醫(yī)院耗材建立二級庫管理的重要性

凌牧

[摘要]醫(yī)院衛(wèi)生材料在病人醫(yī)療費(fèi)用結(jié)構(gòu)中所占比重越來越大，現(xiàn)有的衛(wèi)生材料一級庫的管理已不能滿足現(xiàn)代醫(yī)院管理的需要，建立二級庫管理已勢在必行。文章從實現(xiàn)材料二級庫管理的重要性出發(fā)，講述了衛(wèi)生材料二級庫管理的方法：二級庫管理員申請材料的管理；二級庫材料入庫管理；二級庫材料出庫管理；高值耗材的特殊管理；加強(qiáng)材料的監(jiān)督審查制度；加強(qiáng)材料內(nèi)部審計的監(jiān)督檢查。同時，說明了在信息流、物資流、資金流的支持下，衛(wèi)生材料實行“零庫存”的目標(biāo)將會實現(xiàn)。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院耗材；二級庫管理；高值耗材

目前，在市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，新疆昌吉州人民醫(yī)院（下簡稱我院）作為一個差額撥款的事業(yè)單位（財政只撥部分工資，剩余的工資、績效工資、津貼等由醫(yī)院自行解決），要想在競爭中勝出，效益與成本是關(guān)鍵的兩個問題。我院作為一個大中型綜合性醫(yī)院，醫(yī)用耗材成本占醫(yī)院醫(yī)療成本已超過1/5，條目近萬多種，涉及領(lǐng)域廣泛，而作為醫(yī)院最重要的后勤部門——物資管理部門的材料庫房管理，直接影響到了醫(yī)院的成本目標(biāo)管理控制、醫(yī)院的資金周轉(zhuǎn)率、臨床工作的安全和質(zhì)量等問題，僅有一級庫存的管理還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足需要，因為根據(jù)一級庫房的出庫數(shù)據(jù)，只能反映出各臨床科室的總消費(fèi)，醫(yī)院管理者幾乎不能對其明細(xì)項目消耗進(jìn)行全程跟蹤和了解。因此，建立醫(yī)用材料二級庫管理具有十分重要的作用。

“二級庫管理”是相對于一級庫存而言的，是指各臨床科室、輔助醫(yī)療科室、各病區(qū)在醫(yī)院一級庫房領(lǐng)用材料后所形成的庫存。“二級庫管理”既能滿足醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層工作的需要，又能控制衛(wèi)生材料收費(fèi)中“少用多收”等現(xiàn)象，降低患者的醫(yī)療費(fèi)用，維護(hù)患者的合法權(quán)益。

在我院創(chuàng)建“三級甲等”醫(yī)院的過程中，以現(xiàn)有的醫(yī)院信息系統(tǒng)為依托，利用HIS的數(shù)據(jù)庫平臺，調(diào)用HIS現(xiàn)有的費(fèi)用、醫(yī)囑、醫(yī)用衛(wèi)生材料等一級庫信息，聯(lián)合某軟件開發(fā)公司，開發(fā)出了“物資衛(wèi)生材料管理系統(tǒng)”，該系統(tǒng)與HIS系統(tǒng)實現(xiàn)了很好的融合，并使材料二級庫管理的功能更加完善，操作更加簡便。

1 二級庫材料的管理方法

1.1 二級庫管理員申請材料的管理

二級庫房管理員每月根據(jù)“物資衛(wèi)生材料管理系統(tǒng)”的功能，申請科室所需要的醫(yī)用材料，并且在物資管理科規(guī)定的時間內(nèi)，在院內(nèi)網(wǎng)上申請，否則過了時間段就成為無效申請。如果申請失敗，要及時與物資管理科聯(lián)系重新申請。對于系統(tǒng)內(nèi)沒有的新材料，直接書面向物資科申請，物資科經(jīng)與供應(yīng)商聯(lián)系后仍無法在短期內(nèi)提供所需的新材料，二級庫管理員要及時通知臨床醫(yī)生，臨床醫(yī)生再采取其他治療方案，決不能影響病人的治療。

