人事檔案管理中存在的問題及對策思考

馬驕

摘 要：人事檔案是國家各類機關、團體、企事業單位，在人事管理中形成的記錄，能夠反映個人的德才能力等表現。如何管理好人事檔案，在人力資源管理中起著舉足輕重的地位。本文對目前人事檔案管理中存在的問題進行了分析，并提出了人事檔案管理工作的幾點意見和建議，促進人事檔案管理事業健康發展。

關鍵字：人事檔案；檔案管理；解決對策

人事檔案是人才的信息儲備庫，是為領導提供人才決策的重要信息來源。通過人事檔案，能夠反映一個人的職業軌跡、德才狀況、工作獎懲、家庭背景等等，這是了解人、善用人的重要工具。人事檔案管理工作的好壞與否，可以直接影響到單位的工作效率，涉及到每一個人的切身利益。如何管理好人事檔案，發揮檔案的最佳用途，是每一名工作人員應該思考的問題。筆者針對對當前檔案管理的狀況進行了細致的研究，針對當前存在的問題，提出了一些可以借鑒的解決思路。

1 目前人事檔案管理中存在的主要問題

人事檔案是人才信息的重要載體，是人才的主要信息源，是選賢舉能的一個十分重要和有效的工具。管好用好人事檔案，在對人才資源開發方面也起著重要的作用。隨著我國人事制度改革力度的不斷加大，事業單位的人事檔案管理存在著諸多問題，還有諸多需要改善的地方，進而不斷提高人事檔案的利用水平。

近些年來，由于機構和用人的變更頻繁，檔案管理人員具有流動性，出現了人事檔案管理松懈的情況，影響了日常檔案的管理工作，主要存在以下幾個問題。

1、工作人員對檔案管理重視不夠。人事檔案管理是一份非常辛苦的工作，不像別的工作一樣光鮮亮麗，它時常在檔案室里默默無聞的工作，不容易引起領導和同事的注意，而所有的這些工作也無法用一個具體量化的事物，來體現出工作的價值。長此以往，一部分檔案工作人員就會出現心理的偏差，認為人事檔案主要就是寫寫記錄、保管資料等事務性工作，自己長期處于工作的邊緣化，無法給單位創造出有利的價值，只要不泄密，不丟失，就可以做好人事檔案管理工作。這樣的錯誤思想，導致對檔案管理不重視，造成檔案工作人員長期處于被動的局面，不能建設高質量的人事檔案管理人員隊伍。

2、軟硬件設施配備不齊全。由于檔案管理人員缺失，缺少相關的業務培訓，對人事檔案管理的認識性不夠，對收檔、裝檔、歸檔等業務不熟悉，造成檔案管理混亂。并且，有一部分工作人員是兼職負責檔案管理工作，對人事檔案管理的重視程度不夠，有些需要歸檔的材料，也只是先放入檔案存儲盒中，阻礙了檔案的管理進程。同時，部分檔案管理的設備設施陳舊，室內十分簡陋，多年來都沒有進行過更換，防火、防盜等設備配備不齊全，管理條件有限，嚴重影響了人事檔案管理的安全性。

3、信息化管理程度不高。隨著社會主義事業的發展，信息化建設越來越普遍。但在檔案管理當中，計算機信息技術應用還沒有充分發揮作用，對于人事檔案的管理，往往也停留在原始的翻閱階段，即使運用了計算機系統，也只是把簡單的個人信息資料和檔案目錄輸入到計算當中，并沒有真正的實現智能化、信息化，也沒有給檔案管理提供足夠多的便利條件。

4、檔案管理的內容不規范。有些檔案管理沒有嚴格執行相關規定，沒有統一使用檔案用紙，造成一些規格、尺寸不相符，這在歸檔的過程中，要求進行統一格式，需要重新投入力量進行修改，致使檔案案卷很不美觀。

2 人事檔案管理工作的幾點建議

1、提高認識，加強領導。人事檔案管理工作只有納入到議事日程，才能夠引起領導的足夠重視，才能夠把人事檔案管理作為人才隊伍建設的重要組成部分。因此，應該建立檔案管理領導組織機構，定期對檔案管理工作進行檢查、督促、整改、落實，對于檔案管理中存在的突出問題，要及時反饋整改意見，對于立即整改的，要即刻整改，對于不能立即整改的，要落實責任人，限期整改。只有把人事檔案管理納入規范化運行軌道，才能對檔案工作進行量化考核，進一步推進檔案管理工作向著科學化、規劃化開展。同時，要定期做好人事檔案管理硬件設備設施的投入力度，預留出足夠的資金，對需要更換的設施及時更換，建立即防火、又防潮的檔案室，安設防護用品，保證檔案在復雜條件下，仍然保持安全整潔。

2、加強培訓，強化隊伍。

人事檔案是真實客觀的記錄和反映了個人經歷、家庭情況、社會關系以及個人德、能、勤、績、廉等方面的重要材料，同時也是組織考察、提拔任用、考核人員的主要參考依據。但因員工個人和企業人事檔案意識薄弱，人事檔案管理員素質和管理水平不高，管理方法相對落后等緣由，制約了人事檔案對人力資源開發管理方面提供有效作用的發揮，只有檔案管理人員的素質提高了，才能保證這項工作的有效開展。因此，有關部門應該建立一支作風過硬的檔案工作隊伍，加強人事檔案管理人員的培訓，采取請見來、走出去的方式，加強與外界的溝通和交流，選擇作風過硬、責任心強的工作人員擔任管理員，培養他們對工作的責任心和業務能力，讓他們掌握外界最先進的管理經驗和技術，提高對檔案工作的服務質量和水平，做好檔案管理基礎工作。

3、整章建制，規范運行。無規矩不成方圓。檔案管理工作也是如此，需要有規范的制度作為保證。因此，管理人員應該對原有檔案管理制度進行梳理，改變不適應的規章制度，建立符合實際情況的制度，對檔案管理的借閱和入檔規范運行，嚴格按照制度要求執行，使人事檔案管理更加的科學、規范、有效。

4、引入技術，建設信息化。人事檔案是人才儲備的資源庫。如何延長檔案的使用年限，發揮檔案的最佳作用，信息化技術在這當中功不可沒。通過信息技術，可以將紙質的檔案轉化為圖片和文檔，不僅查閱方便，而且還可以長期保存，紙質人事檔案與數據檔案并存，而且還增加了人事檔案管理的保險系數，實現了檔案資源的共享，極大地提高了檔案的利用效率。

總而言之，人事檔案管理的改革勢在必行，這即給管理部門提出了更高的要求，又為檔案管理的變革提出新的機遇。只要檔案管理工作人員正確認識檔案管理的重要性，從制度的革新上入手，從設備設施的投入上加大力度，積極探索檔案管理的新方式和方法，才能摒棄所有的矛盾和問題，使人事檔案管理工作煥發新的生機和活力，為人才隊伍建設提供寶貴的數據支持。

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