試析機(jī)關(guān)事業(yè)單位住房檔案管理

熊冬珠

摘 要：隨著機(jī)關(guān)事業(yè)單位住房分配改革工作的推進(jìn)，2004年全面實施住房貨幣化分配政策以來，逐步形成了一種新的檔案類別材料——住房檔案，它是適應(yīng)國家房改發(fā)展需要所建立的一項專門檔案。本文接合實際操作流程，闡述住房檔案形成以及管理過程中的相關(guān)問題。

關(guān)鍵詞：住房貨幣檔案管理

隨著機(jī)關(guān)事業(yè)單位住房分配改革工作的推進(jìn)，2004年全面實施住房貨幣化分配政策以來，逐步形成了一種新的檔案類別材料——住房檔案，它是適應(yīng)國家房改發(fā)展需要所建立的一項專門檔案。此項檔案材料的來源圍主要是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的正式在編的職工。為能系統(tǒng)、真實的核準(zhǔn)每位職工的住房信息，核發(fā)住房貨幣化補(bǔ)貼，完善住房檔案的建立、管理機(jī)制，從以下幾個方面談?wù)勛》繉ｍ棛n案的管理模式。

一、建立住房檔案的背景

1998年7月，國務(wù)院頒布了《國務(wù)院關(guān)于進(jìn)一步深化城鎮(zhèn)住房制度改革，加快住房建設(shè)的通知》《通知》要求，從1998年下半年開始停止住房實物分配，逐步實行住房分配貨幣化。住房分配貨幣化是深化城鎮(zhèn)住房制度改革的重要內(nèi)容，對于不斷滿足人們?nèi)找嬖鲩L的住房需求、推動住宅產(chǎn)業(yè)發(fā)展、擴(kuò)大居民消費(fèi)、拉動經(jīng)濟(jì)增長具有非常重要的作用，直接涉及到個人的切身利益。

為響應(yīng)國務(wù)院的號召，將住房改革這項政策性極強(qiáng)的工作落到實處，就必須對城鎮(zhèn)個人住房情況進(jìn)行清查摸底，分單位、系統(tǒng)建立個人住房檔案，核實個人住房情況，為住房改革的實施提供可靠依據(jù)。由此可見，所謂住房檔案，是各種類型的單位、團(tuán)體在進(jìn)行房產(chǎn)管理的過程中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖趾碗娮佑涗洝?/p>

二、住房檔案具體內(nèi)容

從開始的清查建檔，到最后的核實上報，住房檔案會形成以下相關(guān)材料：

1.《單位職工住房情況登記表》

2.職工夫妻雙方身份證復(fù)印件

3.配偶單位住房情況證明

4.房產(chǎn)證、土地證復(fù)印件或房產(chǎn)證明

5.房改政策文件

6.單位組建房管專班的文件

7.單位房改實施方案

8.單位工會決議

9.關(guān)于申請核定職工住房補(bǔ)貼的報告（行文）

10.工作總結(jié)

11.其它證明材料

12.《單位職工住房情況登記匯總表》

13.《單位年度職工住房補(bǔ)貼情況申報表》

14.《單位年度職工按月住房補(bǔ)貼清冊》

15.《單位職工住房補(bǔ)貼情況記載表》

16.《單位98年末職工一次性住房補(bǔ)貼清冊》

17.《單位98年末職工一次性住房補(bǔ)貼申報表》

18.《住房已達(dá)標(biāo)職工情況匯總》

19.《住房未達(dá)標(biāo)職工情況匯總》

20.《無房職工情況匯總》

三、住房檔案分類管理

住房檔案可分為個人與綜合兩種。

住房檔案中個人部分主要由《單位職工住房情況登記表》、職工夫妻雙方身份證復(fù)印件、配偶單位住房情況證明、房產(chǎn)證、土地證復(fù)印件或房產(chǎn)證明四部分組成。

住房檔案中綜合部分主要由房改政策文件、單位組建房管專班的文件、單位房改實施方案、單位工會決議、關(guān)于申請核定職工住房補(bǔ)貼的報告（行文）、工作總結(jié)、其它證明材料、《單位職工住房情況登記匯總表》、《單位年度職工住房補(bǔ)貼情況申報表》、《單位年度職工按月住房補(bǔ)貼清冊》、《單位職工住房補(bǔ)貼情況記載表》、《單位98年末職工一次性住房補(bǔ)貼清冊》、《單位98年末職工一次性住房補(bǔ)貼申報表》、《住房已達(dá)標(biāo)職工情況匯總》、《住房未達(dá)標(biāo)職工情況匯總》、《無房職工情況匯總》等十多項組成。

