加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理在促進(jìn)醫(yī)院持續(xù)發(fā)展中的作用

李海義

摘 要：充分利用信息資源的醫(yī)院檔案，有助于優(yōu)化醫(yī)院在醫(yī)療、科研、管理等方面的工作，實現(xiàn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；持續(xù)發(fā)展

1.檔案管理的目的及作用

為醫(yī)院提供有利用價值的信息資源，促進(jìn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展，是建立醫(yī)院檔案管理的最終目的。醫(yī)院建立的檔案包括黨政文書檔案、人事檔案、專業(yè)技術(shù)檔案、科研檔案、基建設(shè)備檔案、會計檔案、聲像檔案以及實物檔案等。醫(yī)院的檔案管理部門需要通過科學(xué)的方法利用保存的檔案，為醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)者與管理者的決策以及研究醫(yī)院發(fā)展歷程所遇到的問題提供了參考信息。醫(yī)院管理者與領(lǐng)導(dǎo)者對檔案利用的需求，可以充分體現(xiàn)檔案管理的價值。作為檔案管理的核心，提供檔案信息可以推動檔案事業(yè)以及檔案工作順利進(jìn)行，它是醫(yī)院日常工作的必備環(huán)節(jié)；不僅如此，它也是醫(yī)院檔案工作中的服務(wù)管理環(huán)節(jié)的檢驗標(biāo)準(zhǔn)。如果醫(yī)院檔案沒有得到充分的利用，就無法發(fā)揮檔案信息的重要作用。

2.醫(yī)院檔案管理的作用

要想提高檔案利用的質(zhì)量和效率，就必須要做好醫(yī)院檔案的管理工作，這是檔案利用工作順利開展的基礎(chǔ)，醫(yī)院檔案管理部門要對有價值的檔案進(jìn)行整體化、規(guī)范化、具體化的收集、整體和貯存，促進(jìn)醫(yī)院才持續(xù)發(fā)展，為醫(yī)院管理者和領(lǐng)導(dǎo)者分析、研究醫(yī)院發(fā)展變化等工作提供重要的決策依據(jù)，為醫(yī)院日常各項管理工作提供可靠的信息。

3.醫(yī)院檔案管理在促進(jìn)醫(yī)院持續(xù)發(fā)展中的作用

醫(yī)院檔案管理部門從過去到現(xiàn)在保存的所有檔案資料，都是對醫(yī)院過去工作的一個高度總結(jié)，也為醫(yī)院日后的工作提供了方向。醫(yī)院檔案管理部門所有工作人員要充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性和必要性，不能為了應(yīng)付上司而工作，樹立正確的檔案管理理念。首先，醫(yī)院檔案管理工作可以為醫(yī)院分配房屋提供依據(jù)。以人為本是醫(yī)院管理理念的核心，優(yōu)秀的人才資源是醫(yī)院持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。醫(yī)院為了吸引優(yōu)秀人才，通常會給優(yōu)秀人才分配房屋，而房屋分配的依據(jù)則需要檔案管理部門提供，檔案管理部門可以對本醫(yī)院所有醫(yī)務(wù)人員的職稱、工齡、學(xué)歷等進(jìn)行考核，為領(lǐng)導(dǎo)分配房屋提供依據(jù)。其次，醫(yī)院的檔案管理工作可以為醫(yī)院提供人事方面的服務(wù)。醫(yī)院檔案管理部門通過檔案中人事信息對所有醫(yī)務(wù)人員的論文發(fā)表數(shù)量、執(zhí)業(yè)證書、職稱、學(xué)歷以及工齡等情況進(jìn)行全面的分析，建立一個數(shù)據(jù)庫，為領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)聘任、崗位設(shè)置、申報職稱、工資改革、人事改革等方面的決策提供依據(jù)。

4.加強(qiáng)檔案管理的措施

（1）加強(qiáng)對檔案重要性的認(rèn)知

醫(yī)院要想開展好檔案管理工作，就必須加強(qiáng)對檔案重要性的認(rèn)知。隨著我國醫(yī)藥衛(wèi)生體制的改革，人們越來越要求檔案信息資源的高價值與實效性，對通過網(wǎng)絡(luò)來共享檔案信息資源的需求也越來越多，對檔案工作的信息化服務(wù)也有著越來越高的要求，傳統(tǒng)的檔案管理的各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)以及管理模式已經(jīng)無法滿足人們的需求。醫(yī)院基于這種沖擊與挑戰(zhàn)，只能順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，加快檔案的信息化建設(shè)進(jìn)程，實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理，促使檔案管理工作更加符合新形勢的發(fā)展需求。

