淺談大數據時代的企業檔案管理

李姝枚

摘 要：大數據時代是信息社會發展的必然結果。在大數據時代的檔案管理工作重點在于實現檔案信息資源的安全利用，使用數據，基于數據，通過專業化的處理，充分發揮檔案信息資源的作用，使企業的決策更加趨于科學化、合理化，有利于企業的發展，為企業產生價值。

關鍵詞：大數據；企業檔案；挑戰；機遇

大數據開啟了一次重大的時代轉型，就像望遠鏡讓我們能夠感受宇宙，顯微鏡讓我們能夠觀測微生物一樣，早已在推動人類管理準則的重新思考。大數據的前提是海量的數據，只有擁有巨量的數據資源，使用數據，基于數據，通過專業化的處理，充分發揮數據資源的作用，使企業的決策更加趨于科學化、合理化，有利于企業的發展，為企業產生價值。

1 什么是大數據

百度百科是這樣定義的：大數據（big data），或稱巨量資料，指的是所涉及的資料量規模巨大到無法透過目前主流軟件工具，在合理時間內達到擷取、管理、處理、并整理成為幫助企業經營決策更積極目的的資訊。大數據的4V特點：Volume、Velocity、Variety、Veracity。

當一波又一波的IT技術熱潮源源不斷地向鋪面而來的時候，我們甚至都沒有做好準備就要開始迎接它帶來的影響了。大數據給我們帶來的影響在于通過大數據的應用，為我們的生活起一個保駕護航的指向標。大數據所帶來的商機，會衍生出一系列與大數據相關的機遇與管理模式，數據的潛在價值會源源不斷地發揮作用，專門的數據收集，數據分析，數據生成，數據管理等一系列數據產業鏈將雨后春筍般的涌現。

2 大數據時代下的企業

大數據（BIG DATA）是繼云計算、物聯網之后IT產業又一次顛覆性的技術變革。大數據對國家的治理模式、對企業的業務模式、組織和業務流程、對個人生活都將產生巨大的影響。整個世界步入了大數據時代，這給檔案管理工作帶來了翻天覆地的變化。

1.大數據就是企業競爭力

大數據四個“V”字開頭的特征：即Volume（體量）、Variety（種類）、Value（價值）、Velocity（速度）。一是數據體量巨大，全球在2010年正式進入ZB時代，預計到2020年，全球將總共擁有35ZB的數據量。二是數據類型繁多，包括結構化數據、半結構化數據和非結構化數據等。三是價值密度低，商業價值高。四是處理速度快。在海量的數據面前，處理數據的效率就是企業的生命。大數據將為人類的生活創造前所未有的可量化的維度，并成為新發明和新服務的源泉。

2.大數據是企業發展的原動力

數據規模越大，處理的難度也越大，但對其進行挖掘可能得到的價值更大，這就是大數據熱的原因。首先，可以了解員工的需求、訴求和意見。其次，企業的信息系統源源不斷產生大量數據。所謂大數據，簡而言之就是巨量資料、海量資料，所涉及的資料量規模巨大到無法通過目前主流軟件工具，企業將得到更多的機會發揮科學技術對社會發展的巨大推動作用。大數據時代的悄然來臨，國際國內的眾多企業紛紛從中獲利，大數據自身的技術優勢讓企業走出了傳統的決策模式，進一步掌握了“數據驅動的決策方法”，從而使得企業的決策更加趨向于“科學化、合理化”。

3 大數據時代下的企業檔案管理

大數據不同于現有的檔案信息化工作，大數據檔案的管理是檔案工作者面臨的新課題。檔案人員應認清大數據時代給檔案管理帶來的挑戰與機遇，主動分析，更好地為企業“存史、資政、惠民”服務。

1.大數據時代給檔案管理工作帶來的挑戰包括以下幾個方面：

（1）檔案學管理理論的革新。正如信息化時代挑戰了紙質時代的來源原則、文件生命周期理論、檔案價值鑒定理論，催生了基礎理論的新變革，產生新來源觀、文件連續體理論、宏觀鑒定理論等等革新的理論。在大數據時代，新來源觀、文件連續體理論、宏觀鑒定理論都將受到不同程度的挑戰，檔案學基礎理論將進一步發展。

