即時通訊相比下電子郵件的傳播優勢

吳嘉睿

【摘 要】當今，即時通訊工具（Instant Message， IM）如微信、QQ、Skype等已成為我們重要的通訊工具，它們方便、簡單、快捷，老少皆宜。但是，在IM盛行的當下，很多人仍然喜歡使用電子郵件進行交流。與IM相比，電子郵件的傳播有哪些優勢？為何郵件服務沒有被IM打??？

【關鍵詞】即時通訊；電子郵件；傳播優勢

中圖分類號：G206.2 文獻標志碼：A 文章編號：1007-0125（2016）02-0231-02

一、延時互動性

（一）傳播速度的非即時性

IM最大的特點是即時，這是它的優勢，但在某種程度上也成了它的劣勢。IM會給正在處于溝通的雙方帶來一種信息的焦慮，因為它本身就要求即時的交流和回復。

而郵件不同，發送郵件并不是急于讓對方馬上看到、馬上回復。郵件是一種延時互動，是一種全天候的交流工具。使用郵件進行交流互動，可以免受打擾，中斷思路，有充分時間思考，對話質量更高。IM雖然也允許兩端的人思考，但實際上卻隱含即時回復的信息焦慮。特別是在工作等正式場合，非即時的交流，有足夠的時間來仔細閱讀對方的信息并組織自己的觀點和語言，把想表達的內容描述清楚。傳播的非即時性是郵件相比于IM最大的優勢。

（二）傳播內容的可思考性

深度思考是回復郵件前提，寫郵件時會更嚴肅的對待，更深思熟慮一些。郵件一般通過思考與斟酌，分析之后寫下，具有一定的客觀參考與價值性，而不是主觀的偏性認識占大部分。郵件有足夠的時間行文來使文字被更好地思考和組織，在某種程度上強迫寫信的人對自己的信息進行編輯整理，雙方在交流過程中“廢話”更少，效率和質量更高，包含的信息量更大。接受者可以比較容易地了解事情的整個概況，然后經過深思熟慮來回復，所以郵件的交流通常建立在認真閱讀前人的發言為前提，深入理解并回復的基礎上的。

相反，由于IM的隨意性、碎片化，不允許思考的從容與充分，經常邊輸入邊思考，往往難以表達全部的內容，甚至不知不覺中加入個人主觀因素。所以在這方面。使用IM進行交流，大部分時候對一件事情的描述是分散成多次發送，前后銜接不好容易造成信息碎片。并且IM的消息歷史是按照時間流組織的，一般需要即時的答復，回顧成本很高，根本做不到認真閱讀理解并回復。

例如記者通過郵件進行采訪時，郵件采訪保證了受訪者的真實所想，受訪者有足夠的時間思考和斟酌。特別是一些理論性較強的問題，往往能夠得到更為清晰和深入的闡釋，這對記者的思考也能有較大的幫助。[1]

二、辦公高效性

傳播的效率是指用最便捷的方式傳遞最有價值的信息。從受眾的角度講，就是用最短的時間獲得盡可能多的準確、可靠、有用的信息。從媒體的角度講，則是用最簡潔的方式，把最有價值的信息、清晰、明了地傳遞給受眾。

（一）傳播方式的多向性

回復和對話的支持，是交流內容的組織。IM起源于點對點交流，以騰訊QQ為例，雙方聊天是點對點傳播，交流到一半需要其它人協助，就得將其拉進來進行多人會話，還需要把事情重新說一次；或使用群組工具進行交流，盡管都可參與其中，但人多勢必導致效率低下。IM不論一對一還是群組，信息都是實時的時間流，不同的內容沒有任何組織。

而電子郵件不存在這個問題，它的“抄送”功能使傳播具有多向性，可進行點對面甚至面對面的交流，電子郵件被公認為辦公使用最有效的溝通工具。

（二）表達形式的書面性

郵件和IM的交流形式就好比書面和口語。郵箱是以信件的形式編寫和發送，常帶有稱呼和落款，比較正式和規范，而且表達方式多樣，字數不限；IM卻是類似便條的形式，夾雜表情圖片甚至語音，娛樂性強。前者，更加正式，可以留底，而且其作為一種書面性的溝通方式，在一定程度上更具有法律效力。后者雖然也可找出對話記錄，但更麻煩且不正式。

