企業信息化的檔案管理研究

張志華

摘 要：隨著互聯網和信息技術應用的普及，使檔案管理不能再以單一的紙質形式存在，各種形式的電子文件成為綜合化的檔案載體。在檔案開發和利用中，如何充分利用各地已有的信息化基礎設施，如何充分利用原有的檔案資源，如何實現企業檔案管理的信息化都是需要深入研究的問題。本文以大數據信息化時代為背景，釆用規范研究和調查研究相結合的研究方法，對企業檔案管理信息化的各種因素進行分析，同時借鑒國內外檔案管理信息化的相關經驗，結合本人的檔案管理工作實踐，提出企業檔案管理信息化的對策和建議。

關鍵詞：檔案管理；信息化；知識管理

由于現代化對檔案管理的影響，檔案管理工作的步驟也都在不斷地調整。提供檔案管理服務是檔案管理的最高目的，檔案管理的每一項工作都是為檔案服務做準備的，每一項工作都不可缺少，并且環環相扣，相互制約和影響，為整個檔案管理工作發揮各自的功能和效用。

1 企業檔案管理信息化建設的歷程

企業檔案信息化是依托于信息技術的發展而發展的，檔案信息化發展歷程主要分為四個階段：

第一階段是公文與檔案工作流程有機結合；

第二階段是電子文件與電子檔案一體化管理階段；

第三階段數字檔案管理及全文檢索階段；

第四階段是廣義數字檔案館建設階段。

企業檔案信息化實踐進程受多種因素限制，發展歷程比較曲折，與企業其他部門信息化相比，發展速度相對遲緩一些。如今，檔案重要性越來越受到人們的重視。現階段檔案信息化的主要目標是盡快實現檔案信息存儲的數字化、檔案信息傳遞的網絡化、檔案信息開發的智能化和檔案信息服務的遠程化，使企業檔案信息在企業工作中顯現出其潛在的價值，與企業信息化進程、國家信息化進程相互呼應。

2 企業檔案管理信息化建設的成就

自 2000 年 7 月“企業上網工程啟動大會”全國電視電話會議隆重舉行以來，企業管理信息化風暴已經席卷而來，信息化不僅僅局限在企業生產銷售方面，在檔案管理方面，也取得了突破性進展。目前，大部分企業的檔案管理部門已經掌握了信息時代收集處理信息的方法，對已有的硬件設施能夠充分的使用，然后以電子形式把信息提供給企業的各個部門進行分析和利用。大部分企業把檔案進行信息化管理，利用目錄可以方便地檢索所需要的信息；企業內部建立了局域網，不同部門之間方便了獲取信息，部門之間的協作水平大大提高了，工作質量和工作效率也大大提高了。

3 企業檔案管理信息化建設存在的問題

（一）企業檔案知識管理者素質薄弱

巧婦難為無米之炊，檔案管理信息化的順利運行，需要具有檔案管理方面知識的專業人才，從目前情況來看，許多企業檔案管理者素質普遍偏低，有的檔案管理者也僅僅懂得對檔案進行分類整理，或者把紙質檔案錄入電腦，這難以滿足檔案管理信息化的要求，檔案管理信息化的涵義也不僅僅是把檔案存儲信息化。企業檔案知識管理需要的人才是信息技術與管理知識復合型人才。

（二）缺乏有效的檔案信息知識庫

信息化發展帶動檔案管理水平和模式的進步，信息化使得檔案資料獲取途徑的更加多樣、方便，檔案管理者不僅僅要收集檔案信息，更要把重點放在檔案的處理和總結之上。構建檔案信息數據庫對檔案管理人員探索總結企業發展規律，充分利用社會信息，提高企業的生產效率有很大的幫助。檔案信息數據庫有利于將傳統企業零碎的知識，例如員工個人實踐知識、專家的理論知識、未經整理的客戶數據收集起來，企業成功的關鍵就是如何對這些隱形知識進行挖掘、整合和處理，利用整合的知識資源結合本企業自身的特點，建立符合本企業特點的知識庫。但是，企業在檔案信息知識庫建設方面發展有限。

