淺析信息時代下的檔案統計工作

隨著信息時代的到來，檔案事業蓬勃發展，檔案工作的現代化建設是檔案事業發展的必然趨勢，檔案統計工作的現代化也應如此。

1 統計工作的重要性

（一）建立規范的檔案臺帳，有利于提高歸檔管理的質量和水平

收進檔案登記管理，對提高歸檔業務水平有著積極的作用。如果平時沒有進行登記，對檔案的歸檔過程和歸檔質量控制，就難以做到查漏補缺，循序漸進、有條不紊地做好歸檔工作，確保歸檔文件和案卷整理的時間和質量達標。臺帳管理，對歸檔工作的宏觀和微觀管理有著積極的作用。室藏檔案各類臺帳，記錄了每一類、每一年的檔案及歸檔的主要數據和情況，是檔案管理工作情況的真實歷史記錄，是檔案室自己形成的檔案材料，也是全宗卷檔案基本情況統計的一部分，對提高檔案人員工作的責任心和水平有著積極的作用。臺帳以數據形式表現出每個崗位的工作量，既能使領導及時了解和掌握各崗位的工作情況，又方便檔案人員相互了解，激發積極性，特別是新上崗人員，通過臺帳可以迅速掌握分管檔案的各類情況。

（二）建立規范的統計臺帳，能夠系統地反映檔案管理工作的規模、水平、發展速度，為加強檔案管理提供重要的依據。

（三）規范的統計臺帳，能夠系統地積累資料，避免統計數字現用現湊情況。

（四）從各種不同的角度統計出來的數據和統計項目中，又能在一定程度上顯示出檔案工作人員的業務水平和人員素質情況。

2 做好統計工作的途徑

（一）以精細內化于心

1、檔案管理流程細化。檔案工作通常有八個環節：即檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、利用和編研，在這“八個環節”中，統計是其中一個重要的環節，它具有承前啟后的作用，是搞好檔案綜合管理的必要條件。

檔案的收集工作是指為了有效地解決文件形成分散與集中管理之間的矛盾，更好地維護檔案文件之間的有機聯系；這就形成了檔案的收集工作；檔案的整理工作是為了便于保存和系統地提供利用，需要把這些檔案分門別類；檔案的鑒定工作是對保存的檔案進行“檢簡”，去粗取精，確定保管期限；檔案的保管工作是為了更長遠地利用檔案，需要對檔案采取保護措施，延長檔案的壽命，進行系統的管理；檔案的利用、檢索和編研工作是指為了滿足更多的利用者各種不同的利用要求，需要對浩瀚的檔案史料進行研究、匯集和編寫專門材料；檔案的統計工作是指為了掌握檔案工作情況及其規律性，需要對檔案和檔案管理等狀況進行數量的觀察和分析研究。

在以上這些管理流程中，檔案室對各部門文收集、鑒定整理等工作具有指導和監督管理職責，從而從源頭上確保檔案統計數據齊全、完整、準確。檔案人員對接收歸檔的各類檔案進行登記、保管、提供利用和編研工作，為填報檔案統計年報表打下基礎。

2、檔案分類細化。將企業檔案作為一個完整的管理群體進行認識，是企業檔案科學分類的要求。過去在手工管理模式中，針對檔案形成完整性的檔案實體進行分類方法與針對檔案內容配置和開發利用的檔案信息分類，是在歷史主義和邏輯主義兩種方法論的指導下分別設計和應用的。但是在今天的企業，檔案的留存與檔案信息的高效率利用具有不可分割性，尤其是檔案信息管理系統的全面運用，要求在系統內有關檔案分類方法設計中，必須為這兩個任務所提出的不同要求，形成整體化的資源管理與資源整合子系統，既要指導檔案實體的管理，又要指導檔案信息的開發利用，這對于目前的企業檔案分類而言主，無疑是一項新的挑戰。

目前，我們采用反映企業活動屬性的職能性質分類法，將企業檔案劃分為文書檔案、科技檔案、產品檔案、設備儀器檔案、基本建設檔案、會計檔案、科研檔案和底圖檔案等。檔案分類方案是統籌檔案分類與檔案編號的工具，也是衡量檔案分類科學性和合理性的重要標準，為檔案統計提供數據依據。信息時代下，檔案分類細化，更好地了解室藏檔案的具體情況。

