機關單位文書檔案電子化優勢及發展探討

白明山

摘 要：在機關單位中，電子檔案相比于傳統檔案，無論是外在形式還是管理方式及內容方面，均存在著較大的差異，因此對于文書檔案的電子化發展必須要有綜合認識，明確電子化優勢，并積極促進機關單位文書檔案的電子化發展。

關鍵詞：機關單位；文書檔案；電子化

機關單位人員需要與時俱進的對數據及資料管理方式進行更新換代，在機關單位當中運用電子數字化檔案管理系統具有廣闊的發展和應用前景，故機關單位在開展檔案信息化、電子化建設進程中，需要對一些細微的方式或方法給與足夠重視。

1 機關單位文書檔案電子化發展的優勢

檔案信息電子化實質為將館室藏檔案資料紙質或運用機讀方式等具體物質對象，利用微機收集檔案文獻，并對其進行進行不同層次加工及篩選，將其向以微機軟件形式為基礎的二次文獻信息進行轉化，以此促使人們更好的給與利用的過程形式。針對機關單位文書檔案來講，對其實施電子化轉變所具有的優勢在于：1.對現有微機潛能給與充分利用和發揮，促使利用效率得以提升。2.對二次文獻信息相應加工時間給與縮短，從而實現檔案信息時效性提高的目的。3.將檔案信息實施電子化轉變，可實現一次性投入，而獲取多次產出的功效，可將信息加式工作在具體經費方面所受到的限制狀況予以改變[1]。4.對機關單位文書檔案進行電子化轉變，能夠將當前最新應用技術與檔案信息進行有效融合。5.當將機關單位文書檔案實施信息化轉變，能夠將具體信息成果實施多份拷貝。

2 機關單位文書檔案電子化發展策略

首先，實施標準化、科學化電子文檔管理。電子文檔管理作為一項具有復雜性的技術項目，尤其是機關單位檔案，其在內容上及保密方面具有較高要求，其和使用紙張載體相比差別甚大，因此，應從電子化起步階段便可對電子檔案各項法規、制度及標準的建立給與足夠重視。對本單位的電子檔案的相關制度及管理規章進行制定，并就統一的工作流程給與制定。

其次，重新界定電子檔案的“原始性”概念。就電子文檔的自身特點來考量，其促使我們不能運用傳統針對紙質文檔相應標準及方法，對其所具有的原始性進行判斷，則需要根據實際需要結合電子檔案特征建立一個全新的“原始性”概念。針對一份電子文檔來講，只要其內容確實為當時所著，并且為原作者所制作或編寫，未曾進行修改和刪除，則可將其斷定為原始性的內容。

再次，就辦公自動化系統在安全防護工作方面予以強化。首先應將信息存儲載體相應制成材料方面問題抓好。就電子文件制成材料在質量方面的相關要求和標準給與嚴格遵守，促進電子文件載體在使用壽命上的提升。通常情況下應將文檔儲存在光盤當中，不宜將其儲存在磁盤上；還要對計算機網絡系統的運行安全提供保證，可將登錄權限進行設置，還可利用文件限制及文件屬性等方式。除外，針對重要文檔，應將其進行實時備份，從而使信息安全得以保證。將防毒軟件安裝在計算機系統上，防止病毒感染及木馬、黑客入侵，始終堅持不亂、不散、不丟及不壞的基礎原則[2]。

最后，堅持以人為本原則，就復合型文檔管理專業人才予以培養。針對機關單位電子檔案管理來講，其實質上為一項針對技術工程的管理，從當前電子檔案的發展趨勢來分析，其對專業檔案管理人員提出了更高的要求，不僅要具備從事現代文書處理及檔案管理的基礎能力，還應從事情報、檔案等綜合信息進行管理，機關單位文書檔案管理管理人員不僅要對文書知識進行掌握，還應具備充足、深厚的檔案管理基礎知識，就數字通信技術及電子計算機軟硬件技術熟練掌握。

3 機關單位文書檔案電子化的發展建議

首先，信息內容向數碼化發展。電子文檔將聲音、圖像、文字等按照一定要求和格式，將其向符號或數碼進行轉換，并將轉換后結果進行儲存和傳輸。其次，文檔處理一體化模式。在電子文檔具體生成階段，需要檔案人員參與其中，并就具體格式及要求進行指導，促使所產生文檔符合機關單位歸檔要求，便于日后統一儲存和管理，與此同時，還應對具有長期保存價值的電子文檔所具有的數據形式、設計思想及產生背景進行了解。最后，文檔管理現代化。當文件完成制作后，文書檔案管理人員應嚴格遵循檔案標準及文件運行周期理論，將制成完畢后的文檔信息錄入到計算機當中，并向具有機關單位文檔管理特征的信息資源進行轉換，然后根據實際需要將其向各種形式進行調整，最終形成融編研、統計及檢索為一身的二次檔案信息，并實現一次錄入便可多次且多種形式輸出的目的，為后續立卷調整奠定堅實的基礎。此外，相關機關單位管理部門還應對落實管理提供相應物質條件支撐。

當前我國仍無較為完備的法律，對一份電子文件的可靠、完整及真實性的依據給與確認，我國機關單位在檔案管理上仍然采用的是雙套歸檔的保管策略，即對電子檔案進行歸檔的同時，還需要就紙質檔案進行歸檔，當歸檔完畢后，同樣的內容有紙質文件和電子文件，并且其狀態均為被儲存和可利用，電子文件在其中發揮著參考價值，而紙質文檔則具有憑證價值。通過雙套歸檔當中所存在的規則失范、浪費與重復及銜接方面的問題，是當前需要首要解決的內容[3]。此外，在當前電子檔案管理當中，在信息消失、信息外泄及儲設備故障等方面的風險仍然存在。針對法規以及標準的完善及制定，檔案管理程序及制度的規范及《檔案法》以及相關政策的有效利用及保護等，均需要從政策層面，對電子檔案管理進行規范。可通過加大資金投入及增強檔案管理基礎支撐，構建機關單位電子檔案管理系統等方式，對具體檔案管理工作進行規范，提高文書檔案管理人員的責任心和職業素養，多讓其參加技能培訓，真正實現機關單位從傳統檔案管理轉變為電子檔案管理，實現機關單位文書檔案維護及管理的更為有序和高效。

4 結語

機關單位文書檔案電子化發展，需要檔案管理人員以技術為支撐，從中不斷進行探索和求證，促使該工作能夠與計算機技術有效融合，實現機關單位文書檔案管理科學化、技術化運轉。

參考文獻

[1] 南劍茜.文書檔案管理信息電子化應用[J].商場現代化，2011，（3）：14-15.

[2] 王麗娜.淺議文書檔案電子化管理的現狀及對策[J].科技信息，2012，（3）：337.

[3] 毛英女.文書檔案管理信息電子化應用[J].中國科技財富，2011，（24）：254。