醫院耗材建立二級庫管理的重要性

凌　牧

(新疆昌吉州人民醫院,新疆　昌吉　831100)

醫院耗材建立二級庫管理的重要性

凌牧

(新疆昌吉州人民醫院,新疆昌吉831100)

[摘要]醫院衛生材料在病人醫療費用結構中所占比重越來越大,現有的衛生材料一級庫的管理已不能滿足現代醫院管理的需要,建立二級庫管理已勢在必行。文章從實現材料二級庫管理的重要性出發,講述了衛生材料二級庫管理的方法：二級庫管理員申請材料的管理；二級庫材料入庫管理；二級庫材料出庫管理；高值耗材的特殊管理；加強材料的監督審查制度；加強材料內部審計的監督檢查。同時,說明了在信息流、物資流、資金流的支持下,衛生材料實行“零庫存”的目標將會實現。

[關鍵詞]醫院耗材；二級庫管理；高值耗材

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2016.10.048

目前,在市場經濟環境下,新疆昌吉州人民醫院(下簡稱我院)作為一個差額撥款的事業單位(財政只撥部分工資,剩余的工資、績效工資、津貼等由醫院自行解決),要想在競爭中勝出,效益與成本是關鍵的兩個問題。我院作為一個大中型綜合性醫院,醫用耗材成本占醫院醫療成本已超過1/5,條目近萬多種,涉及領域廣泛,而作為醫院最重要的后勤部門——物資管理部門的材料庫房管理,直接影響到了醫院的成本目標管理控制、醫院的資金周轉率、臨床工作的安全和質量等問題,僅有一級庫存的管理還遠遠不能滿足需要,因為根據一級庫房的出庫數據,只能反映出各臨床科室的總消費,醫院管理者幾乎不能對其明細項目消耗進行全程跟蹤和了解。因此,建立醫用材料二級庫管理具有十分重要的作用。

“二級庫管理”是相對于一級庫存而言的,是指各臨床科室、輔助醫療科室、各病區在醫院一級庫房領用材料后所形成的庫存。“二級庫管理”既能滿足醫院領導層工作的需要,又能控制衛生材料收費中“少用多收”等現象,降低患者的醫療費用,維護患者的合法權益。

在我院創建“三級甲等”醫院的過程中,以現有的醫院信息系統為依托,利用HIS的數據庫平臺,調用HIS現有的費用、醫囑、醫用衛生材料等一級庫信息,聯合某軟件開發公司,開發出了“物資衛生材料管理系統”,該系統與HIS系統實現了很好的融合,并使材料二級庫管理的功能更加完善,操作更加簡便。

1二級庫材料的管理方法

1.1二級庫管理員申請材料的管理

二級庫房管理員每月根據“物資衛生材料管理系統”的功能,申請科室所需要的醫用材料,并且在物資管理科規定的時間內,在院內網上申請,否則過了時間段就成為無效申請。如果申請失敗,要及時與物資管理科聯系重新申請。對于系統內沒有的新材料,直接書面向物資科申請,物資科經與供應商聯系后仍無法在短期內提供所需的新材料,二級庫管理員要及時通知臨床醫生,臨床醫生再采取其他治療方案,決不能影響病人的治療。

1.2二級庫材料入庫管理

二級庫管理員在月末接到供應商貨物時,一定要在一級庫管理員、材料采購員同時驗收后,并且在貨物清單上要有一級庫管理員和材料采購員的簽名,然后再清點入庫,并在貨物清單接貨人處簽名,供應商在送貨人處簽名。同時,在二級庫材料備查賬上登記材料的品名、數量、單價、產地、供應商名稱等信息,作入庫處理,以備上級部門的核查。

1.3二級庫材料出庫管理

對于醫生醫囑中所需的衛生材料,根據醫囑的內容、開始時間、停止時間、上次發放本醫囑材料截止時間,本次發放本醫囑材料截止時間等信息,計算該條醫囑本次需發放的衛生材料,護士及時到二級庫房管理員處領取所需的材料,同時在物資衛生材料管理系統中點擊收費功能,由系統自動記錄患者的費用,對于不可收費的項目,要記錄在科室材料成本賬上,二級庫管理員隨時要記錄材料的出庫情況,月末要做好材料盤點工作,做到賬實相符。如出現各科室之間有互相借用材料的情況,要辦理調撥手續,并且在調撥單上要有科室負責人的簽名,以防日后各科室之間有推諉扯皮的現象發生。

