淺談如何做好人事檔案的保密工作

劉瑞珊

人事檔案記載著工作人員的自然情況、文化專業(yè)、政治歷史、職務(wù)工資、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等，是工作人員工作業(yè)績、工作經(jīng)歷的體現(xiàn)。人事檔案的保密工作是人事檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，貫穿檔案收集、整理、利用、保存各個(gè)環(huán)節(jié)，是維護(hù)檔案安全的重要手段。人事檔案管理部門保管著大量人員人事檔案材料，涉及了個(gè)人資料，有很多涉密內(nèi)容。一旦出現(xiàn)泄密，不但造成個(gè)人隱私的泄露，還將影響人事部門的公信力。因此，保密工作始終都是人事檔案管理部門的重要職責(zé)，必須加強(qiáng)大力宣傳，提高管理素質(zhì)，并通過設(shè)施建設(shè)、制度完善、推進(jìn)改革，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案工作的安全、科學(xué)、有效管理。

1 加強(qiáng)人事檔案保密宣傳教育

一是加大《保密法》宣傳教育工作。要讓所有人員明確知道哪些是屬保密范圍，包括國家秘密及企業(yè)的商務(wù)、技術(shù)、管理等秘密。要經(jīng)常性地組織員工觀看保密案例，讓員工知道保密的重要性以及泄密行為的危害，如何堵住泄密的渠道，教育和要求工作人員做到不該看的不看，不該聽的不聽，不該說的不說，不該傳的不傳，讓自覺遵守國家和企業(yè)的保密制度，履行保密職責(zé)成為機(jī)關(guān)、企事業(yè)的一種良好風(fēng)氣。二是要大力開展人事檔案管理工作的宣傳，努力營造全社會(huì)關(guān)心人事檔案，自覺支持人事檔案管理的良好氛圍，提高大家對人事檔案工作的知曉率。可通過建立檔案管理輪流參與制度，在保證專職管檔人員的情況下，在一個(gè)部門、單位內(nèi)部，每年由非檔案部門人員參與檔案的管理工作，了解檔案管理的法律法規(guī)及管理的運(yùn)轉(zhuǎn)流程，增強(qiáng)對檔案工作的理解和支持。

2 努力提高人事檔案管理人員的整體素質(zhì)

一是要做好人事檔案管理人員的基礎(chǔ)工作。要注意加強(qiáng)干部檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的人員從事檔案工作管理工作。各管檔單位應(yīng)該明確一名領(lǐng)導(dǎo)分管，同時(shí)按規(guī)定配備檔案管理人員，而且必須是中共黨員、中專（高中）以上文化程度，保證檔案員的素質(zhì)。檔案保管人員要自覺維護(hù)檔案的保密，持之以恒、潔身自好，不受任何利益的誘惑，時(shí)刻警惕。二是要做好管理人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)。作為檔案工作人員，要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用，為不斷進(jìn)步發(fā)展的社會(huì)提供有利的資源。通過舉辦各種不同層次、類型的檔案人員培訓(xùn)班，來更新觀念、更新知識(shí)，提高業(yè)務(wù)水平。包括通過組織對國家有關(guān)的法律法規(guī)（尤其是《保密法》和《檔案法》的）學(xué)習(xí)，要貫徹落實(shí)《保密法》，在廣泛宣傳、提高認(rèn)識(shí)、大力協(xié)調(diào)的基礎(chǔ)上，樹立保密觀念，增強(qiáng)法制意識(shí)。三是要做好管理人員待遇的落實(shí)。人事檔案管理是一項(xiàng)艱巨的重要工作，要提高管理人員的榮譽(yù)感和責(zé)任感，使之能全身心投入管理工作之中。在繁雜瑣碎、枯燥單調(diào)的工作中保持高度的責(zé)任心，減少工作中的失誤和差錯(cuò)。

3 切實(shí)加強(qiáng)人事檔軟硬件建設(shè)

一是加強(qiáng)人事檔案庫房管理。人事檔案庫房管理是人事檔案保密管理的重點(diǎn)，在檔案工作上要舍得投入，檔案工作經(jīng)費(fèi)落實(shí)到位，特別是對檔案的檔案保管和檔案信息化建設(shè)等方面所需費(fèi)用要予以重點(diǎn)保障；要按標(biāo)準(zhǔn)按要求建設(shè)好規(guī)范化的檔案室、檔案柜，搞好通風(fēng)、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護(hù)措施，有條件的可以添置空調(diào)、電腦、掃描儀、監(jiān)視器等設(shè)備，進(jìn)一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案利用安全，檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。應(yīng)注意的是，不是任何一間辦公室都可以用作庫房的。二是加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)。人事檔案是人才信息資源庫，要合理利用各種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于人事檔案管理，以達(dá)到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。軟件建設(shè)主要是完善保密管理及制度建設(shè)。信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢，它對人事檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高人事檔案工作的效率和水平，以盡快實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理。在檔案日常工作方面盡量實(shí)行微機(jī)化操作，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備，將文字、圖片等資料變成數(shù)據(jù)資料，使干部檔案信息化，建立起完善的干部人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，利用干部檔案日常管理軟件進(jìn)行檔案編目、檢索及日常的傳遞、借閱、材料催繳、查詢統(tǒng)計(jì)等工作，保證干部檔案信息的實(shí)效性、真實(shí)性和正確性。在注重保密的前提下，利用信息化技術(shù)，探索新的方法，對檔案進(jìn)行合理、靈活地開發(fā)利用，充分挖掘信息作用。