1.2 二級庫材料入庫管理

二級庫管理員在月末接到供應(yīng)商貨物時，一定要在一級庫管理員、材料采購員同時驗收后，并且在貨物清單上要有一級庫管理員和材料采購員的簽名，然后再清點入庫，并在貨物清單接貨人處簽名，供應(yīng)商在送貨人處簽名。同時，在二級庫材料備查賬上登記材料的品名、數(shù)量、單價、產(chǎn)地、供應(yīng)商名稱等信息，作入庫處理，以備上級部門的核查。

1.3 二級庫材料出庫管理

對于醫(yī)生醫(yī)囑中所需的衛(wèi)生材料，根據(jù)醫(yī)囑的內(nèi)容、開始時間、停止時間、上次發(fā)放本醫(yī)囑材料截止時間，本次發(fā)放本醫(yī)囑材料截止時間等信息，計算該條醫(yī)囑本次需發(fā)放的衛(wèi)生材料，護(hù)士及時到二級庫房管理員處領(lǐng)取所需的材料，同時在物資衛(wèi)生材料管理系統(tǒng)中點擊收費(fèi)功能，由系統(tǒng)自動記錄患者的費(fèi)用，對于不可收費(fèi)的項目，要記錄在科室材料成本賬上，二級庫管理員隨時要記錄材料的出庫情況，月末要做好材料盤點工作，做到賬實相符。如出現(xiàn)各科室之間有互相借用材料的情況，要辦理調(diào)撥手續(xù)，并且在調(diào)撥單上要有科室負(fù)責(zé)人的簽名，以防日后各科室之間有推諉扯皮的現(xiàn)象發(fā)生。

1.4 高值耗材的特殊管理辦法

根據(jù)臨床手術(shù)醫(yī)生需要的高值耗材，通知材料供應(yīng)商送貨，由于高值耗材價值高且貴重，應(yīng)該采用一對一的使用。一級庫管理員在接到供應(yīng)商配送的高值耗材，必須使用條碼掃描，核實該高值耗材與院招標(biāo)采購的高值耗材在標(biāo)號、產(chǎn)地、品名等信息是否一致，核對無誤后才能讓病人使用。病人使用后，護(hù)士根據(jù)高值耗材的品名、數(shù)量，金額記錄在病人的登記賬上，同時告知二級庫管理員做好高值耗材的出入庫登記，這樣就保證每件高值耗材流向都可追蹤，不會造成高值耗材的流失，做到“零庫存”管理。

1.5 加強(qiáng)材料的監(jiān)督審查制度

財務(wù)科病歷審核室定期抽查各科室的病歷，檢查各項化驗檢查單是否齊全，檢查各項目有無漏費(fèi)、多計費(fèi)等情況，如果有差錯，要與主治醫(yī)生溝通，了解出現(xiàn)差錯的原因，如有材料多計費(fèi)的問題，要及時將材料退給二級庫房，同時減少病人的費(fèi)用。對于科室當(dāng)月病歷的差錯，病歷審核室要有書面報告，由所在科室負(fù)責(zé)人簽字認(rèn)可后，病歷審核室將差錯報告說明報到財務(wù)科，財務(wù)科審核后報院辦，由院領(lǐng)導(dǎo)研究后做出處罰決定。

1.6 加強(qiáng)內(nèi)部審計的監(jiān)督檢查

院內(nèi)審計科每月抽查各科室的病歷，檢查可收費(fèi)材料與不可收費(fèi)材料的執(zhí)行情況，有無亂收費(fèi)的現(xiàn)象，對于高值耗材的采購入庫、使用全過程是否符合材料管理制度的規(guī)定，在病人辦理出院手續(xù)時，護(hù)士將病人的醫(yī)囑與所用的醫(yī)用材料、藥品等是否核對準(zhǔn)確，護(hù)士長是否將病歷復(fù)核完畢后再報病案室存檔，如有違反制度規(guī)定的情況，院領(lǐng)導(dǎo)是否采取了處罰措施，醫(yī)院是否制定了臨床醫(yī)療風(fēng)險控制措施，醫(yī)療不良事件的處罰是否落到實處。

