完善社會保險檔案管理 促進保險事業發展

摘 要：社會保險的檔案管理工作是社保事業發展的基礎前提，社保檔案具有數量龐大、動態變化、以人為本、規范性等特點，加強社會保險的檔案管理，是深化社會保險改革的需要，是社會保險業務本身的必然要求，有利于社保部門提高業務質量和辦事效率。因此，急需完善社會保險檔案管理的各項制度，建立檔案信息管理系統，加強社保檔案整理工作，強化檔案管理隊伍建設。把凝心聚力促發展、服務百姓惠民生作為工作指南，使各項工作穩步推進，順利完成了既定目標。

關鍵詞：社會保險；檔案管理；保險事業；發展

社會保險的檔案管理工作是社保事業發展的一個基礎前提，隨著社保制度改革的深入，如何做好社保檔案管理工作，成為社保工作的一個重要內容。然而，目前的社保檔案管理中存在著管理意識薄弱、管理手段和方法落后、缺乏專業的檔案資料管理隊伍、管理制度不統一、不注重檔案信息開發等問題。因此，急需完善社會保險檔案管理的各項制度，從而有助于解決重復參保和漏保并存問題，有助于增強就業工作的針對性、就業政策措施的科學性，更好地服務經濟發展、服務居民。把凝心聚力促發展、服務百姓惠民生作為工作指南，使各項工作穩步推進，順利完成了既定目標。

1 社保檔案的特點

社保檔案在整個社保工作中具有非常重要的地位，是實現社會保障信息交流與共享的保證，是參保者維護其合法權益的重要憑證，也是社保部門進行科學管理、提高工作效率的必要條件。作為一項專業的管理工作，社會保險檔案具有以下五個特點：第一，數量龐大，即隨著我國社保制度的改革，參與社保的人口已從城市覆蓋到農村，最終實現全民參保。第二，動態變化，即個人的社保檔案會隨著個人工作單位的變化，而發生關系轉移，各項社保繳費情況也會依據個人工資的增減發生變化。第三，以人為本，即社保檔案以人為基本對象來辦理的，個人是社會保險檔案的最基礎的形成單位。社保檔案是個人參與社保的原始憑證，也是維護個人利益的重要憑證，就如人事檔案一樣，隨著個人變化，產生相應變化。第四，規范性，即社保檔案是按國家的有關規范來辦理的，各類社會保險都有統一的辦理程序、繳付費標準；各類社會保險都有規定有規范的記錄卡，登記清冊及報表，不論是哪個單位的職工，其形成的相關材料具有一致性。

2 加強社保檔案管理的必要性及重要意義

（一）加強社會保險的檔案管理，是深化社會保險改革的需要。

隨著社會保險改革的逐步深化，“單位人”勢必要變成“社會人”。社會保險部門不但要履行社會保障的責任，同時還要承擔起對離退休人員的社會化服務與管理職能，如此龐大的社會系統工程，若無完整準確的個人資料記載，即安全有序的社會保險檔案管理，社會保險部門的工作就會陷入困境，甚至會影響到社會保險改革的進程。

（二）加強社會保險的檔案管理，是社會保險業務本身的必然要求。

一個參保人從辦理參保手續到離退休以及中間失業等享受社會保險的各項待遇，要經過諸多環節。在辦理參保手續時，首先要填寫保險卡及個人詳細情況表等作為最原始的資料存入個人檔案，其后要不斷繳納社會保險費、劃撥個人賬戶、計算利息，有時還要對繳費比例、繳費基數及養老金發放標準進行調整。伴隨人才的合理流動，還要辦理保險關系轉移和基金的轉入轉出手續等，這些詳細的個人檔案記載，就成了今后支付社會保險待遇的重要依據。社會保險檔案管理的好壞，將直接關系到參保人的切身利益。

