縣級醫院人事檔案管理及其信息化建設

李小文

[摘要]醫院人事檔案是醫院人才信息的重要載體，人事檔案管理是一項重要的信息資源管理工作，人事檔案管理實現信息化是醫院基礎管理水平的體現。實現人事檔案管理信息化，能更快捷、及時、準確地在職工職稱評聘、工資晉升等工作中發揮證據性作用，為組織培養、考察和選拔干部提供可靠依據，是促進醫院衛生事業發展的重要舉措，加快醫院人事檔案管理信息化建設也是檔案制度改革的大勢所趨。

[關鍵詞]縣級醫院；人事檔案管理；信息化

總體而言，縣級醫院的人事檔案制度還存在許多亟待解決的問題，人事檔案制度的系統化、成熟化程度和檔案制度在縣級醫院人力資源工作中的重要地位還極為不吻合，完善縣級醫院的人事檔案管理制度任重而道遠。因此，加強人事檔案管理，充分發揮人事檔案的資源優勢，更好地為縣級醫院選拔和使用人才提供更加真實可靠的材料，就顯得更為重要。

1 縣級醫院人事檔案管理的現狀

人事檔案是一個組織在人事管理活動中形成的人事文件組成的，其真實性、可靠性由該組織的領導及其人事管理部門負責。由于人事檔案本身不能直接帶來經濟效益，所以醫院領導對人事檔案工作在管理制度、管理手段、管理模式、管理人員等方面尚存在許多問題。人事檔案管理工作是促進人才合理流動、合理配置和合理使用，保證人才隊伍素質的重要措施，是全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據。

1.1 人事檔案管理及歸檔意識相對淡薄

醫院的主要中心工作是醫療，作為公共醫療服務機構，為廣大的公眾提供高質量的醫療服務是整體醫務人員的職責所在，據此，管理人員也應積極重視醫療服務質量的提高，為醫院的事業發展而努力。后勤行政人員需要積極配合臨床一線業務，忽視了后勤行政人員在積極影響醫院工作發展的能動性。上述醫務人員的意識也就成為制約人事檔案業務發展和高效利用的主要因素。也就形成了人事檔案管理普遍存在“重管理、輕利用”的特征，普遍形成了本職工作基本完成，人事檔案資料不丟失的工作意識，而缺乏積極主動構建人才信息庫的意識和行為，更沒有形成主動為醫院發展建設提供人力資源信息的參考和建議，利用檔案信息和數據，推動醫院業務中的管理高效發展。也就造成當前許多醫院人事檔案管理職工檔案管理意識淡薄，沒有檔案利用的認識，工作觀念陳舊。

1.2 檔案管理人員業務水平需進一步提高

檔案管理人員業務水平是檔案管理及服務整體水平的關鍵所在，當前醫院檔案管理的人員結構中，首先，表現出知識結構不平衡的狀態，學歷和知識體系構成的層次較低；其次，部分檔案管理人員是調離和中途轉行，對從事的檔案管理工作研究和認識不深；最后，管理人員多數安于現狀，沒有良好的積極心態來繼續學習和努力提高，本來知識體系就存在欠缺之處，在沒有主動學習提高的狀況下，很難促進檔案管理的水平發展。由于管理人員本身水平，嚴重影響了檔案管理工作的提高。

1.3 人事檔案管理方式和手段相對落后

管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作，人事檔案材料需要專人管理，單獨存放。遷西縣人民醫院因辦公用房緊張，雖然人事檔案材料份數多，資料復雜，多年來檔案室一直和人事辦公室在一起，由于醫院人事管理人員編制不足，人事管理工作量大，人事檔案管理都是其他人事管理人員兼管，屬于非專業人員管理。在檔案管理手段上，因為沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，管理人員還一直采取手工編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況。長時間來，醫院對于人事檔案管理的重視程度低，也造成了在投入資金和人力的相對欠缺，表現出了基礎設施差、設備更新慢、信息化程度低、管理手工作業、紙質文件材料是工作的對象的特點。因此，造成了醫院人事檔案管理的管理檔案質量不高，利用率低，不利于檔案科學化、系統化、標準化的管理。

2 縣級醫院人事檔案管理的設想

隨著縣級醫院規模的不斷擴大，人事制度改革和人員模式改變，給醫院帶來了人事眾多、管理多元化的特點，也給人事檔案的管理模式提出了要求。因此，建立完善的醫院人力資源管理系統就體現了醫院人事管理（含檔案）的整體管理水平。

2.1 增強對人事檔案管理目的和意義的認識人事檔案管理應該以充分開發和利用人力資源信息為基礎，轉化醫院的經濟效益。通過檔案深層次的開發，提高檔案的使用價值，如人才信息軟件的開發，人事信息的共享都能為醫院的經濟發展提供必要的服務。同時檔案管理人員要樹立服務意識，主動開發人力資源信息，變封閉式管理為開放式管理，將搜索到的人才信息以最快的時間傳遞給用人科室，為臨床、教學和科研工作服務。

2.2 加強和完善人事檔案管理制度

實行人事檔案的社會化管理制度，制定《醫院人事檔案管理條例》和《人力資源信息管理辦法》，使檔案的管理制度更加完善和行之有效。

2.3 加強干部人事檔案管理，有效利用人才資源

干部人事檔案真實地記載和反映著一個人的經歷、能力和品德等，因此是組織工作、人事工作不可缺少的重要依據，在各類人員的合理分配、人力資源的合理利用以及行政、醫療部門結構調配方面都將發揮重要作用。所以加強干部人事檔案管理，實行干部人事檔案的社會化、開放式管理模式，才能更有效利用人才資源。

2.4 提高檔案管理人員的素質

新形勢下要提高檔案管理的水平，必須提高檔案管理人員的專業技術水平，培養具有“創造型、復合型、協作型”多素質人才。①檔案管理人員要有良好的敬業精神，努力學習、掌握檔案管理工作的新知識、新技術，了解醫院檔案管理現代化的具體內容。②倡導以人為本的管理模式，使用科學的管理方法，通過全面的人力資源開發計劃和醫院文化建設，充分調動和發揮員工的積極性、主動性和創造性，從而提高工作效率，創造新的工作業績，為醫院發展目標做出最大的貢獻。③引入競爭機制，通過擇優錄用，競聘上崗，把真正優秀的檔案專業人員選拔到檔案管理崗位上來。④醫院要將檔案人員的培養納入醫院人才培養計劃，關心他們的職稱晉升和工作業績，使他們的辛勤勞動得到公正回報。

2.5 加強人事檔案管理的現代化手段

增加資金投入，引進現代化技術和設備實現檔案現代化管理。提高檔案管理硬件設備，增加檔案庫房，購買空調、除濕機、檔案密集架和電腦。設置防火、防盜的自動監控系統。引進計算機管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統，實現人事檔案資源的合理配置和利用，確保醫院在人才培養、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用，為醫院的可持續發展奠定堅實的基礎。

3 結 論

縣級醫院作為公共服務機構，其服務質量是公共認同的關鍵，而決定服務質量的高低在于醫院的人力資源的多少與利用率高低。醫院人事檔案管理的目的就是逐漸構建能夠為醫院管理層提供人力資源信息支持的服務工作，不僅僅是日常人事管理政策的制定，更多是為醫院的整體發展水平提高服務，充分調動人力資源的生產力作用，培養高素質的醫務人員，進一步提高醫院的競爭力。

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