試論高校檔案編研工作的建設與發(fā)展

韓建華

摘 要：高校檔案管理工作作為衡量高校教育管理水平、科研管理水平的重要依據(jù)，同時對于高校的建設與發(fā)展具有重要意義。但是長期以來，高校檔案管理并沒有受到社會以及高校管理者的足夠重視，在高校檔案管理過程中，無論從社會還是到高校管理者以及教育體系的相關部門沒有真正認識到高校檔案對于高校建設和可持續(xù)發(fā)展的意義，因此高校檔案管理的發(fā)展速度和管理水平遠遠落后于高校的實際發(fā)展水平。高校檔案管理在實際應用和發(fā)展中存在管理意識薄弱、管理手段相對比較滯后、高校檔案的利用效率較低等諸多問題。

關鍵詞：高校檔案；編研管理工作；社會服務；科研管理

1 高校檔案編研工作的指導意義

關于普通高校檔案編研工作的重要性，可從國家明確規(guī)定的《普通高等學校檔案管理辦法》中看出端倪。《普通高等學校檔案管理辦法》明確規(guī)定高校應當將檔案管理工作作為高校基礎管理工作，并應當將高校檔案管理工作納入高校管理整體體系之中。高校檔案管理主要包括高校教學檔案資料、學生個人信息檔案資料以及科研檔案資料、黨政工檔案資料。這些檔案資料從某種程度上是高校教育、科研管理的縮影，對于高校的發(fā)展和規(guī)劃具有重要意義。

在開展教學活動的同時開展科研活動是高校建設的主要目標之一。高校檔案管理對于科研檔案的管理是提升高校科研水平的重要手段。高校的科研檔案記錄了高校在進行科學研究過程中的實驗數(shù)據(jù)、實驗方法、科研成果、科研目的、科研經(jīng)費等關鍵要素。通過科研檔案的記錄，能夠充分反映高校教研工作的水平，能夠全方位檢查高校科研過程中存在的問題，提升高校科研水平，獲得更好的科研成果。

2 與資源建設同步，擴大檔案編研的服務范圍

高校檔案編研工作是為了能夠使在校學生更適應社會需求、提高檔案信息服務水平、構(gòu)建開放式高校檔案館的必然選擇。從目前的情況看，社會對高校檔案信息資源的共享需求主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

（一）高校檔案編研工作是高校進行學生管理的重要手段

高校檔案的編研工作很重要的組成部分之一就是學生檔案資料的整理，記錄高校學生的個人資料、學習成績、身體狀況、家庭背景等重要檔案資料，這些檔案資料一般會伴隨學生終身。高校學生檔案資料對于高校管理學生有重要作用。通常高校學生都多大數(shù)千甚至上萬人，學生的整體狀況，包括學習狀況、身體狀況、家庭背景狀況都是高校在實際管理過程中必須掌握的原始材料，通過對學生檔案的管理、分類，對于學生的家庭狀況了解，可以按需為學生申請?zhí)乩И剬W金；通過了解學生的學習成績狀況，給學生分發(fā)獎學金；通過了解學生的特長與愛好，有針對性地培養(yǎng)學生的特長；通過對于學生檔案的掌握，為學生未來的升學、就業(yè)提供幫助。這些都是高校檔案對于高校學生管理的意義。

（二）對高校校史、校情了解和研究的需求

高校檔案是歷史的真實記錄，收藏著高校不同歷史時期發(fā)生的重大事件、重要活動、重大工程、重要組織等文獻資料，以文字、圖片、影像、實物等形式展現(xiàn)著學校的成長、發(fā)展歷史，富含著一所高校的記憶元素，構(gòu)成了高校在特定歷史條件下的真實場景。無論是專業(yè)人士對校史的研究，還是社會各界對校史、校情的了解，都離不開對高校檔案的查閱，自然離不開對高校檔案信息資源的共享。

（三）高校相關資料甄別鑒定、查證咨詢的需求

對高校相關資料進行甄別鑒定、回復查證咨詢是檔案管理部門的重要工作內(nèi)容。有了檔案信息資源共享，社會用人單位可以通過網(wǎng)絡平臺核實畢業(yè)學生的學籍、學歷、學位、在校成績與獲獎等資料的真?zhèn)危私庥赣萌藛T的真實學業(yè)水平，辦理證實材料。在校生、畢業(yè)生因考研、出國、找工作需學校提供學習成績、學歷學位等證明材料，也可以在檔案信息資源共享的條件下，先自我查詢，從而順利辦理。

