如何加強建設項目檔案管理

何聯妮

摘 要：論文從建設項目檔案管理存在的主要問題及如何做好建設項目檔案管理兩個方面，對建設項目檔案管理進行了論述，希望通過幾項措施提高建設項目檔案管理水平。

關鍵詞：建設項目；檔案管理

建設項目是一個技術、知識密集、專業性強的工程。建設項目檔案是指整個建設項目從醞釀、決策到建成投產全過程中形成的、應當歸檔保存的文件，包括建設項目的提出、調研、可行性研究、評估、決策、勘察、設計、施工、調試、生產準備、竣工、試生產等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料等形式與載體的文件材料。建設項目檔案是工程建設全過程的真實記錄和客觀反映，同時又是項目轉入生產后，管理、運行、檢修、改建和擴建的重要依據。近年來，我國建設項目規模不斷增加，建設項目檔案管理也出現了越來越多的問題。如何做好建設項目檔案管理，更好地服務于建設項目和生產運行，是當前檔案管理工作者面臨的一項重要工作。

1 建設項目檔案管理存在的主要問題

1、建設項目檔案管理工作滯后，收集、整理、組卷、移交不及時。

由于建設項目施工工期長，參建單位多，參建單位檔案管理水平參差不齊，經常會出現不同程度的“重項目建設，輕項目檔案管理”的現象，導致部分項目文件缺失，尤其是項目可研、評估、決策、勘察設計、招投標文件、設備資料等。另外，工程建設與項目檔案管理工作不能同步進行，單位工程建設完成后，項目檔案未按時收集、整理、組卷，不能做到按時移交，以至于工程建成后突擊整理、組卷資料，甚至補充缺項的資料。

2、建設項目檔案案卷質量不高，內容不完整、準確、系統。

建設項目檔案的內容是要真實的反映工程建設全過程，檔案數據必須完整、準確、系統。然而在項目工程建設中往往會出現一些與實際工程不符的現象，如：竣工圖、施工記錄、驗評資料等相關項目文件中的數據填寫不真實，不全面，甚至漏填；施工過程中發生了工程變更，而對應的竣工圖未進行標注、修改，造成竣工圖紙所反映的施工內容與工程建設的實際情況不相符，為建設項目日后的設備檢修和生產運行埋下了安全隱患。

3、建設項目檔案保管條件差，檔案保管設施達不到檔案“八防”的要求。

工程項目在建設階段，現場辦公條件都比較簡陋，檔案保管設施、場所都比較差，檔案材料的保管根本達不到檔案庫房“八防”的要求，致使項目文件保管和檔案信息的安全保存存在隱患，甚至造成部分原始檔案的損毀、丟失，重要檔案信息的泄露等。

如何做好建設項目檔案管理工作的措施。

設立檔案管理機構，建立項目檔案管理體系，確保項目檔案管理工作。

項目參建單位和建設單位要建立檔案、資料管理機構，要有專業的專職檔案資料管理人員，各相關業務部門要有兼職的資料員。項目檔案管理要實行分級、專兼職檔案管理人員相結合的項目檔案管理模式。

建立健全項目檔案管理制度，落實項目檔案管理責任，明確各參建單位職責，確保項目檔案管理工作有章可循。

建設項目文件內容多、形成時間長，因此必須制定適合本項目管理的檔案管理制度，將項目文件的形成、收集、整理、組卷、歸檔要求和歸檔范圍納入各參建單位和相關業務部門的管理責任和工作職責，使項目檔案管理實現全過程責任管理。