（2）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視度

醫(yī)院檔案管理工作良好開展的關(guān)鍵就是領(lǐng)導(dǎo)的重視程度。作為醫(yī)院管理重要的構(gòu)成部分，檔案管理工作對醫(yī)院發(fā)展與建設(shè)的重要性，應(yīng)得到醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者的高度重視，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)將檔案管理工作視為醫(yī)院發(fā)展的關(guān)鍵內(nèi)容。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)共同規(guī)劃與發(fā)展醫(yī)院的醫(yī)療管理、檔案管理以及醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)工作。要遵照“一提高、三克服”的原則，開展檔案管理工作。三克服指的是克服“檔案管理不重要，醫(yī)療管理最重要”的思想；克服檔案管理工作人員成績好壞沒差別的思想；克服檔案管理只與檔案管理人員相關(guān)的思想。而一提高則是指對檔案管理工作所具備的重要性的認(rèn)識程度要提高，真正形成醫(yī)院全體職員參與醫(yī)院檔案管理工作的新格局。

（3）建立健全檔案管理制度

只有強(qiáng)化醫(yī)院的硬件設(shè)施，才能促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化。醫(yī)院需要投入必要的辦公設(shè)備以及先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)施，設(shè)立專門的庫房，配備包括掃描儀、刻錄儀、攝像機(jī)、照相機(jī)以及計算機(jī)在內(nèi)的現(xiàn)代化設(shè)備，從而促使現(xiàn)代科技在檔案管理工作的各個步驟以及各個環(huán)節(jié)中發(fā)揮優(yōu)勢，有利于檔案管理工作效率與質(zhì)量的提高。例如，空調(diào)、除濕器以及具有防火防盜特性的自動監(jiān)控系統(tǒng)等設(shè)備，有利于提高檔案保管工作的安全性。

對計算機(jī)管理技術(shù)要持積極引進(jìn)的態(tài)度。要想實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化就離不開計算機(jī)的應(yīng)用。利用現(xiàn)代計算機(jī)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立健全的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，建立完善的檔案信息檢索與存儲系統(tǒng)，能夠?qū)Υ罅康臋n案資料進(jìn)行有效的歸類與整理，促使檔案信息的利用與處理更具便捷性、準(zhǔn)確性以及高效率。這不僅有利于檔案管理人員減少工作量，節(jié)省時間，節(jié)約財力、物力以及人力；還可以提高檔案管理人員的工作效率；有利于充分利用檔案資料，促使檔案資料在信息方面的價值得以全面發(fā)揮，繼而實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理。

（4）檔案信息資源的開發(fā)與利用

檔案管理的最終目的就是要開發(fā)并利用醫(yī)院的檔案信息資源。醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)該以多渠道、多途徑的方式對檔案信息資源進(jìn)行有效開發(fā)，促使檔案信息資源的使用價值得以充分發(fā)揮，促使醫(yī)院的檔案服務(wù)于科研、教學(xué)、醫(yī)療以及臨床工作，全面提升醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)水平，繼而實現(xiàn)服務(wù)于患者的目標(biāo)。檔案管理的目標(biāo)是實現(xiàn)檔案的開發(fā)與利用，只有實現(xiàn)了這一目標(biāo)，才能充分發(fā)揮檔案的保存價值。檔案人員不僅要在臨床科室與各職能部門開展調(diào)研，及時掌握醫(yī)院教學(xué)、科研、醫(yī)療、管理等工作對信息資源的需求；還要提供具有針對性的專題檔案，主動將實用有效、多方面以及多層次的信息提供給患者與醫(yī)院；除此之外，還要強(qiáng)化檔案利用以及動態(tài)管理反饋信息，掌握檔案信息作用的具體發(fā)揮情況，從而更好地開發(fā)與利用檔案。實現(xiàn)醫(yī)院信息間的橫向聯(lián)系，達(dá)到資源共享，從而促使檔案的社會效益與經(jīng)濟(jì)效益得以充分發(fā)揮。

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