RFID技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用探索

繩墨　沈東輝

城建檔案館發(fā)展的一個(gè)重要方向，就是通過(guò)先進(jìn)的信息化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)、智能化技術(shù)，提高城建檔案的使用效率，提升城建檔案館的自動(dòng)化水平，總而提高總體服務(wù)水平。RFID技術(shù)以其方便、快捷、高效等特點(diǎn)，正掀起一場(chǎng)數(shù)字化管理的風(fēng)潮。我國(guó)許多的圖書(shū)館都已經(jīng)引進(jìn)使用了RFID智能管理系統(tǒng)，代表性的有北京理工大學(xué)圖書(shū)館、汕頭大學(xué)圖書(shū)館等。

1 RFID技術(shù)介紹

（一）什么是RFID

RFID，也就是無(wú)線射頻識(shí)別（Radio Frequency Identification），是一種非接觸式的自動(dòng)識(shí)別技術(shù)，也就是可以相隔一定距離讀取目標(biāo)信息，最常見(jiàn)于公交卡和二代身份證中。它主要包括兩個(gè)部分：標(biāo)簽（tag）和讀寫(xiě)器（reader）。標(biāo)簽由耦合芯片、天線和包裝組成，具有一定的信息容量，可以存放數(shù)據(jù)，如檔案信息、存放位置等。讀寫(xiě)器部分則用來(lái)與標(biāo)簽交互，通過(guò)射頻信號(hào)自動(dòng)識(shí)別目標(biāo)對(duì)象并獲取或?qū)懭胂嚓P(guān)數(shù)據(jù)，這個(gè)方式的主要優(yōu)點(diǎn)則是讀寫(xiě)器和標(biāo)簽之間不用建立機(jī)械或者光學(xué)接觸，有一定的識(shí)別范圍，整個(gè)識(shí)別工作無(wú)須人工干預(yù)，可工作于各種惡劣環(huán)境。RFID技術(shù)可識(shí)別高速運(yùn)動(dòng)物體并可同時(shí)識(shí)別多個(gè)電子標(biāo)簽，操作方便。

（二）RFID技術(shù)分類

RFID技術(shù)有兩種分類方式：一種按照標(biāo)簽內(nèi)是否內(nèi)置電源分成主動(dòng)式（有源）、被動(dòng)式（無(wú)源）、半被動(dòng)式（半有源）；另一種則按照使用頻率來(lái)區(qū)分，分成低頻、高頻、超高頻、微波。

第一種分類方式中，被動(dòng)式RFID技術(shù)發(fā)展最早，也最成熟，市面上廣泛應(yīng)用于公交卡、銀行卡、賓館房卡、二代身份證等。這種方式中，標(biāo)簽本身沒(méi)有電源，標(biāo)簽的能量來(lái)自于讀寫(xiě)器發(fā)出的電磁波，所以讀寫(xiě)距離比較短，但是標(biāo)簽壽命很長(zhǎng)。主動(dòng)式RFID則剛好相反，讀寫(xiě)距離長(zhǎng)，但是因?yàn)橛袃?nèi)置電源，所以壽命比較短，而且成本比被動(dòng)式高出很多。

第二種分類方式則主要表現(xiàn)在對(duì)環(huán)境的適應(yīng)性不同。頻率越低則讀取范圍越小，頻率越高讀取范圍最大。

（三）RFID技術(shù)的應(yīng)用

二十世紀(jì)九十年代：門禁、防盜系統(tǒng)、運(yùn)動(dòng)計(jì)時(shí)等

二十一世紀(jì)：電子支付，航空行李識(shí)別，快遞分揀，圖書(shū)管理。

2 RFID技術(shù)和磁條、條碼技術(shù)的對(duì)比

目前在檔案管理中，最常見(jiàn)的新技術(shù)莫過(guò)于磁條和條碼技術(shù)。這兩種技術(shù)都方便于檔案標(biāo)識(shí)和整理工作。和RFID技術(shù)比較起來(lái)，也都有各自的優(yōu)勢(shì)。

