針對現代辦公自動化進行研究

張璇 萬斌 薛淼

摘 要：文章首先分析了辦公自動化的相關概念及其發展過程，最后探討了辦公自動化的發展趨勢。

關鍵詞：辦公自動化；發展階段；發展趨勢

辦公自動化（Office Automation），簡稱OA，是當前世界新技術革命中一個非常活躍，且具有很強生命力的技術應用領域，是一門正在發展的綜合性科學技術，是信息化社會的產物。它涉及計算機科學、通信技術、行為科學、系統工程學、人機工程學和管理科學等多個學科的知識。

20世紀四十年代，在美國的部分企業開始使用機器來處理辦公室的業務，當時美國人把這種手段叫做辦公自動化（Office Automation），簡稱OA。由于技術和經濟的發展，它早已超出了狹窄的辦公室的概念，包括了辦公與管理的范疇，人們通稱為辦公自動化。

一、辦公自動化的定義及相關概念

我國的專家學者在全國第一次辦公自動化規劃討論會上，綜合了國內外的各種意見，將辦公自動化定義為：辦公自動化就是將計算機技術、通訊技術、信息技術和軟科學等先進技術及設備運用于各類辦公人員的各種辦公活動中，從而實現辦公活動的科學化、自動化，最大限度地提高工作質量、工作效率和改善工作環境。其目的是盡可能充分地利用信息資源，提高生產率、工作效率和質量，輔助決策，求得更好的效果，以達到既定目標。通俗地講，辦公自動化是利用現代化的設備和技術，代替辦公人員的部分業務活動，優質高效地處理辦公信息和事務。

一個辦公自動化系統主要由六種要素組成：辦公人員、指導理論、科學技術、網絡通訊、辦公環境和信息資源。辦公自動化的基本構件：辦公自動化設備和辦公自動化軟件。

辦公自動化系統是指利用先進的科學技術，不斷使辦公人員的部分辦公業務活動物化于人以外的各種設備中，并由這些設備與辦公人員構成服務于某種目標的人機信息處理系統。它是辦公自動化的具體表現。

二、辦公自動化的發展階段

第一階段：文件型OA （1980～ 1999年）。在1985年召開的全國首次辦公自動化規劃會議上，人們對OA有了初步的認識。最初的辦公自動化是從單機版的辦公應用軟件開始，以Lotus12- 3、WPS、MSOFFICE軟件為代表，實現了由手工到電腦的轉變，當時OA被稱為“無紙化辦公”。到了20世紀90年代，隨著網絡經濟的到來，政府和企業開始搭建網絡，建立自己的郵件系統，并借助Lotus Notes等平臺做初步的應用開發，一些工作審批、流轉也有了初步的雛形，實現了信息的交流與共享，此時OA的概念逐漸形成。這一階段的OA系統以個人電腦和辦公套件為主要特征，應用基于文件系統和關系型數據庫系統，以結構化數據為存儲和處理對象，強調對數據的計算和統計能力，實現了數據統計和文檔寫作電子化，完成了辦公信息載體從原始紙介質向電子的飛躍，實現了個體工作的自動化。

第二階段：協同型OA（2000～ 2005年）。該階段以工作流為中心，增加了公文流轉、流程審批、文檔管理、制度管理、會議管理、車輛管理等眾多實用功能。這一階段的辦公自動化系統更多地承擔了信息通道的任務，建立和完善了各個職能部門之間的溝通和信息共享機制，建立協同工作的環境，為辦公提供一個自動化工具。在辦公自動化覆蓋到的辦公機構內，所有員工都可以通過辦公自動化系統，根據各自的權限了解自己的工作任務及需要的信息。第二階段的OA也汲取了“協同”的思想，整合了以團隊協作和項目管理為目標的溝通合作軟件工具，體現協同思想的一些功能模塊也逐步嵌入到企業的OA系統，成為OA系統的一大亮點。

第三階段：知識型OA（2006～ 2010年）。隨著OA系統應用的逐步深入，客戶的要求也越來越高，OA發展也派生出全新的氣象。以“知識管理”為思想，以“協同”為工作方式，以“門戶”為技術手段，整合企業內的信息資源發展出來的OA系統，即通常所說的“知識型OA”，它將知識管理的思想融入到日常的辦公協同平臺軟件中去。OA系統不僅是日常協同辦公的平臺，更是一個企業進行知識管理的基本平臺，傳統的OA系統已經全面蛻變成企業的管理支撐平臺。從這個意義上說，辦公實際上是一個管理過程，由于電子商務時代的企業事務處理對象瞬息萬變，這就要求作為企業日常業務處理基礎平臺的辦公自動化系統，能夠提供足夠的靈活應變和開放交互能力。在辦公管理中，工作人員之間最基本的聯系是溝通、協調和控制，這些基本要求在以知識管理為核心的辦公自動系統中都將得到更好地滿足。通過利用先進的協作技術，幫助企業提高整體業務水平。

第四階段：智能型OA（2011年后）。隨著組織流程的固化和改進、知識的積累和應用、技術的創新和提升，最終OA系統將會脫胎換骨，全新的“智能型OA”將成為未來的發展方向。它將更關注企業的決策效率，提供決策支持、知識挖掘、商業智能等服務。

三、辦公自動化的發展趨勢

辦公自動化是一個動態的發展過程，它的具體內容、形式和自動化程度隨著相關的關鍵技術、理論和辦公需求的發展而不斷變化。因此，辦公自動化的發展，在很大程度上取決于辦公自動化技術的發展。辦公自動化技術的發展主要包括以下幾個方面：

（一）辦公自動化設備。由于計算機和通信技術的發展，使辦公自動化設備的性能價格比大幅度提高，從而有利于辦公自動化技術的推廣利用，新的設備也不斷推出。

（二）人機交互界面。辦公活動離不開人，辦公設備也需要人來操縱。從20世紀60年代的批處理操作到70年代的分時系統聯機終端上操作，已使人機交互界面得到改進。而圖形提示、菜單指引加鼠標器選擇使人機交互界面產生了又一次飛躍。Windows操作系統的推出使操作系統更加形象直觀，有利于辦公自動化技術的推廣和應用。

（三）系統集成技術。由于近年來計算機系統的開放性、兼容性，使辦公自動化軟件和硬件的集成更為方便。例如，Unix操作系統的推廣和應用使多種軟件移植和集成提供了平臺，使系統配置具有更大的靈活性和方便性。

（四）多媒體技術。 20世紀90年代以后發展成熟起來的多媒體技術，集聲音、文字、圖形、圖像、音樂、動畫和視聽技術于一體，使人機交互界面達到了一個新的境界，也必將給辦公自動化技術的發展帶來新突破。

辦公自動化技術的發展趨勢，基本上決定了辦公自動化的發展方向。辦公自動化的發展趨勢是：整個辦公系統向數字化、智能化、無紙化、綜合化發展；辦公自動化設備向高性能、多功能、復合化、系統化發展；計算機構成的辦公工作站向能同時處理文字、數據、圖形、圖像、聲音等多功能發展；通信在辦公自動化系統中的地位將進一步增強，全球性的通信網絡體系將逐步建立。

參考文獻

[1]邱宗吾.辦公自動化基礎[M].北京：北方經貿出版社，2012.

[2]沈美梨，陳孟建.現代辦公自動化教程[M].北京：科學技術出版社，2014.