2 醫(yī)用耗材實行二級庫管理的重要意義

2.1 克服了一級庫管理模式的弱點

以往一級庫管理模式是：各科室憑經(jīng)驗從一級庫直接領(lǐng)用衛(wèi)生材料，遇到重大節(jié)假日的月份，科室領(lǐng)用的耗材數(shù)量比較大，以防止在節(jié)假日期間有突發(fā)事件發(fā)生，而節(jié)假日后的月份領(lǐng)用的耗材就會明顯減少。這樣就形成了各月份科室物資消耗變化幅度很大，這種“以領(lǐng)定消”的管理方式使成本數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，不能與收入相匹配，不利于提高資金使用效率，合理降低庫存，也不利于醫(yī)院對成本的有效控制，加強(qiáng)二級庫管理就避免了這些問題。

2.2 有助于醫(yī)院實現(xiàn)醫(yī)用衛(wèi)生材料“零庫存”管理所謂“零庫存”是指耗材在采購、生產(chǎn)、銷售、配送等一個或幾個經(jīng)營環(huán)節(jié)中，不以倉庫存儲的形式存在，而均是處于周轉(zhuǎn)的狀態(tài)；是通過實施特定的庫存控制策略，實現(xiàn)庫存量的最小化。由于我院實現(xiàn)了“物資衛(wèi)生材料管理系統(tǒng)”，科室所需要的醫(yī)用材料直接從內(nèi)網(wǎng)上申請，然后物資科經(jīng)過匯總后，通知各供應(yīng)商備貨，供應(yīng)商在規(guī)定的期限內(nèi)將醫(yī)用耗材送到醫(yī)院一級庫房，由一級庫房管理員和材料采購員驗收簽名后，再由供應(yīng)商將材料送到各臨床科室。在這個流程中，一級庫房只起到了中轉(zhuǎn)的角色，材料沒有進(jìn)入一級庫房，一級庫房實現(xiàn)了“零庫存”。當(dāng)然，對于一個大中型三甲醫(yī)院而言，要承擔(dān)急診搶救的任務(wù)，醫(yī)療工作存在著極大的突發(fā)性和不確定性，一級庫房還是要準(zhǔn)備部分應(yīng)急突發(fā)事件所需要的醫(yī)用材料，這就決定了醫(yī)院一級庫存不可能實現(xiàn)絕對意義上的“零庫存”，它是一個相對平衡的概念。提高一級庫房出入庫材料的流轉(zhuǎn)速度，達(dá)到一個動態(tài)平衡，可以實現(xiàn)相對“零庫存”。

2.3 為實現(xiàn)醫(yī)院衛(wèi)生材料“零庫存”打下了堅實的基礎(chǔ)

由于醫(yī)院強(qiáng)大的信息化數(shù)據(jù)庫平臺，已經(jīng)支持了先進(jìn)而又實用的“物資衛(wèi)生材料管理系統(tǒng)”的運(yùn)行，并且“物資衛(wèi)生材料管理系統(tǒng)”已經(jīng)正常運(yùn)行了兩年，從衛(wèi)生材料的采購、入庫、出庫、使用全過程看，比傳統(tǒng)的材料采購等流程更加便捷，如果衛(wèi)生材料的送貨環(huán)節(jié)實現(xiàn)物流配送信息化，那么，衛(wèi)生材料供應(yīng)鏈上的各個環(huán)節(jié)就可信息化聯(lián)動，即可有效減少資金占用量，優(yōu)化資源結(jié)構(gòu)，加速資金周轉(zhuǎn)，降低成本費(fèi)用，提高產(chǎn)品質(zhì)量，提高患者滿意度和企業(yè)核心競爭力。

參考文獻(xiàn)：

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[2]陸浩.材料二級庫管理對二級醫(yī)院財務(wù)管理重要性的分析[J].環(huán)球市場信息導(dǎo)報，2012（2）.