淺談鄉鎮文書檔案管理工作

摘 要：鄉鎮文書檔案記錄和總結了政府重點工作內容，是鄉鎮政府工作的重要組成部分。鄉鎮文書檔案是記錄鄉鎮政府業績，工作內容的重要依據，為日后鄉鎮政府工作改革提供了方向。然而，隨著信息技術的不斷發展，鄉鎮文書檔案管理工作的弊端日漸凸顯，例如：檔案遺失，檔案損壞，檔案記錄不完善等。本文根據鄉鎮檔案管理工作中存在的弊端，探討分析如何對鄉鎮文書檔案管理工作進行建設。

關鍵詞：鄉鎮文書；檔案管理；建設

作為國家設立在最基層的一級政府，鄉鎮政府承擔著落實國家各項政策的重要使命，而鄉鎮文書檔案工作真實的記錄了鄉鎮的發展變化，是鄉鎮建設工作成效的重要憑證。鄉鎮文書檔案主要有通知、總結、意見、會議紀要等文種，是鄉鎮政府最基礎的工作內容。但是，由于種種原因，鄉鎮文書檔案管理工作出現了諸多問題，所以改善并創新檔案管理工作是鄉鎮政府應重視的問題。

1 鄉鎮文書檔案管理存在的問題

1、沒有完善的檔案管理機構

鄉鎮檔案管理機構的不完善主要體現在三方面：第一、無專業的檔案管理人才，鄉鎮企業檔案管理人員大多沒有進行專業的培訓，沒有專業知識，甚至一些素質較低的人員憑借裙帶關系取得檔案管理工作職位，在此崗位難以發揮有效作用。第二，檔案文書管理崗位無編制，目前鄉鎮政府檔案管理人員大部分由其他崗位人員兼職，且人員變動比較頻繁，甚至一些鄉鎮政府為了節約開支，選擇一些將要退休，孕婦等特殊人員進行檔案管理。第三、鄉鎮文書檔案管理設施匱乏，鄉鎮政府受辦公環境，資金等各種條件的限制，檔案管理經費并未被鄉鎮政府列入預算之內，造成鄉鎮政府無專門檔案室和專門的檔案柜，檔案管理設施不完善。

2、沒有規范的檔案管理制度

鄉鎮檔案文書管理制度不規范主要表現在以下三方面：第一、沒有健全的檔案管理制度，鄉鎮政府沒有明確的條文對檔案收集、借閱、移交等方面進行管理，一些鄉鎮企業未建立《檔案借閱管理制度》、《檔案保密管理制度》、《檔案堅定銷毀制度》、《檔案管理員責任制度》、《檔案管理查閱利用管理制度》等，以至于出現檔案被遺失、損壞；被借閱的檔案難以追回；不按規定流程進行檔案移交等現象。第二、沒有進行全面的檔案文書收集，一些鄉鎮檔案管理人員在對檔案進行收集時，只收集紙質資料，忽視了對基建資料、影像資料、會計資料的收集；只重視上級文件資料，忽視了對本級文件收集；有的只對黨委和政府檔案文書的收集，忽視了對鄉鎮“七里八鄉”檔案的收集。第三，檔案文書損壞嚴重，由于一些鄉鎮政府沒有完善的檔案管理設施以及檔案管理人員不具備檔案安全管理意識，造成一些重要檔案發霉，鼠咬，字跡模糊等，難以發揮其記錄憑證作用。

3、文書檔案開發和利用率較低

對于文書檔案價值的開發和利用，并未受到鄉鎮政府領導的高度重視，一些重要的文書檔案嘗嘗被束之高閣。文書檔案開發利用率低的主要表現為三點：第一、鄉鎮文書檔案缺少介紹行的檢索內容編制，例如，全宗介紹、檔案指南等，大部分只具有文號檔案目錄和案卷檔案目錄等單一的檢索目錄上。第二、隨著電子技術的不斷發展，建立檔案電子文檔是形勢所需，但是由于鄉鎮政府的檔案管理人員專業水平低、硬件設備不完善，造成文書檔案管理滯后，檔案管理人員工作量加大，工作效率較低，文書檔案開發利用工作難以進行創新；第三、文書檔案管理期限制定不合理，對于應長久保存、短期保存、長期保存的檔案、檔案銷毀時間等方面的時間規定不明確。

2 鄉鎮文書檔案管理工作建設方向

1、完善鄉鎮文書檔案管理工作內容

完善鄉鎮文書檔案管理工作內容是鄉鎮政府領導及檔案工作管理人員的職責，其重要措施為以下幾點：制定明確的檔案管理制度，落實各項檔案管理措施，對檔案收集、檔案借閱、檔案移交的人員和日期進行詳細的登記，方便日后查詢、催收；對丟失，毀壞文收檔案人員需制定《檔案賠償管理制度》，以此加強借閱人員的責任心；對于一些機密檔案，應制定《檔案管理保密制度》，確保檔案信息的安全。第二、選用專業的檔案管理人才，對檔案管理工作進行崗位編制，選用專業的檔案管理人員進行管理，對專業知識不足的檔案管理人員進行專業培訓，組織學習，以此提高管理人員的管理能力、管理思想。第三、完善檔案室設施，保障檔案室的安全。鄉鎮政府應設計檔案室，增加檔案柜，避免檔案被鼠咬蟲蛀等損壞；檔案管理人員應定期對檔案的質量、發霉、紙張變黃等現象進行檢查，對于重要文件要及時備案，放到安全的地方進行管理。第四、利用信息網絡技術，鄉鎮檔案管理人員應提高網絡信息技術，改變單純的紙質存檔模式。檔案管理人員建立檔案電子化管理流程，可進行在線電子檔案檢索、在線查閱、在線借閱等；建立電子檔案統計表，方便對檔案利用效果進行評估。通過建立電子檔案庫，可以提高檔案管理工作員的效率，提高檔案利用率。

2、發揮文書檔案的服務能力

文書檔案的價值只有被合理利用與開發，才能發揮其自身價值，才能為鄉鎮政府服務。隨著黨和國家對鄉鎮改革的不斷推進，鄉鎮文書檔案為公眾服務的要求日漸凸顯，其特性更趨向于平民化、大眾化、多樣化。所以，要合理開發檔案價值，發揮檔案服務能力，需要做到以下三方面：第一、明確文書檔案服務方向，鄉鎮檔案既要服務于政府，也要服務于農村與農民。鄉鎮檔案進行專項服務，把農村群眾的需求作為檔案服務的方向。第二、鄉鎮檔案應積極發展新的服務領取，既要對民生檔案、戶籍檔案、婚姻檔案等現有資源加強重視，也要對新型合作醫療檔案、農村技術推廣檔案、土地流轉檔案等新型資源加強檔案建設。切實為農村群眾提供務實的服務。第三、提高鄉鎮檔案管理人員的業務水平，引導檔案管理人員改變傳統思維，提高其創新意識，對于檔案的價值和開發能夠提出新的思路與想法。

3 結語

鄉鎮政府承擔著黨和國家賦予的重大責任，鄉鎮文書檔案是鄉鎮領導做好工作的重要保障。目前，鄉鎮檔案管理工作存在著諸多問題，改革工作也迫在眉睫，鄉鎮領導應根據自身特點，采取不同方式著力解決檔案管理工作遇到的問題。在新時期，鄉鎮檔案管理工作應創新思想，加強檔案管理，充分發揮檔案的服務功能，力爭實現鄉鎮檔案管理工作的跨越性發展。

參考文獻

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作者簡介

劉湘君（1981-），女，山東無棣人，館員，本科，主要研究方向：檔案管理。