檔案管理科學化管理分析

孫亞君 吳敏

作為黨和國家工作的重要組成部分，提高檔案管理科學化水平是深入貫徹落實科學發(fā)展觀的必然要求，也是推動檔案管理工作與時俱進、創(chuàng)新發(fā)展的重大課題。提高檔案管理科學化水平，其內(nèi)涵就是以科學理論指導檔案管理，以科學方法推進檔案管理，以科學制度保障檔案管理，推動檔案管理規(guī)范化、制度化、信息化，最大限度地提高檔案管理的質(zhì)量和效益。隨著時代的發(fā)展，檔案工作的地位和作用越來越突出，已經(jīng)滲透到各行各業(yè)，融入社會生活的方方面面，成為單位工作和人們?nèi)粘Ｉa(chǎn)生活不可缺少的重要內(nèi)容。其管理水平的高低將直接影響決策的制定，也關系著廣大人民群眾的切身利益。面對檔案管理任務越來越重、信息服務功能越來越強的新形勢，提高檔案管理科學化水平的要求日益緊迫。

1 檔案管理工作現(xiàn)代化的主要內(nèi)容

1、檔案工作技術現(xiàn)代化

它是指檔案的記錄、存貯、整理、加工、查找、交流、傳遞等用先進的科學技術裝備起來，實現(xiàn)工作手段的現(xiàn)代化。它涉及廣泛運用電訊設備、電子計算機技術、印刷技術、復制技術、縮微技術、聲像技術。比如：廣泛使用計算機進行檔案的檢索、編目、庫房管理、閱覽管理、各種統(tǒng)計工作，并把電子計算機與現(xiàn)代化的縮微技術、通訊技術有機結(jié)合起來，將會有效地實現(xiàn)檔案管理自動化。

2、檔案工作組織與管理現(xiàn)代化

檔案事業(yè)的建設和檔案工作的組織與管理，經(jīng)系統(tǒng)論、信息論、控制論等現(xiàn)代化的科學理論為指導，運用管理科學的原理，遵循檔案工作的客觀規(guī)律，研究和處理工作的各種問題，可以做到管理方法科學化、管理機構(gòu)高效化，管理工作現(xiàn)代化，檔案工作標準化，使檔案管理與組織工作更趨于完善。檔案管理手段包括理論手段和技術手段，即檔案管理的各種管理方法、管理理論以及先進的技術手段、技術成果，管理手段現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化水平的具體體現(xiàn)，是檔案管理現(xiàn)代化理論的基礎之一。

3、檔案資源信息化

在信息時代，信息化已成為各行各業(yè)現(xiàn)代化的與主導，以信息化推動現(xiàn)代化是今后國民經(jīng)濟與社會發(fā)展的方向。檔案資源信息化作為信息技術在檔案管理領域的創(chuàng)新實踐，是將檔案資源和檔案各項管理過程，通過信息和系統(tǒng)加工和計算機網(wǎng)絡和傳輸，實現(xiàn)檔案資源的合理配置與有序、有效開開利用，實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。信息化將成為各項檔案工作的重要管理平臺和技術支撐，是新時期檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，其主要包括：一是檔案信息資源建設，即通過數(shù)字化、網(wǎng)絡化技術手段，建立起各類規(guī)范化、標準化、可共享的目錄數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容數(shù)據(jù)庫；二是檔案基礎平臺建設，包括檔案網(wǎng)絡建設和管理系統(tǒng)開發(fā)應用，建立檔案作息資源共享的技術支撐平臺，實現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡化和檔案信息資源的共享化。檔案管理現(xiàn)代化的出路在于信息化，可以預見，在未來 20 年，檔案資源信息建設作為檔案管理現(xiàn)代化的核心內(nèi)容，將不斷推動檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。

2 提高檔案管理科學化水平的保障體系

提高檔案管理科學化水平是一項系統(tǒng)工程，是對檔案管理工作的全方位加強和改進，既需要在組織領導上加大力度、強化措施，把提高科學化水平擺在檔案工作的突出位置，也需要在思想觀念、制度建設、能力素養(yǎng)等各個方面有新的提升，從而形成與形勢發(fā)展要求相適應的保障體系。

