現代化的檔案管理探究

孫惠英

摘 要：隨著社會信息化進程的加快，信息資源已成為人類經濟，社會活動的重要戰略資源。檔案作為一種原生態的信息資源，也越來越受到人們的重視，而加快檔案信息自動化建設，實現檔案工作的現代化，提高檔案系統整體功能的物質技術基礎的管理與建設尤為重要。

關鍵詞：檔案管理；發展趨勢；優勢；建議

1 檔案信息化發展趨勢

信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。計算機技術的快速發展使我們步入了一個信息化的時代，無論是從政治、經濟、文化、科技、軍事等多個領域還是到人類生活的各個角落，信息技術不斷顯示其獨特的魅力，成為現代社會和現代生活不可缺少的工具。

1、封閉守舊的管理思想與信息化的開放創新思想的矛盾。

信息技術的應用，為檔案高水平的管理提供了許多便利條件，很多復雜的管理通過利用計算機變得容易簡單。傳統檔案管理的因循守舊的思想是不適應信息化的管理的。檔案管理的信息化，把管理創新擺到了空前重要的位置，在創新中優化檔案管理模式，在創新中提高檔案管理的水平。由此可見，管理思想的創新成為了信息技術能否在檔案管理中成功應用的至關重要的因素。

2、舊的管理流程與信息化所帶來的高效便利的管理流程相沖突。

以傳統的檔案管理理論為指導建立起來的傳統的手工檔案管理模式，嚴格遵循收集、整理、保管、檢索、編研、提供利用和鑒定、統計等模塊和環節進行，其中大部分的工作需要手工完成，并且管理過程非常細致，有時為了一份檔案的分類而大費周折。不可否認，這種模式在傳統的手工管理時期的確發揮了重要作用，但在傳統的手工管理已逐漸被現代化的技術所替代的情況下，還這樣就有點過時了。

2 檔案信息化管理優勢

1、管理一體化

傳統的檔案管理都是相應部門對檔案資料進行整理，分類，歸檔，其他的部門也要對日常工作中產生的專業性的檔案資料進行整理歸納；而信息化的檔案管理是一個自動化的系統，可以將單位的各個部門的基本文檔等有機的結合在一起，做到歸檔和管理同步進行，將各個部門形成的不同形式，不同內容的文件分門別類的歸入檔案數據庫中，實現文件，檔案管理的一體化。

應用檔案管理自動化系統，不僅避免了大量重復勞動，而且大大的提高了工作效率。檔案管理人員再也不必進行復雜的歸檔文件目錄輸入以及電子文件掛接，圖像掃描等工作，大大節省了人力和時間，讓檔案管理人員從冗余的工作中抽出身來，有更多的時間和精力進行檔案管理信息資源的開發。另外，檔案管理部門也可以通過自動化系統隨時掌握管理動態，及時的進行必要的指導，實現檔案的預見性管理。

2、全文存貯與檢索

應用檔案管理自動化系統，單位的各個部門隨時可以將形成的有查考利用價值的文件存儲到服務器上，檔案管理部門也可以將原有的檔案原件掃描后儲存到服務器上。當用戶通過身份確定，就可以在單位的局域網上檢索瀏覽所需要的檔案信息，真正的讓信息化的檔案管理為工作和生活提供優質服務。

3、檔案業務管理自動化

檔案業務工作包括檔案的統計，鑒定，銷毀，借閱，催還及參考資料編研等工作，這都需要檔案人員定期或者不定期的進行檔案基本情況的統計，同時還要對歸檔的技術文件進行分析，為領導決策提供參考依據。

應用信息化的檔案管理，可以隨時隨地的進行各種數據的統計，打印各種報表，進行借閱登記，催還提醒，檢索技術分析所需要的相關資料等等，通過管理員的授權，從而使每個人都可以通過電腦在辦公室獲得屬于自己權限范圍內所需要的資料和數據，讓檔案管理人員從繁雜的日常事務中解脫出來。