4 完善人事檔案管理保密工作制度

一是要明確職責(zé)。人事檔案管理人員的職責(zé)，就是要維護(hù)人事檔案的完整與安全，這既是人事檔案保管工作的基本任務(wù)，也是人事檔案保管工作的目的。人事檔案保管工作就是做到檔案保管得完好無損，不因各種不利因素而使檔案損壞。二是要完善《收集制度》。建立人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，明確收集的范圍和要求，讓制度使人事檔案內(nèi)容充實(shí)，更全面地反映一個(gè)人的情況。三是要完善《鑒別歸檔制度》，明確鑒別的內(nèi)容和歸檔的要求，對材料進(jìn)行有效的鑒別，及時(shí)存真去假、查漏補(bǔ)缺。對已經(jīng)破損的檔案，要及時(shí)搶救。同時(shí)，檔案排架要整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。四是要完善《保管保密制度》，采取切實(shí)有效的措施，減少人為因素的破壞，保障人事檔案的安全，延長使用的壽命。五是完善《查閱制度》，明確人事檔案利用的方式和方法，以保證人事檔案的安全性和真實(shí)性。具體工作中要堅(jiān)決做到做到“五不查”、“四不借”“三不轉(zhuǎn)”，即：無《干部檔案查借閱呈報(bào)表》不查，非利用單位范圍的不查，非正式黨員干部不查，本人及親屬的檔案不查，審批手續(xù)不全不查；未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不借，非特殊需要不借，手續(xù)不全不借，本人及親屬檔案不借；個(gè)人帶檔不轉(zhuǎn)，沒有調(diào)動(dòng)通知不轉(zhuǎn)，接收單位不明不轉(zhuǎn)。特別是針對人才流動(dòng)與檔案轉(zhuǎn)遞不同步，人才不合理地流動(dòng)，造成“人檔分離”越來越多的現(xiàn)象，要嚴(yán)格按照管理權(quán)限，對不在本單位的人員的檔案必須妥善處理，該轉(zhuǎn)遞的要及時(shí)轉(zhuǎn)遞，有效避免“人檔分離”情況的發(fā)生。

5 不斷推進(jìn)人事檔案管理保密工作改革

一是要加強(qiáng)檔案材料的收集工作，確保歸檔材料的完整、可靠。建立健全材料收集工作的協(xié)調(diào)機(jī)制。二是加快人事檔案的規(guī)范化、現(xiàn)代化建設(shè)。規(guī)范人事檔案的內(nèi)容、分類、檔案用品標(biāo)準(zhǔn)，對人事檔案材料的歸檔范圍、時(shí)間要有明確具體的要求，將側(cè)重點(diǎn)放在反映干部員工工作能力、工作業(yè)績等檔案材料上。三是完善人事檔案管理的法律法規(guī)，提高人事檔案的利用效益。因此，要從人才的開放性和流動(dòng)性的實(shí)際出發(fā)，同時(shí)兼顧人事檔案工作的保密性，改革傳統(tǒng)人事檔案管理制度，修訂和完善現(xiàn)行人事檔案管理的法律法規(guī)。四是不斷提高人事檔案管理人員的素質(zhì)。隨著時(shí)代的發(fā)展，社會(huì)的變化，科技的創(chuàng)新，人事檔案的管理方式也發(fā)生了巨大的變化。管理人員再也不是以前那種只管整理、查詢的檔案人。而應(yīng)該是既懂檔案專業(yè)知識(shí)的又會(huì)運(yùn)用現(xiàn)代化方式管理的復(fù)合型人才。人事檔案工作人員應(yīng)有緊迫感和使命感，實(shí)現(xiàn)復(fù)合型人才的檔案管理人員的轉(zhuǎn)型，這是實(shí)現(xiàn)社會(huì)化、信息化的必要條件，也是推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。人事檔案是專門檔案的一種，其記錄和反映了人員經(jīng)歷和德才表現(xiàn)等情況，是全面地考察人，選賢舉能、知人善任的重要依據(jù)。因此，在人事檔案管理中，務(wù)必做到人事檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，來增強(qiáng)檔案管理工作的活力和生命力，使人事檔案的管理工作有著更進(jìn)一步的發(fā)展，為人事檔案保密工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。