辦公自動化環境下的文書檔案管理要點研究

王穗英

摘 要：目前階段，市場經濟快速發展，并且積極帶動了科學技術的進步，使得信息產業有了明顯的發展與進步。現代化的網絡技術逐漸被應用在各領域中，也直接推動了企業文書檔案管理工作的變革。在企業長遠發展的過程中，文書檔案管理工作發揮著重要的作用，所以，其管理的質量對于企業未來的可持續發展也同樣具有重要意義。

關鍵詞：辦公自動化；文書檔案；管理

在信息技術與科學技術不斷發展并廣泛應用的背景下，為文書檔案工作的變革提供了條件。而將計算機技術與網絡技術合理地應用于文書檔案管理工作中也逐漸成為時代發展需要，也是社會進步與發展的必然趨勢。文書檔案管理工作的改善有效地實現了辦公自動化，提高了工作的效率與質量，為企業管理工作的進一步發展提供了強大的動力。

1 傳統文書檔案管理工作的問題

在機關團體或者是企事業單位中，管理決策以及信息交流等活動最重要的載體就是文書檔案，并且也是檔案工作中不可或缺的內容。通常情況下，傳統的文檔管理需要將紙質文件當作具體的載體進行保管，但是會增加人力物力與財力的投入力度，使得檔案分類存檔工作更加復雜，工作的效率也很難提高。

1.1 嚴重缺乏時效性

傳統的文檔管理，要想查找并借閱相應的文檔資料需要在其所屬檔案室內部辦理相應的手續才可以，而且登記的過程比較復雜。若是在本地查閱相對來說比較方便，如果在異地，就需要花費較多的時間，同時還需要消耗大量的人力物力與財力。除此之外，信息資源不能得到及時分享，嚴重的還會影響其正常使用，很難實現文檔自身的重要價值，嚴重缺乏時效性[1]。

1.2 保存時間較短

在傳統文檔管理工作中，文檔材質大都是紙質文件，很容易受到損壞，也無法進行長久地保存。特別是在借閱的過程中，必然會出現損壞的情況。然而，大部分重要檔案文件材質都是紙質的，所以，一旦在傳閱中損壞，很難修復，進而無法將原始檔案信息完整保留，而無法再生的重要原始檔案在損壞后也是無法彌補的。由此可見，紙質文件的保存時間較短。

1.3 文檔管理工作極為復雜

傳統文檔管理中，要想借閱文件需要詳細地登記。然而，檔案本身的種類與形式具有多樣化的特點，所以在整理與歸類的過程中比較復雜，并不適用于長期地使用。在此基礎上，保管流程也同樣復雜，不僅需要投入大量人力實現分類的整理，同時還需要對其進行維護。歸還文檔的時候仍然存在復雜的登記流程，這種重復的工作形式導致工作效率低下[2]。

2 辦公自動化環境下文書檔案管理特點分析

2.1 文檔整理更有序更容易控制

傳統紙質的文檔管理工作，其紙質文件密度比較大，必須按照相應的規律，人工整合并保存文件才能實現文件轉換成檔案的目標。然而在辦公自動化環境中，管理工作人員僅需要對系統軟件進行正確地操作即可清楚地了解電子文檔性質與類型。而在此過程中，文件與檔案能夠在整合中相互融合，形成一體[3]。這種管理能夠實現文檔前期地合理規劃，并在管理中期存儲，在后期進行查找與閱讀，整個過程都變得更加有序更容易被控制。

2.2 應用現代自動化技術

傳統文檔的管理工作通常需要檔案室的工作人員手工完成，并且承擔檔案管理工作的全部責任。但是，在實現辦公自動化以后，文書檔案的管理工作是在現代自動化基礎上進行的。因此，信息技術與網絡等多個部門也同樣需要協助檔案室工作人員開展檔案管理工作。

3 辦公自動化環境下文書檔案管理優勢

3.1 提高管理工作的效率

因為傳統紙質檔案的管理工作需要人工審閱文件，所以，其工作量較大，也直接降低了工作的效率。然而，在辦公自動化的環境中，可以使用軟件來統一生成文件，進而保證文檔類型的統一。一旦出現文件雜亂的現象，工作人員僅需要按照檔案管理的具體要求與條件進行搜索即可，而后進行整合，最終完成其歸檔的工作。

3.2 延長文件的保存時間

傳統紙質的文檔非常容易受到多種因素的影響而被破壞，像蟲蛀、水火或者是受潮等等，進而減少了文件保存的時間。然而，電子文檔有所不同，其存儲載體的選擇性較多，并且存儲的時間也比較長，不容易被損壞[4]。由此可見，電子文檔本身具備的優勢有效地彌補了紙質文檔的劣勢，使得文件保存的時間更長。

3.3 資源共享更及時更安全

傳統紙質檔案的異地收發需要通過郵遞的方式來實現，并且在郵遞的過程中很容易使文檔受到損壞或者是丟失，因此，無法保證文件內容的保密性。然而，電子文檔能夠利用網絡來實現異地的傳遞，并且所需時間極短，還能夠科學合理地設置保密的系統，有效地防止在傳遞中出現文件內容外涉的情況，保證文件資源共享更加及時與安全。

