基于服務的檔案管理模式研究

熊冬珠

摘 要：檔案的管理工作是提升單位工作質(zhì)量的重要工作，在單位發(fā)展過程中，從服務的角度提升檔案管理工作的質(zhì)量，能夠使單位獲得更高水平的信息資源，分析檔案管理模式的重要意義，并從服務的角度進行研究，是當前很多單位高度關(guān)注的內(nèi)容，

關(guān)鍵詞：服務；檔案管理；研究

單位在發(fā)展的過程中需要對許多信息資源進行有效的處理，而服務是提升單位工作人員工作質(zhì)量的重要形式，如果單位在進行信息管理的過程中采用碎片化管理的方式，將難以保證單位在進行戰(zhàn)略決策的過程中能夠及時獲得準確的信息資源，同時，將這些資源共享于單位長遠建設(shè)之中。因此，基于服務的檔案管理模式受到了很多單位的高度重視。

1 基于服務的檔案管理模式的重要積極意義

隨著市場經(jīng)濟體制的不斷完善，許多單位在發(fā)展過程中面臨較大的競爭壓力，提升單位的發(fā)展競爭力，必須從提升單位服務的角度出發(fā)，改良單位的信息管理機制。單位所掌握的歷史資料是決定單位管理工作和生產(chǎn)工作各個流程的基礎(chǔ)性因素，因此，單位的各個部門都需要對相關(guān)工作過程材料，尤其是技術(shù)性核心內(nèi)容進行高水平的掌握，而將其列入檔案的管理，則是一項重要的任務[1]。檔案是記載單位基礎(chǔ)性信息的重要資料，單位在進行發(fā)展戰(zhàn)略決策和發(fā)展狀態(tài)評估的過程中都需要使用檔案進行信息數(shù)據(jù)的收集和評價，因此，單位必須在檔案管理的過程中使用服務對管理流程進行規(guī)劃控制，使單位能夠擁有足夠的信息資源為后期的工作提供保障。單位在進行檔案管理的過程中，需要同政府等機構(gòu)的檔案管理進行區(qū)分，要將提升經(jīng)濟效益作為單位檔案管理工作的主要目的，不能完全模仿政府出于公益目的的檔案管理機制[2]。單位的檔案管理制度必須將提升信息管理效率和管理質(zhì)量作為基礎(chǔ)性任務，將提升信息服務水平作為終極目的，做到人人建檔，人人管檔，統(tǒng)一歸檔，服務共享。因此，服務型的檔案管理模式是提升單位發(fā)展水平的重要環(huán)節(jié)。

2 基于服務的檔案管理模式整體設(shè)計

（一）基于服務的檔案管理機制

首先，單位的檔案管理人員需要將管理體制建設(shè)作為提升檔案管理水平的首要任務，要充分收集檔案管理體制構(gòu)建的相關(guān)材料，對管理體制的細節(jié)進行優(yōu)化處理，并且在執(zhí)行管理工作的過程中，嚴格按照管理體制的模式進行檔案的管理工作，以便能夠總結(jié)相關(guān)經(jīng)驗，對檔案管理的細節(jié)進行高質(zhì)量的完成[3]。可以按照服務的要求，對檔案管理工作的具體執(zhí)行制度進行調(diào)整，并且按照既定的組織結(jié)構(gòu)對管理工作的細節(jié)進行設(shè)計，使改良后的管理體制能適應檔案信息的提取需要，并保證高效率運行。要在現(xiàn)有的管理機制基礎(chǔ)上進行監(jiān)督機制的構(gòu)建，以便管理機制在執(zhí)行過程中的問題能夠得到充分的反饋，并通過問題的分析總結(jié)檔案管理工作存在的不足之處，以此提升檔案管理工作的質(zhì)量。

