加強人事檔案管理 強化人力資源工作

周音

摘 要：在醫院的各項管理工作中，人事檔案管理工作是一項最基本、最關鍵的工作，它雖然沒有直接影響到醫院的盛衰榮辱，卻極大程度地影響了醫院的人力資源管理工作，并間接性地影響到了醫院的長遠發展。為此，本文從人事檔案管理的特點入手，就人事檔案管理工作對于人力資源管理的重要性展開分析，并就如何以人事檔案管理促進人力資源工作進行論述，以供參考。

關鍵詞：人事檔案；檔案管理；人力資源工作；人力資源決策

醫院為了做到知人善任、選賢舉能，盡可能全面、準確地了解員工，通常會將考察現狀與查閱檔案材料中的思想言行、業務水平、個人素質、歷史情況等原始材料有機結合。特別是在新的《勞動合同法》實施以后，單位用人更加謹慎，嚴把人才進口關成為單位降低勞動成本、減少勞動風險的首選防范措施。這就需要醫院人事檔案管理部門做好檔案管理工作，因為人事檔案詳細、真實、全面、動態、系統地記錄了員工的個人信息，它對于醫院的人力資源管理工作具有重要的參考價值。本文將基于人事檔案管理的特點，努力探尋一種以人事檔案管理促進人力資源工作的方式，最大限度地發揮人事檔案的價值。

1 人事檔案管理的特點

人事檔案管理是一項具有全面性、真實性、動態性特點的特殊工作，任何一絲疏忽都可能造成難以彌補的損失。因此，人事檔案管理工作人員在工作中應該充分把握該項工作的特點，盡職盡責。

1.全面性

人事檔案記錄了醫務工作者的籍貫、履歷、政治面貌、入黨入團信息、工作考評、工作獎懲、職務任免等多方面的信息，是全面記錄醫務工作者個人成長和專業發展的重要依據，因此具有全面性的特點。

2.真實性

真實性是人事檔案的基本要求，也是人事檔案管理工作的前提。由于涉及到醫務工作者的基本信息，所以檔案中的個體材料是最原始、最客觀、最真實的，可以直接為人力資源部門提供科學依據的。

3.動態性

人事檔案并非一成不變，其具有動態性特征。醫務工作者入職、獎懲、考評、升職、離職等過程中，人事檔案都是隨之不斷變化的，其檔案中的材料不斷補充與變化，以求反映最新的醫務工作者信息與狀態。

除此之外，人事檔案還具有現實性、流動性、機密性等特點，由于篇幅問題，我們就不再一一進行分析。

2 人事檔案管理工作對于人力資源管理的重要性

在了解了人事方案管理的幾項特點之后，我們便可以很清晰地了解人事檔案管理工作對于人力資源管理的重要性。人事檔案管理工作對于人力資源管理工作意義重大，它不僅可以提供真實可靠的醫務工作者信息，還能優化人力資源決策，對人力資源工作起到一定的促進作用。

1.提供真實可靠的醫務工作者信息

每個醫務工作者都有一份完善的人事檔案，醫院人事部門通過查閱醫務工作者的人事檔案，可以對其個人信息有更為清楚、全面的了解，可以為醫院提供最真實、可靠的人力資源信息，為人力資源管理工作的有序開展提供參考。

2.優化人力資源決策

人事檔案為人力資源部門提供了真實可靠的人員信息，憑借著這些真實可靠的信息，人力資源部門可以及時作出決策，為醫務工作者安排最合適的崗位，挖掘人員的潛力。同時，在進行考核時，檔案可以為人力資源部門提供醫務工作者最詳盡的資料，使人力資源部門能最準確地對他們的業績、素質和能力進行綜合評價，并做出科學、合理的決策。

當然，人事檔案管理工作對于人力資源管理的重要性絕不僅僅如此，以上只是最具有代表性的重要性觀點闡述。至于如何發揮人事檔案的重要作用，以人事檔案管理促進人力資源工作，才是我們需要重點研究的。

3 如何以人事檔案管理促進人力資源工作

人事檔案管理工作中，應全面真實地保存人事檔案信息，加強人事檔案管理現代化建設，強化人事檔案管理的動態記錄，從而為人力資源工作提供保障，切實促進人力資源工作的開展。

1.全面真實地保存人事檔案信息

人事檔案應該是最真實、最全面地記錄醫務工作者信息的材料，因此在人事檔案管理工作中，應該確保檔案的絕對真實與全面，在原有基礎上進行認真清查，詳細準確地核對人員信息，剔除無效、虛假信息，對醫務工作者提供的虛假材料進行甄別與清除，擴展存檔范圍，將個人可公開信息分類儲備，強化檔案信息錄入，獲得最全面的員工信息，建立企業人才數據庫，為醫院的人力資源部門提供最全面、最準確的信息憑據。

2.加強人事檔案管理現代化建設

傳統人事檔案中的個人信息一般為書面文字形式，信息內容較少，查詢具有一定的難度。而如今，社會發展趨于高速化、信息化，如何在最快的時間內尋找到最有價值的信息是所有行業都應著力探索的。傳統的人事檔案紙質管理模式是費時費力的，不符合時代發展的要求和人力資源部門工作的需求，為此應該充分利用現代多媒體手段，加強人事檔案管理現代化建設，大力引入現代科技手段，實現自動化、網絡化和文檔一體化，變被動接收檔案資料為開發檔案的潛在價值，主動提供服務，為人力資源管理工作提供方便快捷的服務。同時，積極在內部局域網建立平臺，形成資源共享，便于人力資源部門更快速、更便捷地掌握員工信息，作出及時、準確、科學的決斷。

3.強化人事檔案管理的動態記錄

由于醫務人員是不斷成長的，所以人事檔案也是需要不斷更新的，如果不及時更新檔案，就會造成信息的延遲，影響到人力資源部門的決斷。為此，檔案管理部門應該及時根據時代的變化、醫務人員狀況的變化、現實情況的變化，將最新的資料及時補充、記錄在案，強化人事檔案信息的實效性，加強動態記錄與動態管理，同時要定期對原有的人事檔案進行審核鑒定，剔除無保存價值的內容，補充新的內容，使人事檔案的信息得到及時更新，方便人力資源管理部門了解和認識一個人的全部實際情況，包括歷史的和現在的，推斷人員有可能發展的方向，對此作出合理的、有預見性的決斷。

人事檔案管理是為人力資源部門提供直接依據的重要工作，在具體的工作中，人事檔案管理任重道遠，不僅僅需要做到以上幾點，還需要在工作中重點關注，不懈探索，并遵循凡是人力資源部門需要的員工信息與材料，就是人事檔案工作應該盡力收集與整理的基本原則，只有這樣，才能使人力資源部門在人事安排工作中作出最準確無誤的決斷。

4 結語

醫院要發展，離不開人才，人才要識別、挖掘，離不開人事檔案。因此在醫院的各項管理工作中，人事檔案管理是尤為關鍵的環節，也是至關重要的內容。為此，檔案部門在進行人事檔案的整理、記錄、管理工作中，要時刻注意人才檔案的真實性、全面性和動態性，系統、全面、準確、及時地更新人事檔案，使人力資源部門在進行人事調動、任免、升職等工作時有章可循，有據可依，從而進一步優化人力資源工作，更充分地挖掘人才，發揮人才的主動性，以人才帶動醫院的成長，促進醫院的可持續發展。

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