（2）檔案信息資源管理的挑戰。從紙質檔案到檔案信息化再到大數據時代，檔案信息資源呈指數型增長，用現有的檔案信息化手段、工具難以滿足大數據時代的檔案信息資源管理。在大數據時代，檔案信息泛濫，如何實現檔案數據長期可讀性、安全性、可靠性，并在海量數據中實現對檔案信息的挖掘分析，從而提供有價值的信息，是檔案管理工作面臨的新挑戰。

（3）檔案業務環節的挑戰。從檔案的收集、整理、鑒定、歸檔、利用環節來看：在傳統管理方式下，“收”是交接；“管”是手工的管理、查詢；“用”是被動的提供利用服務。在計算機時代，“收”主要是部門移交與系統推送部分電子文件相結合，“管”主要是電腦代替手工勞動，“用”是利用現代信息技術進行制作、加工、傳播、轉換和二次開發。在大數據時代下，“收”將是數據實時的、自動歸集，“管”將采用云平臺存儲、計算、分析，“用”則是分析、發現與預測，為社會、企業創造價值。

2.大數據時代的檔案管理工作新的機遇：

（1）大數據的理念給海量檔案信息資源管理帶來了機遇。傳統紙質檔案以“卷”“件”“份”為單位，在大數據時代，檔案更多以“字段”“數據庫”為管理對象。在檔案統計方面，從原來的以“頁”“米”為統計單位改為以“GB”（千兆字節）為統計單位。快速增長的海量檔案數據必須基于云計算平臺上建設云檔案系統，實現計算資源、存儲資源的動態擴展。

（2）大數據的應用給檔案數據挖掘帶來了機遇。檔案系統中除了大量的文檔外，還有海量數據，并且數據利用的效果遠大于文檔利用效果。對海量數據進行整理、分類、關聯性分析數據之間的關系，提高檔案信息資源的價值，將“死檔案”變成“活信息”，為企業決策提供參考。

（3）大數據給檔案管理系統的功能和技術的擴展帶來了機遇。大數據時代催生的云計算技術對存儲資源進行動態擴展、按需分配。這給檔案管理系統的可擴展性帶來了機遇，檔案管理系統需要基于云計算的架構設計，動態增加計算資源、存儲資源，滿足服務器的快速擴容及數據量的快速增長，同時大幅降低系統投資及維護成本。

（4）在大數據時代提升檔案管理價值。大數據時代不是一個趨勢，而是一個不折不扣的現實。企業在日常的管、產、供、銷、運、營、儲等經營活動中產生了越來越多的電子文檔信息，同時企業還要與時俱進的獲得滿足企業發展的信息多樣化、高效化、個性化、專業化的需求，企業海量數據越聚越多，企業的大數據作為企業原始檔案新的載體和形態，電子文件與傳統的紙質檔案資料一脈相承。基于對企業的大數據的挖掘為檔案管理部門實現網絡信息服務，而且利用大數據信息處理技術，全方位的實現檔案信息智能檢索服務、檔案信息定制與定題服務、檔案信息決策服務、檔案信息跟蹤與推送服務等智能化、個性化、精品化的服務，傳統紙質檔案將徹底顛覆檔案管理工作中所存在的諸多弊端，從而將檔案管理事業推向又一個全新的發展高度。

大數據時代已經來臨，檔案工作者要更好地利用大數據無可比擬的信息技術處理優勢來提升檔案管理價值，彰顯檔案行業優勢。企業可從以下四個方面實現檔案價值的提升：一是支持各級各類檔案決策管理；二是優化各級各類檔案信息資源；三是拓展檔案信息服務方式，提高服務質量；四是支持檔案未來發展。

大數據時代對檔案管理工作既是挑戰更是機遇，大數據是檔案管理無法回避的課題，檔案人員只有努力跨越這道坎，才能更加突顯檔案人員的價值，在大數據時代下的檔案管理事業中大放異彩。

參考文獻

1.《論國家記錄與檔案管理信息基礎設施》李海軍。

2.《中國檔案》2013年第9期。

3.《中國檔案報》2013年11月29日 總第2540期 第二版。