（二）基于服務的檔案管理流程

良好的管理程序是保證檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)，首先，要根據(jù)檔案管理的具體情況，對檔案的管理流程進行設(shè)計，要按照檔案信息的屬性，對檔案信息進行完整的收集，并根據(jù)信息收集和時間和數(shù)量，對信息的校準流程進行安排。要在進行基礎(chǔ)性檔案編制之后，對檔案進行索引的構(gòu)建，以便檔案信息的調(diào)取質(zhì)量能夠得到提高[4]。檔案的管理要按照服務的具體需求，對管理工作的細節(jié)進行設(shè)計，使檔案在使用的過程中，能夠按照規(guī)范的程序?qū)⑿畔⑦M行收集，并按正確的方式對實體檔案進行保管，提升檔案的服務水平。單位要嚴格按照檔案管理工作的目標，對管理的細節(jié)進行規(guī)劃，結(jié)合單位長期發(fā)展戰(zhàn)略，對服務的具體內(nèi)容進行設(shè)計，并加強對檔案管理團隊的培訓，使工作人員能夠及時獲取最新的檔案管理知識，并根據(jù)單位的現(xiàn)實需要，進行檔案管理，使檔案的管理能夠同單位其它管理工作進行有機結(jié)合[5]。單位要在檔案管理團隊內(nèi)部進行績效考核機制的構(gòu)建，按照服務工作的具體情況，對檔案管理人員進行績效考核，并對業(yè)績優(yōu)異者進行相應的獎勵，使檔案管理工作的質(zhì)量得到切實的保障。要在完成檔案管理工作之后，對管理工作的具體狀態(tài)進行分析，結(jié)合服務的檔案管理工作的具體目標，對目標的實現(xiàn)情況進行判斷，使檔案管理工作在明確的目標指引下穩(wěn)步推進。

3 基于服務的檔案管理模式構(gòu)建原則

（一）基于服務的檔案管理模式實現(xiàn)原則

首先，單位要將提升經(jīng)濟效益作為檔案管理工作的首要目的，并以此為核心進行檔案數(shù)據(jù)的收集和管理。要將對提升單位經(jīng)濟效益有利的信息數(shù)據(jù)進行全面的收集，并按照既定的方式實施總結(jié)歸納，使單位能夠充分調(diào)動優(yōu)質(zhì)資源進行經(jīng)濟效益的提升。在實施檔案管理的過程中，管理人員要從管理工作的細節(jié)出發(fā)，將有利于單位更好發(fā)展的因素進行保留，要從檔案管理的過程中看到單位未來發(fā)展情況和衍生出的經(jīng)濟效益。檔案管理工作要隨著外部環(huán)境的變化進行調(diào)整，使檔案管理的機制可以得到必要的更新。另外，單位要加強對檔案管理團隊的思想教育，將目標理念進行必要的培訓，使檔案管理人員能夠擁有準確的工作目標，避免在檔案管理過程中消耗不必要的管理成本。

（二）基于服務的檔案管理模式系統(tǒng)集成原則

首先，檔案管理的人員要加強對檔案信息的重視，將信息整合作為提升檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)性任務。要根據(jù)管理體制的要求，對具體的管理方式進行明確，并且按照既定的流程對系統(tǒng)當中的信息實施有效的管控，使檔案的管理工作具備足夠的規(guī)范性。要建立檔案信息的支持機制，使單位在收集信息的過程中，可以及時準確的獲得不同部門的信息，并且在單位各部門需要調(diào)取檔案的時候進行信息的輸出，使檔案的信息價值得到有效的發(fā)揮。

4 結(jié)論

基于服務的檔案管理工作對提升單位的發(fā)展質(zhì)量至關(guān)重要，分析單位檔案管理工作的重要意義，并制定單位檔案管理工作的基本原則和實施方式，對促進單位經(jīng)濟效益的提高具有十分重要的作用。

參考文獻

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[2]張寧.基于知識管理的單位檔案信息服務研究[D].河北大學，2011.

[3]蘇淑瑜.基于服務的檔案管理模式的理論探索[J].經(jīng)營管理者，2014，09：253.

[4]張艷鳳.基于服務的檔案管理模式的理論探索[J].黑龍江史志，2014，11：134.

[5]王鸞.有關(guān)服務的檔案管理模式下檔案管理的理論探討[J].經(jīng)營管理者，2014，33：286.