3 檔案信息化的幾點建議

1、健全檔案管理制度。單位要明確各部門的職責，這是實現檔案管理信息化的前提和基礎，也是提供更高級別服務的先決條件。因此，要建立健全檔案管理制度，特別是要制定檔案自動化管理制度，用完善的制度來規范檔案自動化的管理工作。

2、加強文件、檔案的全程監管。在單位內部建立起局域網絡，要規劃實施檔案一級管理，全面加強從文件形成到歸檔的全過程，重點是從文件形成的源頭抓起，確保文件的整個生命周期受到嚴格監控，做到規范化、標準化，并努力貫徹執行。

3、理順管理工作的程序。檔案管理自動化是按單位管理工作流程設計的，因此要先理順檔案部門與其它部門之間的工作程序。只有這樣才能避免在實施過程中走彎路，以最少的投入滿足單位對檔案信息資源的需求。理順管理工作程序，一方面要做好收集和數據庫的日常維護工作，另一方面，要充分利用計算機管理的優勢，按照單位發展的需要，及時編寫檔案文件匯編，主動提供決策所需檔案信息。

4、檔案工作人員參與自動化軟件的功能開發。檔案人員要積極的參加到檔案管理軟件的功能開發中，了解本單位檔案管理的全過程和檔案專業管理的全內容，及時征求各部門意見，調查研究各部門的基礎工作與歸檔工作之間的聯系，為軟件設計人員提供信息，選擇最合理的設計方案，設計出滿足單位管理實際需要的自動化軟件，真正實現管理自動化和信息化。

5、加強基礎設施建設。電子計算機技術是當今新技術革命的先導技術。電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制歸檔目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統計等工作。因此首先要從硬件上配備電子計算機，提高各類檔案館、檔案室計算機和網絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平。

6、硬件防護技術。⑴數據備份系統。對電子檔案載體進行有效的檢測與維護，電子檔案載體，極易受到環境的影響，因此，應當定期檢測和拷貝，檢測每年進行一次，采用等距抽樣或隨機抽樣的方式進行，樣品數量應不少于10%為宜；拷貝應每四年一次，要求多重備份，以防數據丟失，并且原載體繼續保留的時間不少于四年。對于電子檔案的檢測和拷貝，必須建立相應的跟蹤記錄，避免發生人為的誤操作；⑵加密技術。電子檔案的特殊性，決定了它的非公開性。采用加密技術可以確保電子檔案內容的非公開性，電子檔案的加密方法有很多，加密的強度基本上由加密使用的密鑰長度來決定。收發文通常采用“雙密鑰碼”，網絡中的每一個加密通信者擁有一對密鑰。一個是公開的加密密鑰，一個是嚴格保密的接密密鑰，發方使用收方的公開密鑰發文，收方只用自己知道的解秘密鑰解密，這樣任何人都可以利用公開密鑰向收方發文，而只有收方才能獲得這些加密的文件。由于加密和解密使用不同的密鑰，因此第三方很難從截獲的密文中解出原文來，這對于傳輸中的電子檔案具有很好的保護效果。

7、強化檔案隊伍建設，提高業務素質。檔案人員必須從雜業型轉向專業型。保證檔案系統現代化管理工作有序、正常、持續的發展，人的因素是主要的。檔案管理領域缺乏懂軟件開發又精通檔案專業知識的復合型人才；提高整個檔案隊伍素質，創造條件有針對性適合不同的工作崗位。進行知識更新，適應對外指導工作和內部基礎管理工作；建立競爭機制，充分發揮人的主觀能動性，有他們的用武之地和舒展才能的空間；建立有效的激勵機制，合理設置崗位。

4 結語

信息時代的到來，給檔案管理部門帶來了新的機遇和挑戰。面對新形勢，要敢于放下傳統的管理包袱，積極接受新鮮知識，應用先進的信息技術和管理方式抓住機遇，創新機制，全面實現檔案管理的現代化、自動化和信息化，提高工作效率，使檔案工作形成一個科學、完整、合理的現代化管理體系，真正實現檔案管理的智能化、自動化、提高檔案管理的整體水平。