以在短時間內創造更大的價值。

2 做好電子檔案管理的策略

2.1 健全電子文件管理標準

第一，保證統一領導文件管理與檔案管理工作，實現二者的共同進行；第二，檔案部門要負責文件管理的一部分工作，保證檔案部門參與文件的形成、歸檔、查閱、利用等各種環節；第三，利用最短時間盡快出臺科學有效的、完善一致的電子文件歸檔標準；第四，檔案部門在搜集電子資源時，應該準確核對電子文件信息的真實性與原始性。

2.2 做好電子檔案安全工作

電子文件具有存在于不同載體上的特性，相互間也可以實現轉換，文件的字體、簽名、印章都可以變換，在計算機操作中只有利用復制與粘貼功能就可以做到這一點，因此很多電子文件具有真實性但并不一定具備原始性。但還需發揮計算機各種高級功能的作用嚴格保護電子文件的安全，如可以將文檔設置為只讀模式，也可以對電子文件加密，這些操作都可以保護電子文件的安全。同時利用計算機操作中信息的獨立性與操作環境的特性，雖然修改、刪除、增加了一些信息，但由于修改后又形成了一個新的文件，因此不易于分辨文件的真假。在這種情況下，假如沒有對文件進行備份操作，在改動了數據的情況下，那么原來的文檔就會消失，同時也不易于發現。所以對于檔案室來說，要在收到第一手電子文件與電子資料后馬上備份，才能使其在今后的應用中正確無誤。

2.3 嚴格管理電子檔案的使用規程

第一，確定使用權限，要在確定不同人員的基礎上設置使用級別，分別給予不同的使用權限，要求其進行系統注冊與登錄。第二，要及時回收各種拷貝。要收到使用者的要求后，要進一步審核其使用權限，然后再進行拷貝。只需拷貝載體上的所需信息，同時利用各種技術手段對其處理，防止使用人員復制拷貝上的內容。第三，增加使用電子檔案的安全手段。要對不同的電子檔案內容給予不同的密級分級，同時系統還需全程監督電子資料的使用，同時自動生成電子文件，一旦日后出現各種問題可以及時查證。

2.4 建設高質量的人員隊伍

隨著電子文件的快速發展，對工作人員提出了更高的要求，迫切需要擁有一批精通電子技術、善于檔案管理的工作人員，檔案部門要重視管理人員的培養與引進。第一，利用各種措施引進高素質與高能力的管理人員，推薦那些責任心強、具備較高道德水平的工作人員擔任文書。第二，積極培訓當前工作人員，尤其是要求工作人員盡快掌握現代科技知識與電子技術。隨著檔案工作的快速發展，要求具備高質量、高能力的檔案工作人員，實現檔案工作的現代化，不但與工作人員當前的知識水平有關，而且也決定于工作人員的學習與知識的更新。所以檔案管理部門還需進一步做好機構精簡工作，努力建設一支高能力、高水平的新型檔案工作人員隊伍，使其在信息快速發展的時代中發揮重要的作用。

總之，隨著信息化的快速發展，在管理電子檔案過程中，要認真研究電子檔案具有的特性，不但要及時引進先進硬件，引進先進的計算機技術與網絡技術，而且也需認識到軟件開發的重要性，建立完善的電子資料管理體制，利用各種措施提高電子檔案管理人員的綜合素質與能力，共同推動電子檔案管理工作的順利開展。

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[2]李娜.淺析檔案管理中電子檔案管理的運用[J].四川水泥.2016(09)

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