（三）企業檔案信息化建設技術水平落后

企業檔案管理要實現信息化，必須有相應的信息化技術作為支撐，特別是信息化管理技術，檔案管理信息化對技術、設備的依賴性較強。檔案管理信息化首先要求保證檔案信息的安全，現在的網絡環境下，駭客、病毒危將嚴重危害企業檔案管理信息化工作的實施，企業必須具有相應的防止網絡危害到檔案信息的技術。其次，檔案信息化管理不僅僅要求的是擁有幾臺電腦，把資料錄入電腦，更多的是對檔案信息的管理，檔案信息化是一個漫長的過程，在這個過程中，企業要不斷地采用現代信息技術裝備檔案部門，如今，檔案信息化仍處于起步階段，設備投入和技術發展都比較落后。

4 推進企業檔案管理信息化建設的對策措施

（一）提高企業檔案者素質

企業檔案基本涵蓋了企業所有顯性知識，如何充分發揮企業的顯性知識取決于檔案管理人員的專業素質和對知識管理的掌握程度。企業檔案管理信息化必須借助于一批具有專業知識、掌握信息技術的檔案人才隊伍，這更是檔案信息化持續發展的根基。企業知識管理者塑造的途徑可以分為兩類：一是從外部引入具有知識管理專業素質的檔案管理專業人才；二是通過對內部員工的培訓，使之具備知識管理必備的素質。企業可以組織專家講座、定時召開通報會、內部出版物的方式進行知識交流，同時組織在線學習、信息交換會議、電子郵件、電子論壇等的手段。對于個人來說，也要養成善于總結的習慣，對自己的經驗總結，積極以論文的形式來共享，使企業形成扁平化、通暢化的信息互動渠道。

（二）建立企業檔案信息知識庫

建立企業知識數據庫是信息化發展的需要，信息化的發展，使得傳統的檔案管理模式退出歷史舞臺，取而代之的是信息化的管理，信息化管理的涵義不僅僅是實現檔案信息化操作，更深層次的含義是利用信息化技術對挖掘檔案信息中包含的知識資源。如果說對傳統的檔案進行信息化是第一過程，那么在對檔案進行信息化管理之后的挖掘就是第二個步驟。脫離數據挖掘整合的信息化只是表面的信息化，對于企業利用企業檔案的幫助作用有限，信息化是為企業更好的挖掘信息中包含的知識提供基礎。如何把挖掘到的知識進行知識共享這就需要數據倉庫技術了，數據倉庫是實現商業智能的基礎，如果沒有數據倉庫，沒有企業數據的融合，更談不上數據分析了。

（三）推行“圖情檔”一體化，提供知識服務

“圖情檔”一體化管理是在強調分工合作的基礎上，實現行業、部門在更大范圍、更高層次上的資源共享。這是信息社會的必然要求。信息是決定企業成敗的關鍵，保證信息來源渠道的暢通是企業順利發展的保障，因此信息共享應運而生，它是信息社會發展的必然產物，“圖情檔”協調發展，通網絡共建、資源共享、遠程存取等策略，可以為用戶提供集成的信息資源服務。“圖情檔”一體化實際上是將三者作用和屬性統一起來，形成一個有機的整體，達到相輔相成的目的，使其整體工作效率超出各部分效率之和，從而實現“圖情檔”信息資源的高效整合和利用。

（四）實施標準化建設，建立統一的管理制度

檔案標準化建設是指在數據采集、檔案儲存、交換和使用過程中的標準化。《檔案著錄規則》對企業檔案信息在著錄與標引做了嚴格的規定，此外，企業檔案管理還有積極參與國際質量認證體系的貫標活動，采用國際規章和標準。實施標準化的過程就是企業在電子文件歸檔、信息檢索、庫房管理上實施標準化管理，標準化建設是為了促進檔案信息的良性發展，以保障檔案信息的安全。

企業在進行檔案信息數據庫建設時，要充分考慮企業生產經營特點。對企業創造價值的互動，可以利用產品檔案專題數據庫，為以后技術創新和開拓市場提供參考。同時，為了更好的了解企業信息，企業檔案管理部門要對企業信息化過程全方位參與，并對企業信息化過程中的成功與失敗之處加以記錄。

5 結論

信息化技術的不斷發展，使得企業面對的數據呈現幾何式的增長，這就給企業檔案信息化管理帶來挑戰，針對這種挑戰，基于知識管理的企業檔案管理信息化成為企業面對挑戰，充分利用企業檔案信息資源，促進企業又好又快發展的必然選擇。

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