（三）加強社會保險檔案管理，有利于社保部門提高業務質量和辦事效率。

檔案資料的收集、整理實際上是對業務工作進行有序的梳理和有效的歸納。對已完成的業務工作進行回顧整理、總結，從中找出經驗教訓，將對正在進行或進一步開展的工作提供良好的借鑒和推動。可以為決策者提供準確的各項統計數據，為領導科學決策提供服務，提高辦事效率。檔案資料的收集、整理、歸檔與利用是我們做好社會保險工作的前提條件。

3 完善社保檔案管理的措施

（一）建立檔案信息管理系統

社會保險業務檔案由于周期長、數量大、管理要求高，困擾了很多社保經辦機構，大多數采用檔案主管部門提供的簡易系統，重實體輕軟件的情況普遍存在。因此，要善于通過用信息系統進行科學、合理、有序、規范的管理，從而實現編碼的標準化、流程的規范化、操作的數字化、管理的信息化、材料的電子化、表單的無紙化、業務的一體化、類型的廣泛化。通過檔案信息管理系統，可以極大地提高工作效率，同時通過系統控制確保歸檔的及時性、完整性和準確性，為檔案管理的信息化打下了堅實的基礎。大大減輕了檔案整理歸檔工作量，提高了管理效率和精確化水平，方便了相關單位或個人查詢檔案，從而為精確管理、便民服務做出貢獻。

（二）加強社保檔案整理工作

第一，要確保養老保險補繳檔案收集的資料齊全，每份資料經辦程序較為完整，初審、復審、審批制度堅持要好，使責任人一目了然。第二，檔案分類要準確，對繳費臺賬的建檔立卷有利于養老保險繳費歷史記錄的維護和職工養老保險補繳工作的進行。第三，每本檔案要有索引和目錄，由印刷廠統一整理和裝訂，立卷美觀、整潔，方便查閱和利用。第四，確保四類檔案的完整，一是人員增減備案檔案，主要留存了經勞動關系科鑒定的《勞動用工花名冊》、解除勞動合同證明等資料；二是養老保險補繳檔案，往前補繳養老保險的職工主要是留存了《勞動合同》、工資憑證、法院判決書、仲裁書等材料的復印件；三是企業職工繳費歷史記錄，主要留存了職工養老保險手冊、轉移單、企業繳費財務憑證等資料的復印件；四是企業繳費臺賬檔案，主要留存了企業每年的工資憑證、繳費基數申報表等材料的復印件。

（三）強化檔案管理隊伍建設

作為檔案的直接管理者，檔案管理員的素質是檔案管理水平持續提升的“硬條件”，為此，社保中心要結合局崗位練兵活動，圍繞“重人才，強培訓”，把檔案管理培訓作為重點培訓內容來抓：一是抓思想建設，定期開展職業道德教育，學習《社會保險工作人員紀律規定》、，嚴守檔案信息真實、保密原則；二是抓理論學習，組織檔案管理員學習《檔案保護》、《檔案利用與服務》等課程，豐富檔案管理員理論知識；三是抓實操訓練，中心信息檔案部實行輪崗培訓，使每一個檔案管理員都能完成檔案整理、影像化、存放管理、查詢利用的整套工作流程，提升檔案管理技能。另外，除在專（兼）職檔案管理人員選拔上嚴格把關，切實將工作經驗豐富、責任心強的干部選配到檔案工作崗位上外，同時狠抓檔案管理人員的培訓教育工作，采取崗位培訓、派送檔案管理人員參加檔案部門組織的專業培訓，努力提高檔案管理隊伍的專業技術素質和現代化管理水平。

人社局要高度重視社會保險業務檔案管理服務工作，明確責任主體，靠實工作責任，優化管理服務，維護了檔案的真實、完整和安全，有效發揮社保檔案在服務民生、保障民生等方面的基礎性作用。

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作者簡介

劉代誠（1965-），男，煙臺福山，煙臺市福山區社會保險服務中心，職稱：檔案館員。