淺析地勘單位地質檔案信息化管理

鄭曉虹

摘 要：地質檔案是地勘單位檔案的重要組成部分，地質檔案的信息化管理不僅是地勘單位檔案管理工作的革新，更有利于提高地質檔案的利用率。較之傳統的紙質載體，地質檔案信息化具有使用便捷、存儲功能強、容量大等優點。因此，開展地質檔案信息化工作刻不容緩。地質檔案在信息化的過程中還需注意保密及存儲管理。可見，地質檔案信息化是一個需要逐步探索完善的過程。我們在開展地質檔案信息化的工作中應及時發現存在的問題，趨利避害，提高風險管理意識，并利用信息化功能填補傳統檔案管理的不足，提高地質檔案的開發利用度。

關鍵詞：地質檔案；信息化

隨著科學技術的發展，信息化一詞已經成為現代生活中不可或缺的因素。對于地勘單位而言，地質檔案信息化管理也被提上日程，成為檔案管理工作變革中的重要部分，可以說地質檔案管理朝信息化建設發展是每個地勘單位都需要重視以及規范的內容。

1 地質檔案管理現狀

地質檔案真實的記錄著地質勘探工作的成果，記載著地質勘探業的興衰榮敗、發展歷程等，是地勘單位寶貴的資產。地質檔案是以地質科學檔案為主體，包括相關的文書檔案、會計檔案、人事檔案、基建檔案、設備檔案等。本文以地質科學檔案為例，分析當前的管理現狀：一方面，客觀條件限制。地質檔案整理還是采取傳統的人工操作模式，這就導致整理緩慢，整理過程易出現人為失誤等。而且紙質檔案在外借時易引起檔案的破損、毀壞或丟失，造成不可挽回的損失。另外，傳統的地質檔案資料多以紙張為載體，由于保存時間較長，紙質出現老化、褪色等問題，導致文字圖件辨析度低，甚至造成記載的信息丟失。而巖心、礦石等實物地質資料使用較為不便，可利用度低，對保管和維護的條件要求較高；另一方面是受人為因素的限制。由于檔案部門不能產生直接經濟效益，在單位的定位存在一定的認識誤區，而檔案管理者自身的管理意識也沒有與時俱進。檔案管理工作的定位仍局限在“可有可無，無足輕重，甚至是吃閑飯“的尷尬局面。同時，由于領導階層對檔案管理不重視，出現檔案人員待遇低下、檔案室的人員配備存在數量少、素質低等情況。這也在很大程度上影響了檔案信息化進程的推進。

2 地質檔案信息化的重要性

地質檔案信息化對檔案價值的實現具有助推作用。因此，做好地質檔案信息化工作，有利于提升地勘單位工作水平，促進地質事業穩固發展，為社會提供礦產資源起到重要的保障作用。

（一）提高地質工作效率

目前，辦公自動化已經普及，信息化處理各類數據也已經是大勢所趨，對地質行業來說也不例外。隨著地質勘查行業分類改革步伐的加快，地質檔案管理也應隨之轉變。首先，通過檔案管理信息化建設可以提高檔案管理效率，從而提高工作效率。其次，適應現代化辦公需要，在開展地勘工作過程中，技術員時常運用電子文檔生成地質資料、運用電子制圖軟件生產地質圖等。地質檔案信息化管理后，不僅與現代化信息辦公模式接軌，更便于地質技術人員查找、瀏覽資料，開展工作。最后，還可以有效的避免人為因素造成的查找失誤。

（二）減少人為造成的二次損壞

地質檔案信息化管理，以電子版代替紙質版的借閱，可減少紙質載體的外借次數，從而避免了外借過程中對紙質載體的損害。由于紙質載體隨著時間、環境等條件的變化，在保存十幾年、甚至幾十年后，紙張本身也會出現松脆、泛黃、字跡模糊等問題。如果外借，更容易加速檔案的損壞程度。