（一）強化科學發(fā)展觀念

提高科學化水平是檔案工作貫徹落實科學發(fā)展觀的重要體現(xiàn)，必須著力轉(zhuǎn)變不適應、不符合科學發(fā)展的思想觀念，著力解決影響和制約檔案工作科學發(fā)展的突出問題，把科學發(fā)展觀貫徹落實到檔案工作的方方面面。要增強服務意識，超前服務、主動服務，深入社會調(diào)查研究，了解信息需求方向，充分發(fā)揮好檔案信息資源的作用，服務經(jīng)濟社會發(fā)展。增強安全意識，正確處理信息公開與信息安全的關系，自覺維護國家安全和社會穩(wěn)定，維護人民的合法權益。增強創(chuàng)新意識，弘揚改革創(chuàng)新精神，注重研究新情況、把握新規(guī)律、解決新問題，克服因循守舊、墨守陳規(guī)的思想和做法，以新的思維對待新的形勢，推動檔案工作不斷創(chuàng)新發(fā)展。

（二）完善相應制度體系

加強制度建設、建立良性運行機制，是提高檔案管理科學化水平的關鍵和保證。要從宏觀立法和微觀運行方面，完善有關法律法規(guī)和規(guī)章制度，形成推進工作創(chuàng)新、促進科學化水平提高的制度約束和政策導向。從黨和政府來說，要把推動檔案事業(yè)科學發(fā)展納入經(jīng)濟社會發(fā)展規(guī)劃，納入干部實績考核的重要內(nèi)容。從一個部門、單位來說，要重視檔案管理工作，完善相應工作機構(gòu)，落實工作責任制，注重發(fā)揮檔案工作的作用，為檔案工作科學發(fā)展創(chuàng)造有利條件。具體到檔案管理部門，要增強責任感、使命感，從檔案收集、整理、管理和應用等各個環(huán)節(jié)，建立相應管理制度，使整個工作規(guī)范化、制度化、標準化，同時深化內(nèi)部體制機制改革，通過職稱評定、業(yè)務考核、表彰獎勵、責任追究等具體措施，激發(fā)內(nèi)部潛力，增強工作活力，充分調(diào)動干部職工的主動性、積極性和創(chuàng)造性。

（三）提高隊伍整體素質(zhì)

檔案管理是一門科學，特別是新形勢下檔案管理的技術更先進、內(nèi)容更豐富、分工更專業(yè)，對檔案管理人員的能力素質(zhì)提出了新挑戰(zhàn)、新要求。檔案管理人員不僅應具備基本操作技能（具體包括檔案文書立卷，檔案整理、編目、鑒定，檔案著錄、標引，檔案的保護、開發(fā)等），而且要掌握現(xiàn)代化科技手段和先進操作管理技術，同時還要具有統(tǒng)籌安排、耐心細致、吃苦耐勞、勇于創(chuàng)新的基本品質(zhì)和良好作風。要適應新的形勢和要求，重視加強政治理論、業(yè)務知識和各類新知識、新技能的學習，提高學習能力，建設學習型檔案管理隊伍。樹立“檔案工作也是生產(chǎn)力，檔案管理同樣出效益”的觀念，不斷創(chuàng)新管理方式、方法，拓展優(yōu)化管理的途徑渠道。堅持“人才是第一資源”，重視檔案人才的培養(yǎng)和引進，努力建設科技型、創(chuàng)新型、復合型的人才隊伍，為提高檔案管理科學化水平提供有力的智力支持和人才保障。

提高檔案管理科學化水平是順應信息化發(fā)展趨勢的需要。現(xiàn)在，我國互聯(lián)網(wǎng)及手機等新興媒體的普及程度越來越高， QQ、微博、微信等手機即時通信工具的使用率達到61. 5%。現(xiàn)代科學技術特別是信息技術的迅速發(fā)展和廣泛運用，極大地豐富了檔案管理的載體、渠道和樣式，給檔案的收集、館藏及應用和傳播等都帶來了深刻變革，系統(tǒng)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化已成為檔案管理的重要發(fā)展趨勢。同時，隨著信息技術發(fā)展，人們對檔案信息的多元化需求日益增長，特別是《中華人民共和國政府信息公開條例》的頒布實施，賦予了公眾更多的檔案知情權，也賦予了檔案管理更大的社會責任，這對檔案管理方式創(chuàng)新、信息資源建設以及服務功能提升，都提出了更高要求。為順應這一新趨勢，檔案管理必須站在信息技術前沿，把握人民群眾需求的新變化，努力提高科學化水平，使其更好地服務社會、造福人民。