機關檔案工作中存在的問題與對策

◎麻麗

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機關檔案工作中存在的問題與對策

◎麻麗

在國家檔案資源中，機關檔案是重要的組成部分，是機關事業單位的寶貴財富，做好機關檔案管理工作對于機關各項工作的開展有著相當重要的價值與意義。當前，國家對機關檔案工作高度重視，機關檔案事業也取得了長足的進步，但是各級機關檔案工作仍然存在一些需要進行改進的問題。在文中主要就機關檔案管理中存在的問題以及對策進行探討。

機關檔案對行政機構行政管理工作的整個過程進行了真實的記錄，其中包含了各個行政機構行使行政管理職能的各種法律法規依據，還包含了在開展行政管理之后通過總結所得出的各種經驗與教訓，這些內容都可以作為行政機關對各種行政事務進行處理、制定與修改各種法律法規時的參考與借鑒依據。通過對機關檔案的運用可以讓行政機關的工作效率以及管理水平都得到有效的提升，還能夠有效保證行政決策的科學性、合理性、規范性以及連續性。為此，我們需要做好機關檔案的管理工作。

機關檔案工作的主要內容與重要性

機關檔案工作的主要內容。機關檔案工作，主要是指機關檔案室以及檔案人員運用科學的原則與方法，對本單位的檔案進行管理，為其余各項事業的開展提供優質服務的工作。機關檔案工作于檔案行政部門的檔案工作存在有一定的差別，機關檔案工作主要包括了單位檔案材料的收集、整理、歸檔、保管、檔案信息的利用、檔案移交等諸多內容。機關檔案工作的重要性。機關檔案作為機關開展行政公關活動的真實的歷史記錄，是機關單位的重要財富，同時也是國家檔案資源的重要部分，為機關管理效率的改善、推動機關事業的科學發展、維護機關部門職工根本利益提供了重要的依據。機關檔案工作隊員保存機關中有價值的資料，為機關工作的開展提供了重要的憑證與參考作用。同時，機關檔案工作還是整個機關工作中的重要基礎性工作，是不可或缺的部分，做好檔案工作是各級行政機關的重要使命與職責。

機關檔案工作存在的問題

沒有樹立起正確的檔案工作觀念，檔案工作質量較低。一是重視程度存在著較大差異。個別單位領導沒有樹立起正確的檔案工作觀念，認為檔案工作不能夠為機關單位帶來效益，也不能夠獲得明顯的政績，因此不重視。還有的則只是口頭上重視而沒有在議事日程中安排檔案工作，不能夠將檔案工作制度舉措落到實處。二是在單位年度考核中沒有將檔案工作納入其中，沒有對檔案工作進行硬性的規定。在檔案的歸檔分類上也沒有根據相應標準來進行，沒有準確的保管期限，單位上對于歸檔范圍不夠明確，或者出現凡文必檔的情況，使得檔案內容過于龐雜，或者是僅僅只收集“紅頭”文件，對于業務資料不進行收集，使得檔案資料出現缺漏與遺失。

檔案管理的方法較為落后。當前，很多機關單位在檔案管理上仍然使用的是傳統的管理方法，也缺少各種現代化的管理設備，并且檔案資料的歸檔較為繁亂，不能夠有序、分類的歸檔。這些情況的存在都不利于檔案資料的提取與查閱，導致了機關檔案管理工作不夠準確，同時還使得機關檔案的完整性、真實性受到影響。

機關檔案工作人員的專業素質不高。當前在機關單位中的很多檔案管理人員專業素質都存在不足，缺乏對檔案管理知識的更新，不了解現代化的檔案管理方法，特別是對于計算機軟件、電子檔案等相關知識認識不足，這在一定程度上影響了機關檔案工作水平的提升。

改善機關檔案工作的對策

提高對機關檔案工作的認識。一是機關領導需要增強檔案工作意識，將檔案工作提上日常議事日程，做好對檔案工作的領導，并將檔案工作納入到機關的年度工作計劃以及領導的職責范圍之中，同時要對檔案工作所需要的人財物上的支持問題進行解決，并對檔案工作進行嚴格的考核。二是，要做好檔案工作宣傳，對《檔案法》、《檔案法實施辦法》在機關內部進行大力的宣傳，讓檔案工作的影響力得到提升，有效提高依法治檔的水平。三是要形成檔案工作匯報制度，及時了解檔案工作存在的困難與問題，并及時解決，特別是要做好檔案人員的思想工作，提高檔案人員的待遇水平，讓他們可以安心的投入到檔案工作中。四是機關內的職能科室與全體人員的檔案意識需要提升，讓他們能夠在日常的工作中主動將那些需要歸檔保存的文件資料移交到檔案室進行歸檔。

對管理手段進行改進。建立并完善崗位責任制，將具體責任落實到檔案管理人員、科室中，做好規范管理。增強檔案人員的責任意識，例如檔案人員必須要仔細檢查其他科室所移交的檔案目錄是否進行了詳細、正確的填寫，是否還存在有遺失與漏交的情況，在對檔案進行裝訂的時候需要嚴格的根據裝訂規范進行操作，機關的檔案人員要積極的順應時代發展潮流，學會在檔案管理中使用各種先進的科學技術，有效地推動檔案管理的信息化。要做好監督檢查工作，讓檔案工作能夠實現常態化、正規化、科學化。必須要構建起覆蓋整個機關單位的檔案管理工作信息安全保障機制，讓檔案數據與檔案管理系統變得更加的可靠、安全，有效地防止檔案數據的丟失、泄密以及失密問題的出現。

做好培訓工作，提高機關檔案人員綜合素質。要實現機關檔案工作的科學化與規范化，有效提高機關檔案管理的整體水平，需要不斷地對檔案人員的綜合素質進行提升。為此，機關單位必須要構建起專門的培訓機構，并安排專人對檔案部門的成員開展定期培訓，通過培訓幫助他們掌握最新的檔案管理知識，增強他們的工作技能。同時，還想應該開展專門的計算機培訓，讓檔案人員能夠掌握一定的計算機知識，讓他們能夠熟練的運用各種相關軟件完成一定的工作，為檔案處理的高效準確提供支持，推動機關單位整體工作效率的提升。

總之，機關檔案工作作為一項基礎性工作，其功在當代、利在千秋，而并非是那種沒有經濟效益、不能創造政績的工作。為此，需要機關對此進行高度重視，改善保障措施，完善管理體系。從當前情況來看，機關檔案正在逐步的實現科學規范化，為此我們需要對未來的機關檔案工作充滿信心。

（作者單位：新疆北屯地方稅務局）