如何加強會計檔案管理

王輝

摘 要：會計檔案是在經過搜集、整理、立卷以及歸類等環節之后形成的，在財務管理工作中占據著非常重要的位置。因此，不斷加強對會計檔案的管理是必不可擋的趨勢。該文章主要對加強會計檔案管理的積極意義展開闡述，并提出一些有利建議以進一步加強對會計檔案的管理。

關鍵詞：會計；管理；措施

在會計工作的眾構成成分中，會計檔案管理是非常重要的一部分，任何單位經濟業務的史料與證據也是通過會計檔案來記錄與反應的。但是，在財務管理工作中，會計檔案管理所處的位置相對靠后，一般都會導致人們輕視這項工作，這也造成會計管理在財務管理中一直處于劣勢，直接導致財務管理的整體水平相對較低。所以，不斷提高會計檔案的管理能力對提高財務管理水平有著重要意義，對經濟的發展以及經濟制度的改革也有著重要的促進作用。

1 加強會計檔案工作的意義

會計檔案有著非常重要的作用，任何單位與部門要想在工作以及生產等方面作出成績，必須做好會計檔案管理這項工作。第一，會計檔案能夠為多項環節提供有意義的信息，比如制定經濟計劃以及擬定一些決策等環節，會計檔案所提供的信息都是有價值的、有意義的。第二，會計檔案能夠發揮多種作用，比如在一定程度上對國家財產有保護作用，還對國家財務制度有一定的監督作用，并對一些經濟不良現象，甚至一些犯罪現象具有打擊作用。第三，在經濟活動的管理中。會計檔案所記錄的信息更具參考價值，對以后經濟的發展有一定的指導意義。最后，任何機關或者企業在管理工作中都離不開對會計檔案的管理，會計檔案在提供技術以及經驗等方面都有重要意義。所以，在知識經濟高速發展的時代，必須竭盡全力做好會計檔案管理工作，不斷優化會計管理管理制度，使其上升一個新的層次。

2 會計檔案管理中存在的問題

2.1 對會計檔案管理工作的重要性認識不夠

某些單位負責人以及財務管理人員對過分注重會計業務，而對會計檔案管理不夠重視，這使兩者之間的矛盾頻頻出現。會計檔案管理機制不夠健全，缺乏相關的專業人士，大多會計檔案的管理者都是由其他部門的工作人員兼職管理，嚴重違背相關制度的規定。

2.2 會計檔案立卷歸檔不規范

某些單位在保存會計憑證時也存有漏洞，比如有的單位對會計憑證文件沒有進行密封處理，也有的單位也沒有對文件密封處蓋章，甚至相關信息的填寫也不完善；除此之外還有單位將會計的各項資料亂放一團，沒有按照順序將會計文件排放，連基本的永久型與分期型這兩大類都沒有進行劃分，這大幅度增加查找資料的難度，也違背檔案管理的相關要求。

2.3 會計檔案保管不規范

主要集中在下面這幾部分：第一，對會計憑證不能及時封存，擺放不按次序，導致一團亂；第二，會計憑證在進行裝訂時不是依照相關規定進行的；第三，資料頁面設置不合理，頁碼順序比較亂；第四，會計報表的沒有依據月份有序進行裝訂；第五，在對會計檔案立卷時沒有依據期限的不同進行分類存放，而是將其作為一個整體進行存放的；第六，沒有對無價值或者過期的檔案進行及時銷毀，也存有銷毀流程不合規定的現象。

3 加強會計檔案管理工作的措施

3.1 選聘合格的檔案管理人員

對檔案管理人員的選擇上要更加嚴格，積極聘請那些負責任、有能力、不畏權勢所趨，忠于自己的職業，對自己的崗位負責的人。除此之外，還需要不定期對該崗位的工作人員進行專業知識與素養的培訓，并加強對該工作的監督工作，嚴格督促工作人員做好本職工作，要及時發現工作中的不足，并盡全力彌補。做好以上基礎工作之后，再建立嚴格的獎罰分明制度，物質獎勵與精神獎勵共同加強。將競爭元素不斷融入進來，進一步提升檔案管理者的能力與素質，優化會計檔案管理者的工作環境。

3.2 完善會計檔案管理工作制度

掌握好以下重要步驟：第一，不斷健全檔案歸檔機制。搜集資料是檔案管理的第一步，要盡一切力量保證所搜集信息的完整以及準確度。在對會計資料整理時，要根據檔案的時間、范圍等不同進行歸檔，并做好標記，在裝訂文件時盡可能不要使用大頭針這些可能會損壞字跡的物品。除此之外，還應加強電子文檔保存，學會使用相關系統與程序。第二，建立健全嚴格的檔案管理體系，確保會計檔案不被損壞，防止破損、霉爛以及蟲蛀等現象的發生。需要挑選專業的人才對會計檔案進行管理，相關領導與負責人也應經常對檔案管理工作就進行考核，若發現工作中存有問題，要嚴格按照相關制度執行。第三，不斷強化借用制度，使其更加嚴謹，如果需要查閱相關資料，必須先由財務部門對申請人進行審核，在審核通過后再按照相關制度的規定進行借閱；如果借閱人不屬于本單位，則必須要出具借閱介紹信，然后再根據相關流程施以審核。第四，不斷建立起電子檔案記錄，對相關數據及時存儲到磁性介質中，并記錄備份時間以及數量等多方面信息，除此之外，要結合磁性介質的特點，管理者必須加強對電算檔案不定期進行檢查，以杜絕信息缺失或丟失等現象的發生。

3.3 加強檔案的現代化管理

會計檔案的存放場所要求也非常嚴格，必須能夠防塵、防潮等，所以在選擇會計檔案存放場所時要選擇那些干凈且干燥的地方，對于電子存檔，則需要強化電腦防病毒功能，安裝使用殺毒軟件，避免黑客等進行攻擊，對補丁要不斷維護，竭盡全力保障網絡安全，以此來防止會計資料的丟失而帶來的損失。在科技告訴發展的今天計算機已經在會計業務的各個階段都有所使用，而且在信息的搜集以及加工等方面計算機起著重要作用。從中可以看出，會計檔案存檔朝電子信息化管理方向發展的趨勢是必不可擋的。檔案管理正在逐步優化，不斷走向現代化、網絡化、數字化。

3.4 提高思想重視程度

各部門領導負責人應該了解科學管理會計檔案的重要意義，監督并協助相關部門做好會計管理工作。要增大宣傳的范圍，讓更多的人了解檔案管理的相關法律與知識，讓人們認識到檔案管理的意義。除此之外，要加大檢查力度，解決一些實際性問題，并以此為例，來讓領導了解一些實質性知識。擴大信息獲取渠道，積累記錄優秀經驗，為經濟社會建設奠定基礎。

4 結束語

會計檔案管理有著非常重要的意義，它不僅屬于會計管理工作，也屬于檔案管理工作。任何一個單位都應該將會計管理工作擺在重要位置，不斷優化會計管理體系，保障會計檔案保存的完整與便于查閱等。要不斷加強對會計檔案的管理，盡最大能力發揮出會計檔案信息的作用，在提升其質量的同時提升其利用率，為各部門的發展貢獻一份力量，使會計檔案資料在會計工作中的地位更加突出。

參考文獻

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