電力企業文書檔案的管理及利用解析

摘 要：文檔管理是電力企業管理中的重要工作之一，也是電力企業在逐年發展過程中對于檔案收集的重要形式。隨著電力企業的不斷發展，對于文書檔案的管理也越來越受到重視。但是如何有效的進行電力企業文書檔案管理，并且加以利用還需要電力企業的管理者不斷的思考。只有對電力企業的文書檔案有效的管理并且加以利用才能更好的促進電力企業的經濟發展，對于發展過程當中的問題才能更好的解決。

關鍵詞：電力企業；文書檔案；管理及利用

文書管理在企業的發展建設中有著非常重要的地位，文書檔案管理工作就是將企業經濟發展經驗的原始數據進行完好的保存，為以后有需要時進行查做準備。文書檔案包括電力公司所有的命令、指示、決定、報告、批復、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結等辦理完畢的文件。隨著我國電力企業的不斷發展，電力企業文書檔案管理工作也凸顯出它的重要性。但是目前文書檔案管理工作當中也出現了一些問題，本文將針對這些問題進行簡要的分析。

一、電力企業文書檔案管理及利用的現狀

隨著經濟的發展，我國電力企業管理模式也在不斷的進行完善，但是在文書檔案的管理當中依然存在著許多的問題，這也是導致我國電力企業經濟發展緩慢的原因之一。

（一）電力企業的管理層對文書檔案工作不重視。

目前許多電力企業的管理層還未認識到文書檔案管理的重要性，認為文書檔案管理工作只不過是一些文字類的工作，不具有重要作用。其實不然，文書檔案管理工作與企業的產品質量一樣重要，都關乎著企業的經濟發展。由于電力企業高層領導對于文書檔案管理的不重視，對于企業文書檔案管理中設備等置辦不全，導致電力企業文書檔案管理毫無秩序，文書檔案丟失，資料不全或損壞的事件也時常發生，為查閱帶來了諸多不便。電力企業的文書檔案的不完整雖然在外表看起來不會有損失，但是也會影響電力企業的經濟發展。

（二）電力企業文書檔案管理工作人員素質不足

由于電力企業文書檔案管理工作沒有受到企業管理層的重視，所以企業文檔管理人員的專業素質不高，而且管理人員的人手也存在不足的現象，導致對于電力企業的資料收集，整理，分類，存放等工作的不能及時有效的進行，也使得電力企業文書檔案的準確性有所降低。一些電力企業文書檔案管理人員的學歷偏低，缺乏專業技能，不能很好的完成檔案管理工作。還有就是電力企業文書檔案管理工作變化較大，薪資不高，一些管理人員對于工作沒有責任心，缺乏工作熱忱，這一系列的原因就導致了電力企業文書檔案管理工作的發展進度緩慢。

（三）電力企業文書檔案管理技術落后

隨著信息化技術的日益完善，為電力企業文書檔案管理工作也帶來了方便。但是目前大多數電力企業文書檔案管理工作還未利用這項技術，主要原因有兩種，一是電力企業還未認識到文書檔案的重要性，沒有給予足夠的經濟和政治支持；二是電力企業在運用信息化管理技術時沒有相應的管理制度，沒有配備專業的技術人員進行管理，缺乏信息化管理技術，使電力企業文書檔案信息化管理技術的建設得不到快速的發展，導致了電力企業文書檔案資料不能及時的發揮自身作用。

（四）電力企業文書檔案管理不足

雖然大多數電力企業都建立了文書檔案管理這一部門，但是對于文書檔案管理體系卻沒有明確的規定。電力企業文書檔案管理人員不但人力不足，而且在進行文書檔案收集，整理，分類，存放，借閱以及保密工作時，沒有完善的管理制度進行參照執行，致使電力企業文書檔案丟失損壞等事件時有發生，使電力企業文書檔案資料的價值得不到充分的利用。