從表1中可以看出，RFID技術(shù)相對(duì)于磁條和條形碼具有優(yōu)勢(shì)，但是因?yàn)槌杀締?wèn)題，優(yōu)勢(shì)也并非特別明顯。主要優(yōu)勢(shì)在于讀取距離遠(yuǎn)，可以一次同時(shí)讀多個(gè)標(biāo)簽，標(biāo)簽使用時(shí)間長(zhǎng)，對(duì)環(huán)境要求低。而RFID技術(shù)的劣勢(shì)，也就是價(jià)格問(wèn)題，隨著技術(shù)的成熟和大批量工業(yè)化生產(chǎn)，會(huì)漸漸變的不再成為一個(gè)劣勢(shì)。

3 檔案管理中產(chǎn)生的獨(dú)特問(wèn)題

（一）是否有足夠的技術(shù)方案

RFID是一門專業(yè)性比較強(qiáng)的新技術(shù)，而且普及的不廣，很多城市都缺少專門從事RFID設(shè)備及服務(wù)的公司，一旦出了技術(shù)問(wèn)題就需要從其他城市叫人，一方面是增加了成本，另一方面問(wèn)題解決的時(shí)效性也差。

（二）是否有成熟的解決方案

為了起到方便查找的目的，很多時(shí)候需要的不僅僅是標(biāo)簽和讀寫(xiě)器，比如：LED顯示屏，信號(hào)燈，傳感器，配套的管理系統(tǒng)等。對(duì)于如何管理、配置、集成、監(jiān)控這些設(shè)備，能否在一開(kāi)始就明確該系統(tǒng)具體要達(dá)到一個(gè)怎樣的效果，都是對(duì)人員專業(yè)性的重大考驗(yàn)。

（三）系統(tǒng)更新?lián)Q代不易

圖書(shū)館中的圖書(shū)大量用于讀者閱讀，只有少量用來(lái)長(zhǎng)久保存；和圖書(shū)館不同，檔案館的檔案則是大量用來(lái)長(zhǎng)久保存，被借閱的數(shù)量則相對(duì)較少。整體來(lái)說(shuō)，圖書(shū)館里超過(guò)20年的藏書(shū)只占很小的一部分，但是檔案館里超過(guò)20年的檔案則比比皆是。縱觀RFID技術(shù)的發(fā)展，20年來(lái)，尤其是近10年來(lái)，無(wú)論是標(biāo)簽所含的信息量還是標(biāo)簽本身對(duì)環(huán)境的適應(yīng)性，甚至是讀寫(xiě)器的讀寫(xiě)速度和距離，都得到了飛速的發(fā)展。可以預(yù)見(jiàn)，10年之后，因?yàn)榧夹g(shù)的進(jìn)步，RFID技術(shù)肯定還會(huì)發(fā)展。到時(shí)候，系統(tǒng)的升級(jí)，尤其是大量的標(biāo)簽的升級(jí)，都是很困難的事情。

4 檔案管理技術(shù)發(fā)展前瞻

RFID技術(shù)確實(shí)可以應(yīng)用在檔案管理中，而且和傳統(tǒng)的管理方法相比，甚至和一些沒(méi)有那么新的新技術(shù)相比，有著各種優(yōu)勢(shì)。然而，也有自身的缺點(diǎn)。

總體來(lái)說(shuō)，檔案管理可以分成三個(gè)相對(duì)獨(dú)立的部分：接收，保管，查詢利用。其中，RFID技術(shù)能夠一展身手的領(lǐng)域只有查詢利用，而在查詢利用中，另一種技術(shù)也在大力發(fā)展，就是電子檔案技術(shù)。相對(duì)于紙質(zhì)實(shí)體檔案來(lái)說(shuō)，電子檔案具有存儲(chǔ)備份方便，查詢調(diào)用快捷，復(fù)制迅速準(zhǔn)確等特點(diǎn)。當(dāng)然，檔案電子化的過(guò)程本身就是一個(gè)困難，而且大量電子文件的保存、維護(hù)和利用對(duì)技術(shù)依賴也更強(qiáng)——但是，整體來(lái)說(shuō)，檔案電子化的發(fā)展趨勢(shì)來(lái)的更加猛烈。

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作者簡(jiǎn)介

繩墨，長(zhǎng)春市城市建設(shè)檔案館，碩士。

沈東輝，武漢市城市建設(shè)檔案館，本科。