檔案管理創新的思考

李榕

社會主義市場經濟體制的建立使檔案工作面臨著新的機遇和挑戰，作為統籌檔案工作全局的檔案行政管理部門必須適應社會主義市場經濟的需要，檔案事業的發展，必須適應市場經濟的要求，這就意味著檔案管理部門要解放思想，轉變觀念、樹立創新意識，跟上時代發展的步伐。

1 創新是檔案管理發展的時代要求

時代在前進，社會在發展，檔案工作作為黨和國家的一項重要事業，必須根據時代和社會的發展要求，才能不斷創新，才能符合馬克思主義創新的本質。才能使我們對客觀世界的認識不斷深化，對馬克思主義理論的應用才能不斷進步。

其次，創新是時代的必然要求。知識經濟時代的到來，要求社會科技創新、體制創新、知識創新，知識經濟社會必然是以知識為基礎，以高科技為支柱，以創造性的智力為依托，依靠知識和信息進行經濟可持續發展。在這樣的背景下，社會對檔案事業的傳統格局和傳統的運作方式提出了許多新的需求。

一是利用檔案信息的需求。現今提供利用的檔案，不僅有文書檔案，也有科技檔案、專業檔案、聲像檔案、實物檔案等，以及從檔案原件中提煉、加工出來的檔案信息。要求能夠快捷、方便地查詢到自己所需要的信息，這種檔案信息需求的大潮，已經開始沖擊檔案傳統的服務方式。

二是擴大檔案資料的收藏和管理范圍的需求。隨著現代化管理技術的廣泛運用，電子文件的大量產生，檔案室不僅要接收和管理傳統的紙質檔案資料，而且還要接收和管理電子形式的檔案以及多種新型載體的檔案，這種趨勢已越來越明顯。

三是從服務方式上看，除要求提供檔案原件進行摘抄外，還要求提供不同載體檔案的修復、保護、復制服務。而且這種需求已形成較高的呼聲，時代要求檔案工作必須打破常規，創新管理和服務機制。這些新情況新問題迫切需要廣大檔案工作者既要在思想上高度重視，又要在行動上主動探索，更要在實踐上積極創新，才能使檔案工作跟上形勢的發展，實現其應有的價值，發揮其應有的作用。

2 當前檔案管理主要現狀

改革開放以來，各個方面、各層次的檔案室普遍建立，各種門類的檔案資料大量產生，電子檔案的產生與運用，新型信息材料的出現，現代記錄方式的運用等，都給檔案工作帶來了新的課題。但是由于種種原因，我們的檔案工作者的創新意識還明顯不足，阻礙了檔案事業的發展。其主要表現在：

1、大檔案意識不強。—些同志認為檔案工作只是檔案部門的事，在檔案部門本身的工作中，往往就業務論業務，不能把檔案工作與經濟建設及各項建設結合起來，不能把業務工作與自身的建設和發展有機地結合。

2、改革意識不強。檔案部門自身的改革發展指導思想上的局限性，導致發展思路上存在片面性、管理體制上存在單一性、工作方式上存在封閉性，服務手段上存在原始性，仍處于被動狀態。

3、自強意識不強。一些人不愿意去抓根本性、長期性、建設性的大事情，對—些事情的艱苦性和復雜性以及可能遇到的困難認識不足，思想一蹴而就。“等、靠、要”思想觀念嚴重，改革開放意識和自我發展意識不強，凡事要等待上級部署后方才運作，工作中缺乏主動性和創造性。

4、對新時期檔案管理本質屬性缺乏全面的認識，致使某些檔案工作難以到位，造成不可再生的檔案信息資源大量流失，檔案資料不全，結構不合理，編研利用不充分，難以給社會各方面提供及時、全面、準確的服務，同時，檔案服務手段滯后，影響檔案服務功能的發揮，檔案信息服務窗口的作用不大。

3 檔案管理工作創新要解決的問題

首先，要在思想觀念上創新。要充分認識創新是檔案工作發展的動力，檔案工作的建立、發展、壯大離不開創新。然而在當前，檔案工作創新面臨著許多思想障礙和框框套套。檔案工作與經濟工作脫離，檔案工作者在繼承和創新關系上的猶豫彷徨等等，這些都不同程度地影響檔案工作的改革與創新。，改革怕出亂子，創新怕擔風險；有的片面強調繼承，缺乏辯證的觀點，在當今社會，檔案事業發展的諸多問題，沒有現成的答案，也沒有任何經驗可以借鑒，唯有解放思想，更新觀念，才能在探索中前進，創新中發展。