以上兩種檔案，個人檔案應(yīng)交由房管部門單位存放；綜合檔案應(yīng)適時交單位綜合文書檔案整體存放。與此同時，住房檔案形成的過程中還會產(chǎn)生大量的電子信息，借住房貨幣化的軟件并存，在管理紙質(zhì)檔案的同時，維護(hù)好電子檔案信息尤為重要。任何一個數(shù)據(jù)信息的更改，都會給整個住房貨幣化工作帶來無限量的麻煩。特別是在住房貨幣化軟件多次更新的過程中，原軟件數(shù)據(jù)不能整體導(dǎo)入，必須得重新輸入，為數(shù)據(jù)信息的前后一致性，前后數(shù)據(jù)的比對、維護(hù)、保存需時時進(jìn)行。

四、住房檔案三大特點

住房檔案的特點為，即組織嚴(yán)密、持續(xù)可變、公開共享。

（一）組織嚴(yán)密

住房檔案的形成，都依托系統(tǒng)的政策文件，必須嚴(yán)密規(guī)范，不得隨意修改，有分離的偏差。對于要求個人提交的材料要缺一不可的完整收齊，且要實現(xiàn)時實更新。對系統(tǒng)電子信息的錄入，要把好四關(guān)，即，人員關(guān)，審查關(guān)，錄入關(guān)與核對關(guān)。

人員關(guān)，即基層單位應(yīng)選調(diào)了政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)水平過硬的人承擔(dān)起住房檔案的管理工作后，不可忽視了對住房檔案管理人員的思想教育工作，不斷的端正思想、提高認(rèn)識、明確責(zé)任，增強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任感，從而保證住房工作的順利開展。

審查關(guān)，即信息在錄入之前，要先審查個人的各項信息，且進(jìn)行前后比對，及時發(fā)現(xiàn)、整理個人住房信息的變更異動。在政策把握上，不能統(tǒng)一政策、公平公開的推進(jìn)此項工作，會造成各人利益的直接損失。

錄入關(guān)，即在錄入住房信息時，最好不要有多人同時在線，仔細(xì)將各個數(shù)據(jù)信息輸入電腦。如有任何一個小數(shù)點信息的錯誤，都會造成檔案數(shù)據(jù)的失真，還會使現(xiàn)有的系統(tǒng)數(shù)據(jù)與紙質(zhì)材料的內(nèi)容數(shù)據(jù)不一致，使住房貨幣化的統(tǒng)計核算工作出錯。因此，必須在材料形成、錄入的管理維護(hù)過程中始終保持工作的嚴(yán)密性，不允許絲毫差池。

（二）持續(xù)可變

住房檔案材料的形成與其它的文書檔案材料有所不同，它有著固有的連續(xù)性與可變性。因社會市場經(jīng)濟(jì)的搞活，個人房產(chǎn)情況會時時發(fā)生變化，同時，住房檔案的建立主要是服務(wù)于住房貨幣化工作開展的基礎(chǔ)，與個的的房產(chǎn)情況，職稱職級的變動，工資待遇的提升，婚姻狀況等各項情況有著必不可分的聯(lián)系，前面任何信息的異動，都會使其貨幣化補(bǔ)貼金額發(fā)生改變。所以，在相應(yīng)時間截點內(nèi)，要時時更新，時時核對，確保單位、個人利益互不受損。

（三）公開共管

住房檔案的形成過程依賴于個人材料的上報，由單位再進(jìn)行后期匯總，對于材料的真實性、完整性還有待于審核。目前，武漢市住房貨幣化管理系統(tǒng)僅僅只能是在內(nèi)部使用，不能與省市乃至國家的個人住房系統(tǒng)進(jìn)行對接，假如上報過程中，有人虛報、瞞報、假報、錯報，僅憑個人交的材料，一線管理單位無法識別真假，特別是對房產(chǎn)進(jìn)行過處理的情況，更是不得而知。當(dāng)個人利益受到損害時，個人肯定會提出，但國家、組織利益無法保證。所以如何將住房信息在有效的權(quán)限進(jìn)行對接，個人信息在一定范圍內(nèi)接受公開監(jiān)管，是需要政府、房管單位、用人單位、財政單位共同努力和實現(xiàn)的一個重要問題。