綜合檔案室建設是企業檔案管理的關鍵所在

秦永香　黃瀚鈺

摘 要：企業檔案工作是一項基礎性、服務性工作，是企業在經濟建設和科學技術管理工作的重要組織部分，是一種巨大的信息資源，是關系到一個企業能否科學管理的重要條件，管理好企業檔案工作，是企業長足發展的基礎。

關鍵詞：企業；綜合檔案室建設；關鍵

市場經濟快速發展，使企業面臨的競爭越來越激烈，這就要求企業的各項管理工作都應順應市場經濟的發展，全方位為企業的經營管理服務，而檔案工作又是企業內部管理中一項最基礎的服務性工作，是各項管理工作的重要組成部分，是企業經營管理的巨大的信息資源，這項工作做的好壞，直接影響到企業其它工作的開展，甚至影響到企業在市場競爭的主動權，影響到企業的生存與發展，因此建好企業綜合檔案室，高效服務企業綜合管理就顯得尤為重要。

1 要正確認識建企業綜合檔案室實行檔案集中管理的重要意義和作用

1.所謂綜合檔案室，即是國家各機關、企業事業單位，統一保管和管理本單位各種門類檔案的獨立實體。建立綜合檔案室，就是將一個企業里的行政管理工作類、黨群工作類、經營管理類、生產技術類、科技檔案、基本建設檔案、人事檔案、聲像檔案、設備儀器檔案、會計檔案及其它門類、載體檔案集中起來統一保管和管理，并提供利用為企業服務。與傳統的檔案管理方法相比，有以下幾個優點：

2.綜合檔案室有利于企業管理層對整個企業檔案工作的協調、決策、綜合治理，有利于對檔案工作的組織領導。隨著企業搞活開放，企業檔案內容結構也發生了變化，從客觀上要求變革檔案組織管理方式。而企業通過建立綜合檔案室、實行檔案集中統一管理，使企業領導準確地把握企業檔案信息的傳遞和處理過程，有利于對整個企業生產經營活動全局的控制和協調，便于企業管理層及時決策和綜合治理。

建綜合檔案室有利于檔案的收集，使整個企業檔案齊全完整。收集的檔案齊全與否和質量如何，直接影響到整理、編目、鑒定、保管、利用、統計等一系列環節工作的進行。在沒有成立綜合檔案室前，檔案沒有實行集中統一管理的，各部門形成的檔案各業務部門的主管管理，責任心強的部門收集齊全些，否則差些，有的個別單位文件資料損失嚴重，形成的東西不少，保存下來的卻是寥寥無幾。檔案實行集中統一管理后，收集工作成為檔案人員的首要任務，它就會經常對收集工作的各環節進行督促、指導，改變了過去那種似乎有人管，實際又無人管的局面，使生產中形成的檔案及時收集、歸檔。

3.建綜合檔案室為實現檔案的規范化、標準化、制度化，創造了條件，能充分發揮檔案部門的職能作用。首先從組織機構上有了保證，檔案人員可以研究開展檔案工作的計劃措施，按照統一的規章制度和管理辦法，對各類文件材料的形成、收集、整理、歸檔進行科學管理和系統分類整理，確保歸檔案卷質量。如果分散管理，沒有一個統一固定的組織機構，更沒有相應的管理制度，使檔案工作無章可循。即使定了制度，也是紙上談兵，不能認真監督執行。

4.建綜合檔案室有利于檔案人員的穩定與業務素質的提高。實行集中統一管理，建立綜合檔案室，檔案數量和工作量急劇增加，設立專職檔案干部已成必然。這樣，就改變了檔案人員兼職過多，無時間顧及檔案工作的被動局面。檔案人員可以有充分的時間進行案卷整理和管理工作，有精力鉆研檔案業務，不斷提高業務水平，也便于落實專業人員的崗位責任制，實現檔案工作人員專業化。

5.建綜合檔案室有利于企業檔案事業發展。企業的全部檔案是企業賴以生存和發展的信息中心和知識寶庫，建立綜合檔案室實行集中統一管理后，可以使領導能夠集中財力、物力解決檔案室的設備、配備檔案室人員，制定檔案管理規章制度，有利于對檔案的保護、延長檔案壽命。精減了人員、節省了設備、資金，這些都是分散保存不能比擬的優越性。