其次，要在基礎管理工作上的創新。基礎管理包括了檔案的收集，整理、鑒定、保管到開發利用。檔案工作從收集、整理、鑒定、保管到利用，都有一整套緊密相聯的工作流程，每一程序的科學性、技術性都很強。伴隨著科學技術的發展，檔案載體己呈現出多樣性的趨勢。如電子計算機自動控制的電子檔案，同紙質檔案相比，具有更方便，準確、高效的優勢，但在收集、鑒定、使用、保管、保密和安全等諸多方面，又出現了一些值得探索研究的新課題。如從我國機關檔案工作的實際出發，為適應檔案管理現代化的需要，國家檔案局頒布了《歸檔文件整理規則》，這個規則的貫徹實施，改變了機關傳統的檔案管理的基礎工作方式，兼顧了計算機和手工管理兩種方式，這實際上也是檔案管理手段的一種創新。

4 檔案管理工作創新措施

檔案工作創新是應對時代變革，推進檔案工作開創新局面的必由之路和必然選擇。檔案工作要實現創新，要有科學的態度，實事求是的精神，還應有過硬的實招。具體講要在三個方面下功夫。

1、在工作重點上創新。檔案工作要創新，必須圍繞重點工作，抓住難點、熱點、重點問題，尋找工作的突破口，找準主攻方向，大膽實踐，創造性地開展工作。通過工作重點的創新，帶動、提高其他工作的創新和提高水平。

2、在工作機制上創新。檔案工作要創新，必須有健全、完善的工作機制和工作保證。創新工作機制，就是要克服和防止工作的隨意性和盲目性，加強法律、法規和制度建設，做到有法可依，有法必依，執法必嚴，違法必究，促進檔案工作的制度化、程序化和規范化。為檔案工作各項任務的圓滿完成提供堅實的保證。

3、提高檔案工作人員的創新精神。檔案工作人員的創新精神的培養，要在以下幾方面努力：一是要有敬業精神。需要檔案工作者有強烈的敬業精神，勤勤懇懇，默默無聞，在平凡的崗位上創造出不平凡的業績；二是要有豐富的知識和經驗。因為知識和經驗可以使人產生廣泛的聯想，使思想靈活敏銳，進而迸發出創新靈感的火花，對工作提出妥善的解決辦法，不斷創新；三是要培養獨立思考問題的習慣。獨立思考就是調動主觀思維能力，大膽設想，敢于向傳統觀念挑戰，善于提出新辦法，解決新問題； 四是要有實事求事的科學精神。要以“三個代表”重要思想為指導，準確地把握檔案事業發展面臨的新形勢，自身發展的新情況和所處的新環境，學習、總結一切創造性的先進做法和成果，用求實創新的精神，把握規律，勇于探索和實踐，有效地、開創性地開展工作，才是真正的創新。

5 不斷創新檔案工作機制

1、擴大信息源。檔案、圖書、情報信息一體化管理是新世紀信息資源管理大趨勢，加大對農業科技、城市化建設、重點工程項目檔案及相關信息的收集力度，為增強、擴展服務功能提供保障。城建檔案要利用網絡及計算機技術與社會公共信息建立互聯互通關系，增強信息采集能力、加工能力。全面加強新區重點建設項目檔案管理，為新區建設服務。積極開展重點建設項目檔案專項服務。面對用戶，檔案館不僅能提供歷史檔案，而且能提供綜合檔案信息：不僅能提供客觀憑證，而且能提供現行的有序信息。

2、加大特色檔案收集力度。隨著信息化的發展，網上信息會越來越豐富，這就需要館藏特色檔案來增強競爭力，檔案館要加大特色檔案的收集力度。認真做好重大活動檔案材料的收集整理，為經濟社會發展服務。隨著開發開放，將會舉辦越來越多的國際國內大型會議、會戰、商貿洽談、文化娛樂等重大活動。對其產生的紙質、電子、聲像、多媒體和事務檔案，要建立檔案管理責任制，明確崗位責任，健全制度。確保重大活動檔案材料齊全收集、及時整理、按規定積極向社會開放。

3、加快檔案信息化工作，全面推進“數字檔案館”建設。在做好標準化、規范化工作的基礎上，實現館藏檔案的數字化、整合館內信息資源，做好“數字檔案館”的開發與開放工作。大力整合檔案信息資源，為建設提供信息支持。科學整和檔案信息資源建設發展服務的重要舉措，又是拓展檔案工作社會服務功能的重要途徑。

4、創新檔案服務機制。拓展檔案館與各部門的密切合作空間。—方面積極建立“熱線聯系”渠道和協作網絡，主動了解大型活動和重要項目等的建檔、利用、開發需求；另—方面要努力擴展面向社會的檔案中介服務，開展檔案整理、搶救、數字化、寄存、技術保護和咨洵服務業務。

5、強化服務意識。規范服務工作程序，不斷提高服務工作的質量和水平，充分挖掘檔案資源的利用價值，不斷深化檔案服務的廣度、深度，提升檔案利用工作的科技含量，從互聯網、政務網、局域網三個層面提供便捷的檔案信息服務。