（四）高校科研成果轉(zhuǎn)化和科研合作的需求

高校既是傳播科學知識的殿堂，也是科學研究的基地，每年都會產(chǎn)生大量的科研成果，并以科技檔案的形式記錄備案。通過檔案信息資源共享，社會生產(chǎn)企業(yè)能夠及時發(fā)現(xiàn)所需要的科研成果，促進了高校科研成果有效轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力。同時，企業(yè)為了開發(fā)新產(chǎn)品、提高勞動生產(chǎn)率，也需要通過檔案信息資源共享了解高校的科研優(yōu)勢，與高校展開科研合作，實現(xiàn)企業(yè)與高校的互惠共贏。

3 高校宣傳推介、擴大社會影響的需求

宣傳推介、擴大社會影響是高校發(fā)展進程中不可或缺的經(jīng)營舉措。在信息時代，越來越多的人通過網(wǎng)絡了解社會、認識社會。高校必須立足這一現(xiàn)實，通過檔案信息資源共享展示本校的光輝歷史、優(yōu)美環(huán)境、特色文化、教學科研實力和成果，讓社會全面地掌握學校的各方面信息，吸引更多的優(yōu)秀學子，獲得更多的社會支持。

4 高校檔案編研工作的創(chuàng)新發(fā)展

（一）注重基礎工作

在進行高校檔案編研工作時，需要依據(jù)所在高校的自身情況以專業(yè)性、服務性以及學術(shù)性的特點，將收集范圍適當?shù)脑黾樱ＷC信息收集的全面性、多樣性，同時，對于收集完成的信息進行有效的整理和存儲。高校檔案數(shù)字化的建設需要與國家的法律法規(guī)相符合，并實現(xiàn)規(guī)范化管理，保證分類的科學性，主題標引的準確性。對高校檔案進行管理時，建立完善的管理制度，提升檔案管理工作的科學性，保證檔案的完整性、系統(tǒng)性與安全性。

（二）加強網(wǎng)絡化建設

高校在進行檔案編研工作時，需要利用信息技術(shù)，檔案編目、檢索、統(tǒng)計、借閱等均需要利用此項技術(shù)，同時，檔案收集和登記也需要利用信息技術(shù)。通過信息技術(shù)的利用，實現(xiàn)復雜立卷程序簡單化，利用網(wǎng)絡的優(yōu)勢，可以將數(shù)字化資料傳送給各個部門，各部門依據(jù)自身的要求完成檔案管理。在檔案領域中，網(wǎng)絡技術(shù)的應用促使數(shù)字化技術(shù)的應用越來越深入，并且應用效率也越來越高，傳統(tǒng)單一的收集、整理和保存檔案工作變得更為多元化，信息服務管理層次也更加深入。

（三）充分開發(fā)利用資源

開發(fā)與利用是為檔案編研建設的最終目的，通過檔案數(shù)字化資源的開發(fā)與利用，促進圖書館及其他各項工作的發(fā)展，也因此使得檔案的作用充分發(fā)揮。檔案數(shù)字化建設中，依據(jù)計算機技術(shù)建立檔案管理系統(tǒng)，提升了檔案信息的查詢速度，促使使用者隨時隨地利用檔案信息資源，發(fā)揮檔案的服務作用。

（四）高校檔案管理對于高校黨政工作開展

黨政工作也是高校的生存與發(fā)展的必不可少的重要工作之一。黨政資料作為高校檔案管理的重要組成部分，對于高校的人事管理和各個教育、組織、科研、院系的管理具有重要意義。高校黨政工作檔案主要記錄高校教職人員的人事檔案資料，高校黨員檔案資料，高校政務資料等。高校黨政工作檔案對于高校教職工隊伍的管理，對于高校教職工、高校黨團組織、黨團活動的開展以及高校整體政治生態(tài)具有現(xiàn)實意義。高校黨政工作是保證高校科學發(fā)展觀的理論依據(jù)，高校黨政檔案管理則為高校黨政工作的開展提供了理論基礎，記錄了黨政工作開展狀況。通過黨政檔案管理，提高了高校行政機構(gòu)改革，高校院系設置與調(diào)整，高校教職工績效考核，高校人事調(diào)動管理等提供參考與評定依據(jù)，有利于高校黨政工作的順利開展。

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