3、完善項目檔案管理體系，做好檔案人員專業培訓工作。提高項目檔案管理水平。

建設項目工程量大、工期長，參建單位多，項目建設單位檔案部門必須建立有效的檔案管理網絡體系，對參建單位進行分門別類地檢查、指導和監督，保證項目文件的收集齊全、完整、準確、系統。建立完善的檔案管理網絡就是按照建設項目的布局和檔案管理工作自身的特點建點、配人，并明確專職檔案管理人員工作職責、歸檔時間、歸檔范圍等。各參建單位項目文件要做到集中統一保管，即使工程技術人員、施工人員調離變動，也可以做到檔案資料的固定保留。項目參建單位檔案管理意識和對檔案管理工作的重視程度存在差異，造成項目檔案管理水平良莠不齊。所以，認真做好檔案管理人員的專業培訓工作，使他們增強檔案管理意識、掌握檔案專業管理技能，明確各參建單位檔案管理人員在項目檔案的收集、整理、移交等工作上的責任是十分必要的。

4、加強項目檔案過程控制措施，確保項目檔案收集、整理、組卷、移交及時、規范。

合同是用來約束和規范各參建單位和設備、材料供貨商強有力的法律依據，在進行工程、設備、材料招標及簽訂各項合同、協議時設立工程竣工檔案的內容、編制質量、移交時間、套數、歸檔及違約責任；設備、材料到貨時需提交的文件份數和內容等。同時，也要將項目檔案管理工作納入項目工程結算、付款控制，用經濟手段來約束雙方履行合同、協議。明確乙方按照合同約定保證質量按期移交項目檔案和設備、材料文件，再經甲方檔案管理人員和專業技術人員簽字確認后，再予以工程款結算和設備、材料付款。如果檔案材料和設備文件移交不符合要求，將按照合同、協議約定扣除工程款和設備、材料款。實現工程檔案管理的前端控制和過程管理，利用工程結算和設備、材料付款把關，是做好建設項目檔案管理的有效控制手段。

5、做好項目檔案的監督、檢查和驗收工作，確保項目檔案內容完整、準確、系統。

對各參建單位的檔案管理工作進行監督、檢查和指導、協調，將各職能部門的檔案工作統一管理，實行項目檔案與項目建設同步管理。建設單位檔案管理人員應該按國家和行業相關的規定、規范，組織檔案管理人員和工程技術管理人員對工程檔案進行專項檢查，檢查歸檔的文件是否齊全、完整、準確、系統，歸檔文件是否是原件，合同、協議、竣工報告、竣工文件、竣工圖等是否履行雙方簽字、蓋章手續，案卷質量是否符合國家歸檔要求。對檢查出的問題提出整改意見并督促整改、檢查和驗收。確保歸檔文件做到分類科學、組卷合理、系統，方便檔案的利用和保管。組織監理單位、參建單位對設計更改執行情況進行匯總、審核并提交設計單位編制竣工圖紙，監理單位對設計單位編制的竣工圖進行審核簽字。對列入省級或國家重大建設項目的，根據《國家重大建設項目檔案驗收辦法》的要求，及時對項目進行檔案專項驗收。

6、建立規范的檔案庫房，確保項目檔案保管條件。

為了確保項目檔案安全，最大限度延長檔案壽命，項目建設單位應建立規范的檔案保管庫房。檔案庫房要設專人負責管理，定期對檔案庫房各種載體的檔案進行檢查、核對，做到帳、物、卡相符。庫房應做到整齊、清潔，檔案柜架和案卷排列科學，便于查找。檔案柜內要投放有效的防蟲、防霉藥物并定期檢查。做好庫房防火、防盜、防光、防紫外線、防潮、防干燥、防高溫、防塵、防止有害生物和污染等安全管理工作。

項目建設檔案是真實反映項目建設規范程度的一項重要依據，也是規范項目建設的一個手段，對于項目的建設及日后的生產、運行發揮著極其重要的作用。所以，重工程建設的同時也一定要高度重視項目檔案管理，不段提升項目檔案管理水平，確保項目檔案管理工作更好地服務于工程建設項目。

參考文獻

[1]張艷萍.重點建設項目檔案工作措施研究.陜西檔案，2014，（4）.

[2]彭金榮.加強重點建設項目檔案管理之我見.陜西檔案，2014，（4）.