新時期項目工程檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀及其存在的問題

張曉娣

摘 要：進(jìn)入新時期，隨著社會主義現(xiàn)代化建設(shè)速度的加快，各類工程項目的數(shù)量不斷攀升。如何優(yōu)化新時期項目工程檔案管理的效率成為一個十分關(guān)鍵的問題。本文立足當(dāng)前項目工程檔案管理的現(xiàn)狀及其存在的問題等內(nèi)容，在此基礎(chǔ)上重點(diǎn)分析應(yīng)該通過哪些措施來完善新時期項目工程檔案管理。

關(guān)鍵詞：項目工程；檔案管理；信息化

項目工程檔案是整個工程活動過程的內(nèi)容記載材料，它不僅包括一些基本的項目工程信息，還有關(guān)于工程造價、工程施工等重要內(nèi)容信息的記載，是對于工程項目建設(shè)來說非常重要的一個憑據(jù)。加強(qiáng)項目工程檔案管理，對于工程施工、竣工驗(yàn)收、工程檔案信息存檔等都具有十分重要的管理意義。新時期，伴隨著各類工程項目數(shù)量、規(guī)格的不斷提升，加強(qiáng)對工程項目檔案管理的重視具有非常強(qiáng)的實(shí)際應(yīng)用價值和意義。

1 項目工程檔案管理的現(xiàn)狀及其存在的問題

一般來說，建設(shè)工程項目具有很強(qiáng)的實(shí)踐性和技術(shù)性等實(shí)踐性特征，尤其是和技術(shù)有關(guān)的部分一般都是依照相關(guān)設(shè)計圖紙來操作的，這個過程中對圖紙、數(shù)據(jù)分析等檔案資料的管理就顯得十分重要。只有進(jìn)行有序的檔案管理，才能使其在項目工程建設(shè)過程中發(fā)揮良好的指引效應(yīng)。目前，各類在建工程項目數(shù)量十分驚人，而隨著項目工程技術(shù)水平能力的提升，各類工程建設(shè)技術(shù)越來越精密，許多圖紙文件內(nèi)容都屬于高度保密狀態(tài)，但是，從目前國內(nèi)不少項目建設(shè)的工程檔案管理現(xiàn)狀來看，其在管理內(nèi)容、管理方式、管理過程等諸多方面都存在非常很大的問題，不少建設(shè)項目因?yàn)闇蟮臋n案管理而造成許多額外的經(jīng)濟(jì)損失。筆者綜合自身的經(jīng)驗(yàn)以及調(diào)查研究，綜合目前我國項目工程檔案管理存在的最主要問題，具體包括這幾個方面的內(nèi)容：

（一）項目工程檔案內(nèi)容不夠完整

項目工程檔案管理最重要的一條原則就是要保證資料內(nèi)容的完整性。工程檔案內(nèi)容是否完整關(guān)系到其能夠?qū)φ麄€項目工程進(jìn)行有效的指導(dǎo)，也關(guān)系到是否能夠保證工程竣工驗(yàn)收是否有據(jù)可循。而目前許多工程項目的規(guī)模比較大，工程施工環(huán)節(jié)大多分散到具體各個施工組織部分，尤其是工程管線施工、主體施工等都是由各個專門的施工單位負(fù)責(zé)的，各個部門的檔案資料內(nèi)容等都比較分散，加之不少工程建設(shè)項目的建設(shè)周期長、工序也十分繁瑣，各個施工環(huán)節(jié)的施工、竣工時間都得不到統(tǒng)一，在這個過程中就極易造成部分工程檔案丟失的狀況，不少檔案資料隨著部分工程竣工而不知所蹤。這不僅影響到了工程檔案管理內(nèi)容的完整性，同時也對工程建設(shè)單位帶來許多不必要的麻煩，對于工程后期的驗(yàn)收、改建、擴(kuò)建以及相關(guān)單位的質(zhì)量檢測等程序都帶來了很多不便。

（二）工程檔案管理缺乏規(guī)范性和準(zhǔn)確性

對于工程項目檔案管理來說，除了要保持檔案資料的完整性之外，還應(yīng)該保證檔案的準(zhǔn)確性。所謂的準(zhǔn)確性主要體現(xiàn)在這些方面：一是要確認(rèn)工程施工是否需要進(jìn)行區(qū)分，要保證工程區(qū)分評定方法選擇的正確性；二是要把握工程施工結(jié)構(gòu)設(shè)計數(shù)值等具體施工環(huán)節(jié)內(nèi)容的準(zhǔn)確性；三是保證項目工程質(zhì)量驗(yàn)收時的各類工程材料數(shù)據(jù)的規(guī)范性和準(zhǔn)確性；四是對于工程施工項目內(nèi)容尤其是主體施工項目內(nèi)容材料填寫要保證具體和準(zhǔn)確。由于不少工程項目內(nèi)部管理的缺失，使得項目工程檔案管理的材料內(nèi)容總是會出現(xiàn)這樣或那樣的錯誤，工程檔案內(nèi)容填寫不規(guī)范，有些歸檔的檔案資料甚至都不是原始資料。尤其是在工程竣工驗(yàn)收之前整理檔案時會發(fā)現(xiàn)不少檔案資料填寫極為不規(guī)范，甚至出現(xiàn)不少缺項漏項的問題。工程檔案內(nèi)容記載的情況與工程實(shí)際施工狀況存在比較大的差距。檔案管理的內(nèi)容不能真實(shí)地反映工程施工內(nèi)容，不利于工程項目質(zhì)量管理的實(shí)施。