（三）順應檔案革新的步伐

隨著計算機技術、辦公設備自動化的廣泛運用，地質檔案資料的生成速度越來越高，需要存放的檔案資料也日趨增多。傳統的管理模式已不適用社會的發展需求，隨著地質檔案信息化工作的開展，將轉變這一現狀。地質檔案管理信息化后可以直接通過局域網就能夠共享檔案中的信息，通過電子信息在內部傳輸，更有利于查找、瀏覽，保存快捷，使信息共享資源限度擴大。在提高檔案工作的效率，更能與時俱進，與現代辦公模式接軌，加快檔案事業現代化建設的步伐。

3 地質檔案信息化過程中存在的問題

地質檔案信息化管理雖然大勢所趨，但也屬于新生事物，難免存在一些問題，如何規避信息化進程中出現的風險，是檔案管理中必須思考的關鍵。

（一）觀念誤區。地質檔案信息化是以信息技術應用為主導，地質檔案信息資源建設為核心，依托信息網絡為基礎，利用計算機系統與網絡傳遞技術，把紙質檔案數據化，以此達到檔案資源的最優化，同時使得管理、使用數據信息更加便利，共享更為直接。地質檔案的信息化是為了促進地質研究工作，為地勘工作提供強大的資源儲備。目前在地質檔案信息化的工作中，許多檔案管理人員以為將地質圖紙掃面進電腦，或者是將地質資料在電腦中備份，就是進行了檔案信息化管理。存在片面的理解誤區，錄入電腦只是其中的一步，綜合管理、開發利用才是中心工作。

（二）缺乏立足實際。在地質檔案建設過程中，由于對自身檔案館藏規模的誤判，導致購置的信息化系統過于龐雜、管理流程復雜等問題，與自身檔案管理情況存在不相匹配的問題。

（三）人員素質未能適應信息化工作。目前，普遍對檔案管理存在著一個認識誤區：檔案管理不需要很高的專業素養。許多地勘單位的地質檔案工作人員多為兼職，或非熟悉地質專業人員，在專業素質上難于適應地質檔案信息化發展的要求。

4 如何加快地質檔案信息化進程

（一）檔案管理不只是單純的檔案收集和保管工作，而是綜合管理的系統。針對地質檔案信息化的觀念誤區，首先應當對檔案管理者在思想上進行相應的引導，樹立全局思維、系統意識才能正確認識檔案信息化的內涵。檔案的信息化管理不是簡單的檔案儲存工作，而是在管理使用方式上進行的改變，是一種新的管理理念。紙質檔案轉化為電子版，只是信息化過程中的一步，綜合管理、開發利用才是信息化管理工作的中心。

（二）地質檔案信息化過程中，檔案部門應及時做好統計工作，并規劃好未來的館藏規模。根據實際情況，購置適合本單位情況的信息化系統。檔案管理信息化建設的效益在短期內難以直觀可見，而是體現在長遠發展中，間接為單位、社會帶來經濟和社會效益。因此，高層管理者應帶著長遠的眼光，加大對檔案部門的人力、物力、財力投入，配置與單位檔案管理相適應的軟、硬件設施，促使檔案信息化建設加快發展。同時，由于信息化更容易產生泄密，而且保管存在丟失或者格式化的風險，恢復較難。因此，在防泄密管理上也應適當的投入。

（三）提高檔案管理人員素質

加強檔案管理人員的教育，除了技能上提高檔案管理人員的能力，還包括意識層面的提高。上文也提到，對于檔案管理人員存在著一個認識誤區：檔案管理不需要很高的專業素養。地質檔案信息化管理，除了對檔案管理者的檔案管理知識有所要求，同時還應熟悉電子化辦公操作以及相應的地質知識。地質檔案在信息化過程中，必須提高檔案管理人員的信息化水平，提高綜合管理素質，積極拓寬業務人員的辦公設備運用能力、維護能力等，才能與之相協調。

5 結語

地質檔案管理信息化建設是一項長遠的工程。地質檔案管理工作在地勘單位的長遠發展中發揮非常重要的作用，必須對地質檔案管理給以高度重視，通過不斷總結、改進檔案管理相關工作經驗、合理借用先進信息技術，才能真正促進地質檔案管理向信息化管理進程邁進。