3、檔案統計表現形式細化。統計表是檔案統計臺賬的基本表現形式，以專用表格或目錄將統計的數據資料表現出來，制表要科學，必須簡明扼要，項目齊全又要防止重復和矛盾。我們根據檔案分類和管理情況，主要做了以下表格：《接收總登記表》、《科技檔案歷年數量統計表》，《會計檔案歷年數量統計表》，《文書檔案統計表》，《檔案器材、裝具、用品購置及檔案管理經費統計表》等。通過表格的形式能更直觀對數據加以分析對比。同時，按照不同的類別做好檔案總類目錄，比如《科技檔案總目錄》、《底圖總目錄》及《檔案分類目錄》。對各類室藏檔案按日、月、年進行統計，做到室藏檔案變化一目了然。企業檔案庫存、入庫、銷毀、利用服務等情況，為領導全面掌握檔案工作情況提供了可靠依據。

（二）以規范固化于制

檔案統計是了解、掌握檔案收進、移出、整理、鑒定、銷毀、利用情況的重要手段，是檔案管理的一項重要基礎工作。俗話說“沒有規矩，不成方圓”。根據國家相關法律法規要求，公司制定了《檔案接收、整理、統計制度》和《檔案人員崗位職責》，將文件的收集、整理、歸檔、保管、統計、利用納入崗位責任制。檔案專職人員必須熟悉庫藏檔案情況，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統計，并定期編制檔案工作統計表向上級報送。另一方面進一步健全和完善《檔案統計制度》及其他相關制度，同時結合統計工作實際，不斷規范檔案管理，確?！笆占Y料完整、歸檔文件準確、整理統計及時、檔案保管安全”一系列工作流程規范有序。檔案統計的生命在于真實，統計數據必須準確。在平時的工作中，要把提高統計質量當作大事來抓，采取切實有效的措施，通過檔案工作制度規范化確保統計數據基本準確，要從檔案基礎環節抓起，完善規章制度，建立檔案統計臺帳?？傊?，做好日常性工作，使檔案工作規范化、制度化，才能做好檔案統計工作。

（三）以創新外化于行

加強檔案人員學習是企業檔案工作創新的重要條件，以創新思維指導檔案工作的實踐：每年參加上級舉辦的各類檔案培訓班；年初召開檔案專題會議；工作之余專職人員學習《檔案工作實務》、《統計資料匯編》等相關書籍，增強自主學習，并對檔案統計工作相關內容進行交流討論。通過學習，專業知識和業務能力有所提高，創新意識得到增強。加快企業檔案信息化管理是檔案統計工作創新的關鍵：由于統計臺賬種類、數量繁多冗雜，而檔案室所使用的統計臺賬登記冊表，其形式、標準、統計范圍、項目顯得陳舊、老化，已不能適應現行多門類、多載體的檔案管理要求。且有些內容出現多次重復登記的情況，這就影響了檔案統計工作的質量和效率。為解決這一系列問題，使檔案統計更加準確、及時和科學，使用科學化統計賬簿至關重要。因此檔案專職人員根據實際要求，設計了新的檔案統計臺帳：《檔案接收登記目錄》、《檔案編目情況統計表》、《實物檔案總目錄》和《目錄索引》等。

今后的工作中，我們要注重加強相關硬件和軟件的建設，大力推進檔案信息管理現代化建設。對計算機軟件設備的功能設置要充分檔案統計工作的需求，使檔案統計工作與檔案信息管理現代化建設同步發展。檔案統計工作可以借助檔案信息系統，提高檔案統計數據的時效性和利用效果，同時，針對網上檔案信息資源的不安全隱患加強網絡查詢的安全管理，防止非法篡改、增刪檔案統計數據資料，嚴密防范計算機病毒攻擊，確保檔案統計數據安全。建設基礎數據庫，實現檔案信息的電子化。創新不僅僅是時代的要求、企業發展的需要，也是檔案工作的重心。檔案工作要適應新時期發展的需要服務于企業發展。作為當代檔案工作者必須作為創新的主題，主動迎接挑戰。

作者簡介

廖愛忠，中鐵大橋局集團第六工程有限公司，大專。