（三）項目工程檔案管理范圍不明確

不同的工程項目建設(shè)單位對檔案管理的選擇方式都各不相同，不同的工程性質(zhì)和內(nèi)容都會使得工程檔案搜集管理的范圍不太一樣，不少項目部門會根據(jù)自身的實(shí)際需要來調(diào)整工程檔案管理的內(nèi)容及范圍。但是，也會出現(xiàn)不少工程項目檔案管理人員因?yàn)閷こ淌┕きh(huán)節(jié)以及項目工程的性質(zhì)等內(nèi)容不太了解，而出現(xiàn)在工程檔案管理中致使一些非常重要的檔案內(nèi)容沒有能及時歸檔或者出現(xiàn)更嚴(yán)重的檔案丟失等問題。工程檔案管理的范圍得不到確認(rèn)，就會出現(xiàn)檔案管理內(nèi)容缺失等問題，就會對后期項目工程的改建、擴(kuò)建以及工程審計等環(huán)節(jié)造成一定的阻礙。

2 加強(qiáng)新時期項目工程檔案管理的對策分析

針對目前我國工程項目檔案管理存在的諸多問題，加強(qiáng)相關(guān)解決措施的實(shí)施顯得尤為重要。具體來說，加強(qiáng)新時期項目工程檔案管理對策的實(shí)施，應(yīng)該從以下幾個方面著手：

（一）加強(qiáng)項目工程各個部門關(guān)于檔案管理的工作銜接

加強(qiáng)項目工程檔案管理工作，首先必須積極構(gòu)建項目工程各個建設(shè)單位及部門之間的工作銜接關(guān)系，通過將各個工程建設(shè)部門之間的工作關(guān)系進(jìn)行梳理，以此來保證項目工程各個部門的檔案能夠?qū)崿F(xiàn)統(tǒng)一，確保檔案管理內(nèi)容的完整性。具體來說，為了確保項目工程檔案管理內(nèi)容的完整性，首先，應(yīng)該加強(qiáng)工程監(jiān)理單位與各個工程施工部門的工作銜接，以此來確保工程施工過程與項目工程檔案管理的同步性。其次，各個工程建設(shè)部門在各自的施工環(huán)節(jié)竣工之后，應(yīng)該做好相應(yīng)的檔案資料交接工作，將與其相關(guān)的所有工程檔案都移交到項目工程檔案管理部門。在此基礎(chǔ)上，還應(yīng)該在項目工程建設(shè)過程中積極加強(qiáng)工程施工、工程監(jiān)理等各個部門的溝通、協(xié)調(diào)，以此來為項目工程檔案管理創(chuàng)造一個良好的管理環(huán)境。

（二）不斷提升項目工程檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平

在現(xiàn)代化工程項目的檔案管理工作的開展過程中，最重要的一個工作指標(biāo)就是工程檔案內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)化。這個所謂的標(biāo)準(zhǔn)化就是指在工程檔案填寫過程中，要做到填寫內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)化，對檔案填寫過程中的各方責(zé)任予以明確，在此基礎(chǔ)上還應(yīng)該保證檔案資料填寫的完整性，不要缺項漏項，要能夠完整地呈現(xiàn)項目工程施工的全過程。此外，還要積極構(gòu)建完善的項目工程檔案管理制度體系，要根據(jù)項目工程的施工周期、工序、工程檔案的種類等具體內(nèi)容來劃分工程檔案管理的結(jié)構(gòu)層次，積極采用互聯(lián)網(wǎng)等電子信息技術(shù)來實(shí)現(xiàn)項目工程檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化。

（三）積極構(gòu)建新的項目工程檔案管理的組織文化體系

完善新時期項目工程檔案管理工作內(nèi)容，還應(yīng)該從構(gòu)建一支高效、靈活的工程檔案管理人才隊伍方面來著手，即應(yīng)該加強(qiáng)項目工程檔案管理的組織文化建設(shè)。首先，明確項目工程檔案管理的目標(biāo)內(nèi)容。在明確工程檔案管理目標(biāo)的前提下，推動項目工程檔案管理部門的組織成員都能夠積極發(fā)揮個人所長，明確各個崗位的工作職責(zé)，將敢為責(zé)任制落到實(shí)處。同時，明確檔案管理目標(biāo)，也有利于良好工作氛圍的實(shí)現(xiàn)。其次，要加強(qiáng)對項目工程檔案管理部門的組織激勵工作，使部門成員能夠更好地投入到檔案管理工作當(dāng)中去。第三，還應(yīng)該不斷提升項目工程檔案管理的工作效率，通過協(xié)調(diào)檔案搜集、整理、歸檔、調(diào)用等環(huán)節(jié)來實(shí)現(xiàn)優(yōu)化工程檔案管理工作效率的目的。建立一套統(tǒng)一的檔案管理細(xì)則，使得各個部門都能夠按照標(biāo)準(zhǔn)化細(xì)則來落實(shí)具體的檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一化。

總而言之，加強(qiáng)新時期項目工程檔案管理工作的落實(shí)，還必須立足于對當(dāng)前我國項目工程檔案管理工作開展的現(xiàn)狀及其存在的問題的分析和了解，在此基礎(chǔ)上積極采取相應(yīng)的解決措施來完善項目工程檔案管理工作體系，以此來實(shí)現(xiàn)項目工程檔案管理的現(xiàn)代化。

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