6.建綜合檔案室有利于檔案信息的開發利用。隨著企業管理和改革的深化，檔案信息的開發利用已經成為企業檔案工作的重點，建立企業綜合檔案室，集中統一管理全場的全部檔案，首先方便了利用者，各種情況信息都可以從檔案室獲得，再也不用東奔西找，走遍全場的各個科室去找文件材料；不論是場級領導的更替，還是中層領導或是工作人員的調動，使檔案材料不會發生丟失，對新上任的領導及工作人員造成工作被動的局面，可順利適應工作，查找任何需要的檔案資料；另外檔案人員也熟悉了全場檔案情況，可以主動向利用者介紹情況提供服務。還可以利用自己所保管的檔案資料，系統地編制各種檢索工具和各種參考資料，方便利用者從不同范圍、不同角度利用檔案，有利于提高檔案利用的查全率和查準率。此外，在檔案的利用過程中還可以發現檔案的收集、整理方面的不足之處，改善和提高檔案室的管理水平，進一步完善整個檔案工作。同時檔案的綜合管理在檔案工作的標準、制度和方法上易于統一，和分散管理相比，更易于使各個單位互相溝通，有利于檔案利用擴大檔案工作的影響。

2 具體抓好綜合檔案室建設的幾點建議

建綜合檔案室，更好的發揮檔案室的作用，使庫內檔案為企業發展服務，才是檔案工作的根本。但是也有一些企業領導只顧抓經濟效益，檔案意識淡薄，企業檔案工作長期得不到應有的重視，檔案管理體系如同虛設，檔案工作不能發揮作用，更談不上為企業生產提供服務。而且，一些檔案人員還停留“守攤”的水平上，難以企業市場競爭中的需要等等。筆者認為，具體應從以下幾方面入手：

1.加大檔案工作的宣傳力度，尤其是對領導的宣傳。企業領導對檔案工作的重視程度，是做好檔案工作好、壞的關鍵。檔案部門要采取多種形式和利用現代化設備對檔案工作進行大力宣傳。推廣、介紹一些作用發揮好的企業經驗，利用一切可能的機會多說多講，宣傳檔案法規、宣傳檔案的特點及社會效益，提高企業領導的檔案意識，使其自覺關心和支持檔案工作。

2.檔案部門與企業主管機關聯合監督、管理檔案工作，加強宏觀管理力度。把企業檔案工作納入企業領導的崗位責任制，與獎懲掛鉤，也可以采取現場會，組織企業領導、檔案人員到較好的企業學習觀摩，以借外力推動較差企業的檔案工作。這些方法效果明顯，可大力推廣。

3.開發檔案信息資源，變被動服務為主動服務。綜合檔案室的人員要轉變觀念，變被動型為主動型、開放型服務。主動參與企業生產經營活動，掌握企業各項工作需求，主動把檔案信息送上門，把死檔案變成活信息，為企業的生產、經營開發管理獻計獻策，發揮檔案應有的效益。只有這樣檔案工作才能引起領導的重視，被社會認可，提高檔案工作的地位。

4.要完善檔案管理制度和措施。建立健全檔案管理的規章制度是搞好檔案工作的重要保證。根據國家檔案局有關文件材料歸檔的要求，結合本部門檔案形成的規律，特別要充分認識科技檔案的重要性，根據本單位的實際情況，借鑒先進的管理方法，制定檔案工作規范、檔案分類編目方法、歸檔范圍及辦法、保管期限、收集、借閱等管理規章制度，逐步形成嚴格的立卷歸檔制度，保護科研成果，

5.提高檔案人員的自身素質。檔案工作專業性強，加之檔案內容的變化、知識的更新，更需要檔案人員一是要全面掌握檔案業務技能；二是要有默默無聞的奉獻精神，只有檔案人員的自身素質提高了，檔案工作的發展才有保證，企業綜合檔案室的作用才能得到真正意義上的發揮。

參考文獻

1.《檔案法》

2.《檔案管理學》

3.《工業企業檔案分類試行規則》

4.《科學技術檔案案卷構成一般要求》