郵件是基于文字等表達方式的書面交流，是思考后的產物，信息明確，它的可存檔、可驗證保證了內容的有效性。郵件是一份書面的記錄，可以輕松地被保存，搜索，打印，轉發，而且更容易驗證它的發送者，接受者，發送時間，發送內容，可以隨時查閱，并且有查閱的公信力。對于最重要的內容，通過電子簽名的郵件由于遵循公共認可的安全體系，即可保證內容不會泄密，也可保證收發件人都是確定的賬戶。

（三）信息安全的保障性

郵件更有利于把過去的信息重新進行整理、備份，相比之下的IM：MSN沒有消息記錄功能，騰訊QQ的消息保存在本地，重裝系統或者換個不同設備上的客戶端就沒有了，必須即時進行備份。

消息傳達在企業內使用頻繁，但企業領域的IM到近年才較為受重視，之前都是使用互聯網的通用產品。企業用戶需要為自己公司內部維護一套“關系網”，成本高不說，安全性沒保證，也無法保證信息同步。而郵件服務早早的進入企業，每個企業都自建郵箱，可以自己維護郵件組，推送信息，整合日歷，與其它內部系統對接。相當于自成一套成熟的“社交網絡”，并且有強大的安全措施和備份方案，所以企業內部的溝通，郵件服務比IM“可靠”。

三、客戶端隨意性

電子郵件具有全世界通用的協議，可以使用任何一種郵件的客戶端，以任何一種方式去查看郵件。而IM呢？它的客戶端必然是有限的類型，交流必須在同一種IM系統內，它對特定人群而言所滿足的需求并不能滿足其它人。這一的情況有時候很難盡人意，很可能對方就沒有使用相同的IM，例如使用MSN無法給QQ好友發消息，QQ無法直接與微信好友進行交流。IM的交流是封閉的，但收發郵件是開放的，有良好的互通性，任意的郵箱用戶可以相互發送郵件，不同品牌的郵箱交流、互通是無障礙的。

電子郵件是公開協議、互聯互通，不會被綁定到某個廠商上，目前所存在的電子郵件客戶端不下千種，它們都以不同的方式去滿足了不同需求的人群，支持在不同地點，不同方式（WEB客戶端）進行登錄。IM協議單一，客戶端單一，因而不能滿足太多的人。目前還沒有一款IM在世界上覆蓋面廣，滲透率又高。如果能在任何時候都能在電腦上或者其他移動設備上使用IM，那么使用的人就多了。而事實上，并不是所有的客戶端都裝有IM軟件，但都裝有瀏覽器，可以使用郵件的收發。郵件能廣泛滿足人們的需求，而IM只能滿足部分人的需求。

四、結束

郵件和IM都是為了解決人與人之間的溝通問題，而人和人之間的溝通必然存在正式和非正式的場合。我們也能比較容易發現，郵件在正式場合下（例如公務）使用的幾率遠高于IM，而在非正式的場合，使用IM的幾率要遠高于郵件。這意味著人們更愿意使用“文檔”這種格式進行正式的交流（例如商務雙方簽訂的合同），所以郵件在這方面能夠充分表現其優勢，而非正式場合，人們更愿意同朋友進行相對隨意的交流，所以IM在這里就派上大用場了。也就是說，郵件往往用于更加正式的表達，IM更適合用于娛樂與閑聊。

電子郵件是—種用電子手段提供信息交換的通信方式，是互聯網應用最廣的服務。電子郵件的存在極大地方便了人與人之間的溝通與交流，它的延時互動性、辦公高效性、客戶端隨意性是其三大優勢，是其面對日新月異的IM時沒有被打敗的根本原因。在筆者看來，即使IM再便捷、方便，郵件的功能在近年來是無法被取代的，它的傳播優勢將繼續發揮其獨特作用。

參考文獻：

[1]何文琦.如何發揮郵件采訪優勢[J].新聞知識，2013，（11）：94.