淺談信息化發展下機關文書的檔案管理

王歆柏

摘 要：文書檔案是機關在社會活動中為了有效的設置完成的事務處理標準，使用合理的文字體制標準，對香瓜內容進行有效的系統整理。通過機關行政事務的發展分析，逐步增加機關文書檔案的使用，其中涉及的內容較為齊全。日常生活中需要根據施工標準進行準備和處理，根據文書指導工作的重要性，對信息化機關文書額檔案管理進行分類，確定文書機關檔案管理的重要作用。

關鍵詞：機關；文書；檔案管理

信息化文書檔案管理師順應社會發展需求，逐步提高機關文書檔案效能，根據機關文書額管理狀態，對文書進行存在的相關問題分析，逐步改變文書檔案的管理模式，提高機關信息檔案的有效規劃和管理。本文將針對信息化機關文書檔案管理的相關內容進行具體分析，研究機關文書信息化管理辦法。

1 機關信息化文書檔案管理的意義

1 文書檔案管理的重要性

社會經濟的發展帶動機關事務管理的增多，機關文書業務量逐步增大。文書檔案管理需要信息化調整，改變紙質文書管理莫斯，對現有的管理效率進行提速。利用信息化管理優勢，對機關文書進行信息化建設，逐步提高文書的檔案發展，提高機關檔案的科學化能效管理，這對于文書信息化檔案管理是極其重要的。

2 文書檔案管理的必要性

機關文書檔案具有嚴格的管理標準，需要根據機關事務處理流程，根據建設質量水平按部就班的完成。在信息化技術文書檔案管理中，逐步改變檔案管理標準，充分利用信息化水平提高信息內容的傳輸，推進機關文書產業發展的建設速度，制定合理的檔案管理標準，提高機關服務的科學化發展，實現信息能力化的有效發展。

3 文書信息化檔案管理的要求

文書信息化檔案的管理有利于檔案信息資源的開發和利用，根據信息化管理平臺，建立統一的檔案共享資源管理平臺，依照機關信息服務發展標準，對機關文書內容盡心信息化管理，打破傳統的管理思想，以新概念的檔案管理模式進行，提高文書的綜合公正性和公開性，轉變西現有的文書，推進文書檔案的綜合服務管理。

2 機關信息化文書檔案管理存在的缺陷問題

各級部門對文書檔案管理都具有一定的認識，加強文書檔案的信息化管理，對機關文書的管理工作進行快速開展，但是現實實施與信息化發展檔案管理仍然存在一定的差距問題。根據信息化檔案管理標準對檔案進行有效的規范，加強信息化文書的持續性，推進信息檔案管理的進度，制定合理的檔案管理政策，確保信息化文書發展的變更。

1 加強信息化規范管理

根據電子信息發展水平對文書檔案工作進行有效地管理，不斷改善信息化綜合業務平臺，制定合理的電子文件查詢標準，在查詢過程中可能因為電子文件數據的不準確造成信息的丟失，影響信息的安全。根據機關行政文書的綜合梳理，及時對電子檔案進行有效的管理。機關各部門的文書在不同的管理者電腦中，沒有同意的管理標準，數據容易丟失。因此，采用無紙化的電子管理模式中，需要根據辦公模式的改變，加強文件數據的上傳、共享管理，提高檔案文件的管理級別，設置合理的使用權限，改善電子文檔的使用效率。

2 信息安全管理級別需要提高

加強信息技術管理的提升，需要根據信息技術專業知識進行培養。機關文書的工作人員首先需要了解文書業務、另外需要對計算機操作具有良好的能力，掌握文書數據維護知識，對國家安全等級保密標準具有合理的認識。加強機關工作人員的技術培訓，逐步提升信息工作的拓展，有效改善機關文書綜合管理水平，緊密結合時代發展，順應現有的社會發展需求。

3 加強信息文檔的推進

傳統文書的管理主要采用歸檔管理模式，通過對歸檔材料的搜集和整理，確定查閱標準即可。而對其中的規章制度、文件規劃管理內容、登陸、統計沒有合理有效的管理環節，主要還是以手工操作為主。文書檔案人員由辦公人員兼任，文書檔案人員沒有較高的準也技術學習能力，業務水平低，人員流動頻繁。因此，一些單位常常將退二線、年齡大的人員指派為檔案管理人員，他們對計算機技術了解少，無法應對信息化檔案文書的管理。為了有效加強機關文書日常工作，就需要對文書檔案管理的軟件、硬件進行綜合數據分析，確定日常維護的相關開發內容，加強大量數據資金的投放，改變機關文書信息的不足之處，加強信息化單位的發展，建立良好的業務資金支持。資金的缺乏造成信息化文書工作無法正常開展，嚴重的影響檔案工作建設。

3 加強機關文書信息化檔案綜合管理的辦法

1 打破文書檔案管理的傳統認識

機關文書檔案管理可能涉及較多的部門，其中的相關人員較為散，需要根據相關的部門對個人文書和檔案進行重視分析。文書中存在檔案管理不足的地方，根據紙質檔案的狀態，對機關各個部門的草稿內容進行分析，研究有效保存實物的方法。通過分析電子檔案的相關內容，確定是否保存，是否可以及西寧電子文稿的處理。對于文書管理而言，需要根據領導的修改痕跡狀態進行分析，研究電子檔案中可以保存修改痕跡的方法，確定電子文書檔案無法處理的內容，減少檔案的丟失狀況。

2 建立合理的檔案系統

根據檔案管理規范標準，分析檔案的存儲影響范圍，確定當那信息管理標準的規范變化范圍，確定可能存在的不足之處。分析文書檔案的信息管理標準，對檔案信息中的傳輸困難進行分析，建立有效合理的檔案文書收集整理方案，及時對檔案數據信息進行控制調節，確保檔案信息的管理工作。積極制定合理的系統信息管理平臺，架起那個檔案信息的投入和分析處理，推進機關文書的檔案文化信息建設，確保檔案管理文書技術的準確性。

3 加強檔案信息建設發展

制定檔案的信息自動化系統發展技術，不斷擴展檔案功能調節，拓展文書的信息處理過程，制定良好的的檔案構造，加強檔案的獨立模塊組合控制。將模塊覆蓋整個機關文書的系統管理流程，實現對文書內容的預期歸檔處理，改善文書檔案的有效調節，加強檔案文書的重新編制，制定合理的歸檔、緩存處理，建立統一的鑒別輔助管理流程，確保機關檔案文化信息的管理水平。

4 結語

綜上所述，機關檔案文書的管理需要信息化的綜合發展建設，加強信息化的發展，提升機關檔案文書發展建設，確保檔案的有效性和合理性，提高檔案信息的安全防護管理水平，保證機關檔案信息的有效管理。

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