二、電力企業文書檔案的管理及應用的完善方法

（一）加強電力企業文書檔案管理的重視

隨著電力企業的不斷發展，我們首先要將電力企業文書檔案管理的工作重視起來。電力企業的上級領導要起到很好的帶頭作用，要帶動企業全體員工對文書檔案的重視程度，提高文書檔案管理工作在電力企業中所起到的地位。不但這樣，還要將電力企業文書檔案管理的傳統工作模式進行改進，使用現代化技術的管理模式。電力企業必須要將文書檔案管理工作重視起來，電力企業文書檔案管理工作帶來良好的工作環境，為企業以后的發展提供更好的價值。只有將電力企業文書檔案管理工作重視起來，檔案管理人員才會對這項工作更加有熱情，是電力企業文書檔案管理工作完成的越來越好。

（二）將電力企業文書檔案進行數字化管理

電力企業傳統的文書檔案管理都是以紙張為主，但是紙張不但繁瑣，而且管理人員的工作量會大大增加，占用的空間也比較大，查閱的時候特別不方便。但是如果將傳統的檔案管理模式改為數字化管理模式就大大不一樣了，可以將這些問題可以輕易解決。借助現有的技術，可以輕易的將這些文書檔案進行合理的劃分，并且不會存在丟失或者損壞的現象，查閱的時候也更加方便快捷，大大減少了文書檔案管理人員的工作。但是數字化管理要想順利進行，還需制定一套健全的管理制度，只有健全的管理制度才能使文書檔案數字化管理進行的越來越好，才能實現電力企業文書檔案管理的規范化和完整化，檔案管理工作人員才能更好的按照制度來執行檔案管理，將文書檔案的作用凸顯出來。

（三）將現代化軟件應用到文書檔案管理中

對電力企業文書檔案工作室的設備進行更新，而且要將現代化的軟件應用到電力企業文書檔案管理中來，通過網絡將各個區域聯系起來，實現信息共享的目的。還要加大對電力企業文書檔案管理工作的支持，加強電力企業文書檔案管理人員的人才引進和培養，提高管理人員的專業技能。現代化軟件的使用可以將電力企業文書檔案管理工作更好的完成，利用現代的網絡技術所帶來的便利，將電力企業文書檔案的收集，分類，整理，查閱，查找，保存等準確有效的進行，高效，迅速的將電力企業文書檔案管理工作中的重點難點進行處理，達到最好的工作效率。

（四）加強電力企業文書檔案管理的安全性

雖然將電力企業文書檔案進行現代化管理有許多的好處，但是存在著一些安全問題。一些機密的文書檔案關系到電力企業的經濟發展，所以在安全性這方面不可忽視。想要確保文書檔案的安全，首先要加強管理人員的工作素質，保證在信息安全受到危害時能及時的解決。檔案管理人員要具備故障排除，病毒清理，操作準確，維護系統安全，防止黑客攻擊等等的專業技能來確保文書檔案的安全性和機密性；其次對于文書檔案的保密文件都要進行加密處理，對于這些文書檔案一定要加強管理，防止泄密給電力企業帶來不可挽回的損失。

（五）拓展電力企業文書檔案資料的利用

大多數電力企業對于文書檔案都不知道如何利用，為不知道如何為企業提供服務。實際上，電力企業文書檔案管理在整個電力企業的生產，管理以及運行上都有一定的作用，而且對企業的目標制定，發展方向和企業的決策都能提供很好的參考依據和資料查詢。還可以根據現代管理技術向服務對象公布一些新的決策和信息，提高電力企業的服務水準，使用戶能及時的接收到電力企業所發出的咨詢，用戶也可以自主進行咨詢，為企業和用戶都帶來了便利。

結束語：

隨著電力企業的不斷發展，文書檔案管理工作也變得運來越重要。所以我們要加大對文書管理工作的認識，積極培養專業的管理人員的素質，對信息安全方面也不可疏忽，雖然在文書檔案管理過程中存在著一些問題，但是在電力企業不斷的發展中都會得到不斷的完善，為企業以后的發展貢獻自己的一部分力。

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作者簡介：羅運華，女（1983-05），本科，助理政工師，從事機要秘書、文書檔案管理工作。