1.4高值耗材的特殊管理辦法

根據臨床手術醫生需要的高值耗材,通知材料供應商送貨,由于高值耗材價值高且貴重,應該采用一對一的使用。一級庫管理員在接到供應商配送的高值耗材,必須使用條碼掃描,核實該高值耗材與院招標采購的高值耗材在標號、產地、品名等信息是否一致,核對無誤后才能讓病人使用。病人使用后,護士根據高值耗材的品名、數量,金額記錄在病人的登記賬上,同時告知二級庫管理員做好高值耗材的出入庫登記,這樣就保證每件高值耗材流向都可追蹤,不會造成高值耗材的流失,做到“零庫存”管理。

1.5加強材料的監督審查制度

財務科病歷審核室定期抽查各科室的病歷,檢查各項化驗檢查單是否齊全,檢查各項目有無漏費、多計費等情況,如果有差錯,要與主治醫生溝通,了解出現差錯的原因,如有材料多計費的問題,要及時將材料退給二級庫房,同時減少病人的費用。對于科室當月病歷的差錯,病歷審核室要有書面報告,由所在科室負責人簽字認可后,病歷審核室將差錯報告說明報到財務科,財務科審核后報院辦,由院領導研究后做出處罰決定。

1.6加強內部審計的監督檢查

院內審計科每月抽查各科室的病歷,檢查可收費材料與不可收費材料的執行情況,有無亂收費的現象,對于高值耗材的采購入庫、使用全過程是否符合材料管理制度的規定,在病人辦理出院手續時,護士將病人的醫囑與所用的醫用材料、藥品等是否核對準確,護士長是否將病歷復核完畢后再報病案室存檔,如有違反制度規定的情況,院領導是否采取了處罰措施,醫院是否制定了臨床醫療風險控制措施,醫療不良事件的處罰是否落到實處。

2醫用耗材實行二級庫管理的重要意義

2.1克服了一級庫管理模式的弱點

以往一級庫管理模式是：各科室憑經驗從一級庫直接領用衛生材料,遇到重大節假日的月份,科室領用的耗材數量比較大,以防止在節假日期間有突發事件發生,而節假日后的月份領用的耗材就會明顯減少。這樣就形成了各月份科室物資消耗變化幅度很大,這種“以領定消”的管理方式使成本數據不準確,不能與收入相匹配,不利于提高資金使用效率,合理降低庫存,也不利于醫院對成本的有效控制,加強二級庫管理就避免了這些問題。

2.2有助于醫院實現醫用衛生材料“零庫存”管理

所謂“零庫存”是指耗材在采購、生產、銷售、配送等一個或幾個經營環節中,不以倉庫存儲的形式存在,而均是處于周轉的狀態；是通過實施特定的庫存控制策略,實現庫存量的最小化。由于我院實現了“物資衛生材料管理系統”,科室所需要的醫用材料直接從內網上申請,然后物資科經過匯總后,通知各供應商備貨,供應商在規定的期限內將醫用耗材送到醫院一級庫房,由一級庫房管理員和材料采購員驗收簽名后,再由供應商將材料送到各臨床科室。在這個流程中,一級庫房只起到了中轉的角色,材料沒有進入一級庫房,一級庫房實現了“零庫存”。當然,對于一個大中型三甲醫院而言,要承擔急診搶救的任務,醫療工作存在著極大的突發性和不確定性,一級庫房還是要準備部分應急突發事件所需要的醫用材料,這就決定了醫院一級庫存不可能實現絕對意義上的“零庫存”,它是一個相對平衡的概念。提高一級庫房出入庫材料的流轉速度,達到一個動態平衡,可以實現相對“零庫存”。

2.3為實現醫院衛生材料“零庫存”打下了堅實的基礎

由于醫院強大的信息化數據庫平臺,已經支持了先進而又實用的“物資衛生材料管理系統”的運行,并且“物資衛生材料管理系統”已經正常運行了兩年,從衛生材料的采購、入庫、出庫、使用全過程看,比傳統的材料采購等流程更加便捷,如果衛生材料的送貨環節實現物流配送信息化,那么,衛生材料供應鏈上的各個環節就可信息化聯動,即可有效減少資金占用量,優化資源結構,加速資金周轉,降低成本費用,提高產品質量,提高患者滿意度和企業核心競爭力。

參考文獻:

[1]呂英華,馬靜.醫院材料二級庫管理系統的開發及應用[J].中華現代醫院管理,2009,3(3).

[2]陸浩.材料二級庫管理對二級醫院財務管理重要性的分析[J].環球市場信息導報,2012(2).

[作者簡介]凌牧(1964—),女,新疆人,新疆昌吉州人民醫院,經濟師(中級)。