4 辦公自動化環境下文書檔案管理工作要點

4.1 將檔案管理系統納入辦公自動化系統中

現階段，大部分單位在辦公自動化系統設計與開發的過程中，檔案部門是無法及時參與到設計規劃當中的，所以，文件管理系統同檔案管理系統之間是相互獨立的，并未實現統一規劃，在此環境下，文件管理系統所設計的功能很難滿足檔案管理系統歸檔的具體要求，并且該系統在實際投入使用時無法發揮其真正的作用，同時上述兩系統也無法實現兼容[5]。因此，應充分認識文檔一體化的重要作用與可行性。與此同時，在設計辦公自動化系統的過程中，需要全面考慮前期文書處理及后期歸檔管理，進而實現兩種不同階段與性質工作的有效結合。在此基礎上，應該積極樹立前端控制的理念，在文件處理流程設計的過程中，全面考慮后期歸檔管理工作的具體需求，并將歸檔管理的功能適當地納入到系統中，進而在檔案管理模塊設計的過程中提出相應的要求。

4.2 操作流程應統一規范

要想在辦公自動化環境中做好文書檔案歸檔的管理工作，最重要的是將文書檔案管理體制作為出發點，進而制定出具有規范性的管理制度。此外，應確保操作流程統一規范，并嚴格要求文件處理與管理工作，尤其要重視字體的大小與段落格式等細節內容[6]。在此基礎上，需要定期培訓管理工作人員，提高其業務能力，使其能夠全面熟練地掌握自動化管理工作的流程，并不斷提高其文件檔案管理與分類的能力。

4.3 全面培養檔案管理工作人員綜合素質

文書檔案的管理要想真正實現辦公自動化，最重要的就是提高管理工作人員自身的素質，所以，應定期對其進行培訓。在我國現代化進程不斷深入的當下，先進的科學技術已經被廣泛應用于各領域當中，所以，也必然會提出技術性的要求。辦公自動化環境下的文書檔案管理工作，在提高實際工作效率的同時，最重要的就是對管理工作人員進行培養，必須具備專業知識，并且能夠熟練掌握計算機的網絡技術，進而與時代發展的步伐相適應。與此同時，工作人員該應該不斷更新自身的知識，積極拓寬本身知識面，并全面了解文書檔案的管理工作，將計算機技術、網絡技術同文書檔案管理工作相結合，更好地實現辦公自動化環境下文書檔案工作與管理工作的一體化[7]。

4.4 保證電子文件安全

現階段，網絡技術發展的速度越來越快，并且逐漸被廣泛應用，而在此背景下，檔案信息的安全性與電子文件就顯得更加重要。如果在實際運用的過程中，電子文件的數據信息丟失就會導致檔案保存具有不完整性。而站在安全性的角度上分析，要想使網絡不受到黑客或者是病毒的攻擊，或者是要在使用過程中設置相應的權限，防止人為因素對電子文件造成破壞，最重要的就是重視文件的安全問題。要想確保電子文件信息的安全，首先需要保證系統軟硬件功能的完善，并將其作為重要的基礎，通過充分利用加密技術、計算機病毒的防治技術以及防火墻技術等等來保證系統功能的安全性與完整性。其次，應積極制定安全管理規章制度，將其作為重要的保障，與此同時，應將文書檔案工作人員、保密部門以及相關部門結合起來，共同組成檔案信息安全的保密組織，將安全責任制積極貫徹并落實[8]。再次，應不斷強化管理工作人員自身安全意識，保證其操作的規范性，仔細維護，同時積極建立并健全身份認證的制度，也可以通過用戶權限的設定等方法來保證文書檔案信息的安全。最后，應定期開展安全教育與培訓工作，保證系統使用人員對其功能、使用以及實際操作的規程全面掌握，保證使用的正確性。由此可見，電子文件信息的安全問題值得注意，不僅應對技術因素予以重視，同時還應對人為因素給予關注，進而有效地建立其全方位的安全防護體系。

4.5 制定合理的檔案管理法律

我國是依法治國的國家，所以，任何事情都應有法律的保障，檔案管理工作也如此。因為電子檔案很容易被修改，并且難以發現，所以，必須要制定出檔案管理法律，對電子檔案管理的細節進行規范，推動其進一步的發展。一旦出現違規行為，應予以嚴格地懲罰。

5 結束語

綜上所述，文書檔案管理在企業或者是單位中的作用越來越明顯，同時也逐漸成為社會未來發展過程中檔案管理重要的需求。在信息技術快速發展的背景下，企業辦公自動化的趨勢明顯，一定程度上帶動了文書檔案管理的自動化發展。因此，在辦公自動化的環境下，應積極探索并深入研究，全面分析并總結，確保操作流程的規范性，并在信息傳遞與使用中保證其安全。與此同時，還應該積極培養高素質文書檔案的管理工作人員，進而更好地推動企業文書檔案管理工作的順利開展。

參考文獻

[1]秦偉.有關辦公自動化在文書檔案的運用淺議[J].辦公室業務，2014（21）：63-63.

[2]王穎.辦公自動化在文書檔案中的運用[J].華章，2014（21）：330-330.

[3]秦偉.有關辦公自動化在文書檔案的運用淺議[J].辦公室業務，2014（11）：63-63.

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